Jak utworzyć ujednolicony widok skrzynki odbiorczej w programie Outlook

Poznaj metody sprawdzone przez ekspertów, aby to osiągnąć

Jeśli masz wiele kont e-mail skonfigurowanych w programie Outlook, każde z nich będzie miało oddzielną skrzynkę odbiorczą. Musisz żonglować między skrzynkami odbiorczymi, aby sprawdzać przychodzące e-maile i być na bieżąco z komunikacją.

Aby zmniejszyć ten problem, możesz utworzyć ujednoliconą skrzynkę odbiorczą w programie Outlook, aby połączyć wszystkie skrzynki odbiorcze z różnych klientów poczty e-mail.

W tym przewodniku omówimy metody z instrukcjami krok po kroku, jak scalić konta Outlooka, aby usprawnić komunikację.

Co to jest ujednolicona skrzynka odbiorcza w programie Outlook?

Wraz ze wzrostem wykorzystania kont e-mail do różnych celów, takich jak praca, projekty i komunikacja osobista, pojawiła się potrzeba zarządzania nimi.

Ujednolicony widok skrzynki odbiorczej w programie Outlook pomaga sprawdzać wiadomości e-mail z wielu adresów e-mail i zarządzać nimi w jednym miejscu.

Eliminuje kłopotliwe przełączanie się między kontami e-mail lub folderami w celu sprawdzania przychodzących wiadomości i komunikacji. Oto kilka korzyści z używania jednego:

• Oszczędza czas – Pozwala sprawdzić wszystkie e-maile w jednym miejscu, dzięki czemu nie przegapisz niczego ważnego, oszczędzając czas i wysiłek.
• Pomaga ustalić priorytety – Dzięki ujednoliconemu widokowi możesz sprawdzić wszystkie e-maile, określić priorytet i odpowiednio na nie odpowiedzieć.
• Popraw widoczność wielu kont – Pomaga natychmiast uzyskać wszystkie ważne komunikaty, jeśli masz różne projekty i obowiązki.
• Skoncentruj się na treści – Ujednolicona skrzynka odbiorcza pomaga zmniejszyć obciążenie poznawcze związane z zarządzaniem wieloma kontami i umożliwia skupienie się na treści wiadomości e-mail.
• Zorganizowana skrzynka odbiorcza – Możliwość sprawdzenia wszystkich wiadomości e-mail w jednym widoku pomaga lepiej je sortować i kategoryzować.

W programie Outlook 2016 i nowszych wersjach dostępna jest funkcja o nazwie Priorytetowa skrzynka odbiorcza, która działa podobnie, ale dla jednego adresu e-mail naraz.

Dzieli skrzynkę odbiorczą na dwie kategorie, skupiony I Inny. E-maile o wysokim priorytecie mają zostać dodane do Skoncentrowanych, a pozostałe mają zostać sklasyfikowane jako Inne. Możesz włączyć i wyłącz tę funkcję w aplikacjach stacjonarnych i mobilnych zgodnie z Twoimi potrzebami.

Jednak nie łączy skrzynek odbiorczych dla wielu kont w jednym miejscu, stąd potrzeba ujednoliconego widoku.

Czy istnieje sposób łączenia skrzynek odbiorczych w programie Outlook?

Outlook nie zapewnia prostego sposobu na zrobienie tego, ale ponieważ platforma jest wysoce konfigurowalna, można to zrobić. Istnieją różne obejścia umożliwiające uzyskanie połączonego widoku skrzynki odbiorczej programu Outlook w celu lepszego zarządzania pocztą e-mail.

Możesz utworzyć regułę, użyć folderu wyszukiwania lub uruchomić makra za pomocą języka VBA, aby utworzyć ujednolicony widok skrzynki odbiorczej w programie Outlook.

Jak utworzyć ujednolicony widok skrzynki odbiorczej w programie Outlook?

1. Użyj paska wyszukiwania

1. wciśnij Okna typ klucza perspektywyi kliknij otwarty.
2. W oknie głównym programu Outlook wybierz dowolną ze skrzynek odbiorczych. Przejdź do paska wyszukiwania i wpisz folder: Skrzynka odbiorcza.
3. Kliknij strzałkę w dół po lewej stronie i zmień Bieżący folder opcja do Wszystkie skrzynki pocztowe. Spowoduje to wyświetlenie wiadomości e-mail ze wszystkich kont e-mail jednocześnie.
4. Kliknij strzałkę w dół po prawej stronie paska wyszukiwania i przefiltruj listę dalej, wybierając pola takie jak Data, Temat, Rozmiaritp.

Po wprowadzeniu zapytania wyszukiwania możesz uzyskać do niego dostęp w przyszłości, klikając pasek wyszukiwania i wybierając opcję Ostatnie wyszukiwania opcję, łącząc w ten sposób swoje skrzynki odbiorcze w Outlooku, kiedy tylko chcesz.

Nie możesz znaleźć niektórych e-maili w Outlooku? Radzimy zapoznać się z naszym przewodnikiem nt E-mail programu Outlook zniknął problem, aby poznać przyczyny i proste rozwiązania.

2. Utwórz regułę

2.1 Utwórz folder

1. wciśnij Okna typ klucza perspektywyi kliknij otwarty.
2. Idź do Teczka zakładkę i kliknij Nowy folder.
3. Kiedyś Nowy folder pojawi się okno, nazwij je Ujednolicona skrzynka odbiorcza i kliknij OK.

2.2 Utwórz regułę

1. Idź do Dom zakładkę i kliknij Zasady.
2. Z menu rozwijanego wybierz Zarządzaj regułami i alertami.
3. Kliknij Nowa zasada od Zasady i alert Okno dialogowe.
4. Na Kreator reguł w oknie dialogowym umieść znacznik wyboru Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości i kliknij Następny.
5. Na następnej stronie umieść znacznik wyboru obok przez wskazane konto, I tylko na tym komputerze, Kliknij Następny.
6. Gdy pojawi się pod Krok 2, kliknij hiperłącze na określony i wybierz adres e-mail i kliknij OK.
7. Teraz wybierz przenieś go do określonego folderu, a gdy pojawi się w Krok 2, kliknij hiperłącze na określony.
8. Wybierać Ujednolicona skrzynka odbiorcza z wyskakującego okienka i kliknij OK; następnie w oknie głównym kliknij Następny.
9. Możesz dodać wyjątki, jeśli chcesz, lub pozostawić bez zmian i uderzyć Następny.
10. Na następnej stronie nazwij regułę i umieść obok niej znacznik wyboru Uruchom tę regułę dla wiadomości, które są już w Odebranychi sprawdź Przejrzyj opis reguły pod kątem błędów pole. Gdy uznasz, że wszystko jest na swoim miejscu, kliknij Skończyć.
11. Kliknij OK na Zasady i alerty okno, aby je zamknąć.

Reguła zostanie zastosowana do wybranego konta e-mail w ciągu kilku minut. Wykonaj kroki od 1 do 10 dla wszystkich kont e-mail, które chcesz dodać do ujednoliconej skrzynki odbiorczej.

w przypadku Przycisk skrzynki odbiorczej nie działa dla Ciebie zalecamy przeczytanie tego szczegółowego przewodnika, aby poznać rozwiązania problemu.

Przeczytaj więcej na ten temat

• Jak utworzyć plik PST w Outlooku
• Jak włączyć i używać Copilota w Outlooku [łatwe kroki]

3. Użyj kodu Visual Basic (makra)

3.1 Zmień ustawienia makro

1. Uruchom program Outlook i przejdź do Plik patka.
2. Kliknij Opcje aby otworzyć Opcje Outlooka okno.
3. Kliknij Centrum zaufania z lewego panelu, a następnie kliknij Ustawienia Centrum zaufania przycisk.
4. Następnie wybierz Ustawienia makr, kliknij przycisk radiowy obok Powiadomienia dla wszystkich makri kliknij OK.
5. Ponownie kliknij OK.

3.2 Używaj języka VBA

1. W oknie głównym programu Outlook przejdź do Deweloper patka.
2. Kliknij Visual Basic opcja otwierania Microsoft Visual Basic dla aplikacji.
3. Idź do Wstawić opcję i wybierz Moduł.
4. Skopiuj i wklej następujący kod do modułu i naciśnij Crtl + S aby go zapisać, a następnie zamknij okno.

Sub UnifiedInbox() Dim xExplorer As Outlook.Explorer. Dim xSearch As String. On Error Resume Next. xSearch = "folderpath: Inbox"
Set xExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer. xExplorer.Search xSearch, olSearchScopeAllFolders. Set xApp = Nothing. End Sub

3.3 Uruchom kod

1. W oknie głównym programu Outlook przejdź do Deweloper patka.
2. Wybierać Makra, a następnie z listy rozwijanej wybierz ten, który zapisałeś.
3. Akcja uruchomi zapytanie i zobaczysz wszystkie wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej z wielu kont.

Wyświetlane wyniki byłyby podobne do tych, które widzieliśmy w metodzie paska wyszukiwania. Możesz użyć jednego z nich, aby uzyskać pożądane rezultaty.

Jednak z czasem zapytanie z paska wyszukiwania wypadnie z listy, gdy będziesz szukać innych rzeczy. Dlatego metoda makr jest przydatna, ponieważ zapisuje zapytanie i możesz je uruchomić w dowolnym momencie.

Oto metody, których możesz użyć do łączenia skrzynek odbiorczych i tworzenia ujednoliconego widoku skrzynki odbiorczej w programie Outlook w celu bezproblemowego zarządzania pocztą e-mail.

Jeśli napotykasz problemy z synchronizacją poczty, takie jak Program Outlook nie aktualizuje skrzynki odbiorczej, zalecamy zapoznanie się z tym przewodnikiem w celu znalezienia szybkich rozwiązań.

Prosimy o przekazanie nam wszelkich informacji, wskazówek i doświadczeń z tym tematem w sekcji komentarzy poniżej.