6 melhores softwares de gerenciamento de documentos para PC [Guia 2021]

eFileCabinet

eFileCabinet é indiscutivelmente o software de gerenciamento de documentos líder hoje. Ele foi criado para facilitar o armazenamento, a recuperação e o compartilhamento de arquivos de escritório. A função do software, no entanto, vai além do gerenciamento de documentos, pois também é equipado com ferramentas de contabilidade e gestão de RH.

O eFileCabinet hospeda duas variantes de suporte: a versão desktop (compatível com Windows 10) e a versão móvel, especialmente projetada para dispositivos móveis.

Este software de gerenciamento de documentos hospeda uma função conhecida como "visualização em nuvem", que permite aos usuários fazer backup de seus arquivos na nuvem, diretamente por meio da plataforma do software. Com isso, o usuário pode facilmente visualizar e extrair arquivos por meio de qualquer dispositivo, desde que este esteja conectado à internet.

Além disso, o eFileCabinet atende a todas as conformidades necessárias da indústria, incluindo SEC, HIPAA, FINRA e outros requisitos padrão.

Além disso, o software funciona perfeitamente bem com SecureDrawer, uma função de compartilhamento exclusiva, que serve como uma plataforma de compartilhamento de arquivos ponta a ponta entre você e seus clientes. É capaz de se integrar perfeitamente com vários softwares de terceiros, como MS Outlook, assinatura eletrônica segura, scanners, impressoras e muito mais.

Lastl,. O software de gerenciamento de documentos eFileCabinet oferece serviços online e no local. O software oferece uma avaliação gratuita de duas semanas para novos usuários, após as quais eles podem se inscrever em um plano pago com um preço inicial de $ 15.

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OpenKM

OpenKM é, sem dúvida, um dos softwares de gerenciamento de documentos mais populares do mercado. É um software de gerenciamento de nível empresarial altamente versátil, criado para executar tarefas de escritório, que vão desde o gerenciamento de documentos até a automação do fluxo de trabalho e funções administrativas.

A ferramenta foi projetada especialmente para computadores Windows. No entanto, ele também pode ser acessado por meio de uma série de outros sistemas operacionais de desktop, como o Linux.

Basicamente, o software de gerenciamento de documentos hospeda um conjunto dinâmico de módulos, que executam todas as operações de gerenciamento do software. Alguns desses módulos incluem: Faturamento eletrônico, assinatura eletrônica, criptografia (para criptografia e descriptografia de arquivos), Código de barras, Mail Archiver e mais.

Além disso, o design flexível do software permite que ele se integre perfeitamente a ferramentas de escritório relevantes, como AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office e muito mais. Também possui um sistema de autenticação plugável, que pode ser conectado a bancos de dados externos ou servidores como SQL, Oracle, MySQL e alguns outros.

Diante do exposto, os usuários têm a oportunidade de otimizar todo o seu fluxo de trabalho para melhorar a eficiência. Conseqüentemente, este software de gerenciamento de documentos é visto por muitos mais como um software de gerenciamento de projetos do que um gerenciador de documentos comum.

OpenKM oferece dois planos básicos para novos usuários: Comunidade OpenKM e OpenKM Professional. O primeiro está disponível gratuitamente (com recursos limitados), enquanto o segundo, com recursos mais poderosos, é um plano pago e é oferecido por orçamento (preço personalizado).

Para obter mais informações sobre o sistema do software e requisitos de download, acesse o site de download do OpenKM.

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Templafy

Templafy é indiscutivelmente um dos melhores softwares de gerenciamento de documentos do mercado hoje. É uma ferramenta utilitária versátil, projetada para armazenar, recuperar e compartilhar documentos de escritório com eficiência. É uma plataforma baseada em nuvem que oferece suporte a todas as formas de sistemas de computador e dispositivos móveis.

Por conveniência, também existem versões designadas para desktop (Windows inclusive) e smartphones (aplicativos móveis).

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Basicamente, o Templafy facilita o armazenamento de arquivos e a colaboração em equipe, eliminando o processo convencional e desarticulado de trabalhar em diferentes plataformas.

O software de gerenciamento de documentos otimiza todas as ferramentas essenciais do local de trabalho, especialmente ferramentas de geração de documentos como o MS Office, em uma única plataforma, fornecendo assim um fluxo de trabalho unificado.

Além disso, o Templafy hospeda uma interface razoavelmente navegável, o que o torna ideal para trabalhos de baixa tecnologia ambiente, já que cada membro da equipe é capaz de dar feedback, compartilhar arquivos e criar documentos com facilidade inimaginável.

Todos estes são canalizados através de um único feed e são monitorados pelo administrador (empregador), para garantir que todos os requisitos e padrões de qualidade sejam cumpridos.

Por último, como a maioria das ferramentas utilitárias duráveis, o Templafy não sai barato. Na verdade, é convenientemente um dos softwares de gerenciamento de documentos mais caros do mercado. Ele está disponível a uma taxa fixa de assinatura de $ 355 por mês. No entanto, há um período de teste gratuito antes da assinatura completa. Visite o site oficial para obter mais informações.

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SutiDMS

SutiDMS, um produto da SutiSoft, é um dos softwares de gerenciamento de documentos mais completos do mercado. É equipado com uma série de ferramentas para gerenciar e organizar documentos, compartilhando arquivos, mantendo registros e melhorando a colaboração da equipe.

É um software online, baseado na web, com suporte em todos os desktops e dispositivos móveis.

Além disso, o SutiDMS apresenta um conjunto de ferramentas multifuncionais, que incluem um painel modificável, biblioteca de documentos, captura de documentos OCR, múltiplas integrações (com MS Outlook, Gmail e Yahoo Mail), fusão de arquivos, arquivamento e retenção de documentos, assinatura eletrônica e fóruns entre outras.

O software serve basicamente como o armazenamento final, onde você pode manter todos os seus documentos, e sua funcionalidade baseada na web garante que você possa acessar e recuperar documentos a qualquer momento.

No entanto, este software de gerenciamento de documentos oferece um preço empresarial, que está disponível por meio de orçamento.

Existem dois planos inferiores: o Plano premium e a Plano profissional. O plano Profissional é projetado para um máximo de 10 usuários e está disponível a uma taxa de US $ 18 por usuário (por mês). O plano Premium, por outro lado, destina-se a uma organização de médio porte com menos de 500 funcionários e está disponível à taxa de US $ 20 por usuário (por mês).

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FileHold

FileHold é uma solução de gerenciamento de documentos totalmente integrada, que incorpora diferentes conjuntos de funções para fornecer aos usuários um armazenamento centralizado e um processo de trabalho simplificado. O software é um dos poucos softwares de gerenciamento de documentos, que são especialmente projetados para Windows 10 PC e outras versões do Windows (7/8 / 8.1). No entanto, ele também pode ser acessado através de navegadores da web em computadores Linux e Mac.

Os recursos do software são categorizados em "padrão", "opcional", "personalizado" e "digitalização e imagem de documentos". Alguns desses recursos incluem captura de metadados (marcação de documento), calendário, formulários eletrônicos, assinatura eletrônica, OCR (lado do servidor), preenchimento automático, captura SmartSoft e muito mais.

Além disso, FileHold hospeda a capacidade de integração com um conjunto de software de terceiros, como MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint e muito mais. Tudo isso facilita o armazenamento, a recuperação e o compartilhamento de arquivos, bem como a coordenação do fluxo de trabalho.

Por último, FileHold oferece dois planos básicos de preços; FileHold Express e FileHold Enterprise. O plano Express é projetado para pequenas empresas com menos de 20 funcionários, enquanto o plano Enterprise é ideal para organizações maiores ou equipes com mais de 20 membros.

As taxas de assinatura de ambos os planos estão, no entanto, disponíveis apenas por meio de cotação. Você pode enviar um e-mail para a equipe de vendas da FileHold para obter uma cotação para o seu negócio.

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Arquivos M

Arquivos M é um dos melhores softwares de gerenciamento de documentos disponíveis hoje. É mais significativo por sua função de “análise de duplicação”, projetada para proteger os usuários contra a duplicação de documentos. É um DMS baseado em nuvem; portanto, é compatível com desktops e plataformas móveis.

Existem também versões de desktop designadas (para Windows 10 / 8.1 / 8/7), bem como aplicativos móveis para dispositivos móveis selecionados.

Além disso, este software de gerenciamento de documentos para Windows 10 hospeda um armazenamento organizado, onde os documentos são organizados e salvos de forma adequada. Ele analisa pesquisas de documentos por correlacionando nomes de arquivos com outros indicadores relacionados, como datas e projetos. Como tal, o software é capaz de eliminar facilmente as duplicatas.

Além disso, sua plataforma unificada facilita a eficiência do local de trabalho, melhorando a atribuição de tarefas (do empregador para os funcionários) e a execução e entrega de tarefas (de funcionários para o empregador). O resultado final é maior produtividade.

Além disso, M-Files é um DMS flexível, que pode ser facilmente integrado com ferramentas como o MS Office e uma série de ferramentas de CRM como Salesforce. Isso o torna ideal para praticamente todos os tipos de negócios. Além disso, há três opções básicas de implantação em oferta, incluindo local, baseado em nuvem e híbrido (combinado).

M-Files oferece um mês de avaliação gratuita para novos usuários, após o qual eles podem facilmente atualizar para o plano empresarial, que é oferecido por meio de orçamento.

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Conclusão

Hoje, há uma redução no uso de documentos em papel em todo o mundo, com muitas organizações, escolas e instituições governamentais que preferem a conveniência do armazenamento sem papel à complexidade dos arquivos de papel e pastas.

Conseqüentemente, há uma demanda contínua por software de gerenciamento de documentos padrão e durável. Atendendo a esta demanda, compilamos alguns dos melhores softwares de gestão documental do mercado, para facilitar a sua tomada de decisão sobre qual DMS utilizar para o seu negócio.