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Configurar reuniões ou reservar salas de conferência não são necessariamente atividades de que você goste. Panorama tem maneiras de lidar com isso para você, então não hesite em aprender como usar o Assistente de Agendamento do Outlook.
Suponhamos que você tenha a tarefa de planejar uma reunião com vários participantes. Você marca a reunião e a envia sem ter como garantir que todos possam comparecer. O que acontece depois?
Em vez de terminar com várias respostas dizendo que não estão disponíveis ou que gostaria de propor um novo horário, deixe o Scheduling Assistant fazer o trabalho pesado.
Como posso usar o Assistente de Agendamento do Outlook?
1. Descubra o Assistente de Agendamento do Outlook
- Dentro Panorama, clique Calendário no canto inferior esquerdo da tela.
- De Aba inicial, no canto superior esquerdo da tela, clique no Ícone de nova reunião.
- Selecione Nova Reunião na lista suspensa.
- Uma nova janela aparecerá a seguir. De Guia Reunião, selecione Assistente de Agendamento.
- Agora, é hora de inserir um descrição da reunião no Caixa de texto do título.
- No Caixa de texto obrigatória, introduzir o endereço de e-mail de cada participante obrigado a comparecer à reunião.
- Em vez disso, no Outlook 2016 e 2013, insira o participantes no Para Campo e a sala de conferencia você quer reservar sob o Campo de recursos.
- Entre também no Começar e Fim dos tempos. De Lista de tempos sugeridos, escolha a hora desejada ou faça ajustes na hora e na data para encontrar uma hora que seja adequada para todos.
- No Caixa de texto de localização, introduzir o Morada ou quarto number onde a reunião será realizada.
- A seguir, no Área de mensagem, insira qualquer notas seus participantes precisarão saber antes da reunião, como qualquer Instruções Especiais ou o Agenda.
- Quando terminar de configurar a reunião, clique em Mandar.
Observação: Quando você envia um convite de reunião no Outlook, o convite inclui uma solicitação de resposta e dá ao destinatário a opção de sugerir um novo horário para a reunião.
2. Como posso exportar o Outlook Scheduling Assistant para o Excel?
- Abrir Panorama e vai para Arquivo.
- Vamos para Abrir e importar e a Assistente de importação / exportação vai abrir.
- Selecione Exportar para um arquivo.
- Clique Próximo continuar.
- No Caixa de diálogo Exportar para um arquivo, selecione Valores Separados Por Virgula.
- Então clique Próximo.
- Agora, selecione Calendário a partir de Arquivo de dados do Outlook.
- Clique Próximo mais uma vez.
- Quando o Caixa de diálogo Exportar para um arquivo exibe, clique no Botão de navegação. Aqui você pode selecionar o destino do arquivo.
- Escolha o destino onde o arquivo pode ser salvo. Nomeie o arquivo e clique em OK para fechar a caixa de diálogo.
- Quando o Caixa de diálogo Exportar para um arquivo exibe novamente, aperte Próximo continuar.
- Então clique Terminar para exportar seu calendário do Outlook.
- O Outlook exporta o calendário especificado como um arquivo CSV. Abra-o com o Microsoft Excel e salve o arquivo como pasta de trabalho.
Se você está procurando uma maneira de compartilhar seu Assistente de Agendamento do Outlook com outras pessoas, pode exportar seu calendário para o Excel e, em seguida, importe-o para a pasta de calendário do Outlook de outras pessoas seguindo as etapas acima.
3. Como posso definir um fuso horário para uma reunião ou compromisso no Outlook?
Observe que, ao criar novas reuniões ou compromissos, o Outlook usa o fuso horário padrão nas preferências do Outlook para o Calendário. Isso não significa que você não pode especificar um fuso horário diferente para um evento enquanto o está criando.
Para exibir o Seletor de fuso horário, em qualquer Guia da reunião do organizador ou o Guia Compromisso, clique Fusos horários. Lá, especifique o fuso horário preciso do evento.
Se as versões mais antigas do Outlook para Mac podem exibir apenas dois fusos horários, na versão mais recente do Outlook para Mac para Office 365 e Outlook 2019, pelo menos três fusos horários separados podem ser exibidos no Calendário.
Ansioso para baixar calendários do Outlook? Descubra como isso é feito aqui!
Este artigo mostrou como usar o Assistente de Agendamento do Outlook, exportá-lo para o Excel e definir o fuso horário de uma reunião ou compromisso no Outlook. Fácil, certo?
Lembre-se de que as instruções se aplicam ao Outlook para Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook 2013.
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