Jak wysłać wiadomość e-mail do kanału w Microsoft Teams w systemie Windows 11 lub 10?

Microsoft Teams to jedna z takich aplikacji, która zrewolucjonizowała koncepcję komunikacji online między zespołami. Chociaż koncepcja ta jest bardziej rozpowszechniona w świecie zawodowym, po pandemii zyskała popularność również w komunikacji osobistej. Jednak aplikacja Teams okazała się bardziej przydatna dla firm, zwłaszcza podczas scenariusza pandemii Covid-19, kiedy ludzie byli zmuszani do pracy w domu.

Aplikacja zyskała popularność wśród konkurentów ze względu na niektóre z jej przydatnych funkcji, które pomagają profesjonalistom zwiększyć wydajność i komunikację dzięki płynnej współpracy online. Chociaż oferuje szereg ważnych funkcji, które pomagają zespołom łączyć się, komunikować, wysyłać i udostępniać dokumenty do i z łatwością, jest również wyposażony w ukrytą funkcję, taką jak opcja wysyłania wiadomości e-mail do kanału w Microsoft Teams w systemie Windows 11/10 PC. Wiadomość e-mail można od razu wysłać do całego kanału bezpośrednio do czatu Teams, a wiadomość e-mail może zawierać pliki, foldery i inne załączniki. Ułatwia to pracownikom kontakt z całym działem w jednym miejscu, a także z zespołami i grupowe omawianie projektów.

Ten post zawiera szczegółowe informacje na temat wysyłania wiadomości e-mail do kanału w Microsoft Teams na komputerze z systemem Windows 11/10 i jego przydatności dla Twojej organizacji.

Wszystko, co musisz wiedzieć o Microsoft Teams

Jak wspomniano powyżej, Microsoft Teams to platforma komunikacyjna, która umożliwia pracownikom organizacji współpracę w jednym miejscu, w trybie online. Od wideokonferencji lub seminariów internetowych po spotkania, rozmowy telefoniczne, czatowanie lub udostępnianie plików — umożliwia płynną i naturalną pracę wszystkich zespołów. Pomaga nie tylko łączyć się ze współpracownikami w organizacji, ale także z klientami z zewnątrz.

Najlepsze w aplikacji Teams jest to, że pomaga organizacjom zarządzać wszystkimi ważnymi aspektami na jednej platformie, która umożliwia wszystkim współużytkowanie środowiska. Co więcej, wraz z rosnącą kulturą pracy zdalnej aplikacja Teams pomaga pracownikom pracować z dowolnego miejsca na świecie i z dowolnego urządzenia. Chociaż mogą organizować wideokonferencje w celu współpracy nad projektem, mają również możliwość łatwego czatowania, edytowania dokumentów, a nawet udostępniania plików.

Dlatego aplikacja Microsoft Teams nie tylko usprawnia spotkania zespołu online dla firm i ulepszone funkcje spotkań, ale także zwiększa również produktywność i mobilność firmy dzięki funkcji płynnej integracji z innymi firmami Microsoft lub innymi firmami aplikacje. Ponadto aplikacja zapewnia pełne bezpieczeństwo rozmów i plików, jest stabilna i niezawodna podczas wykonywania połączeń i działa idealnie nawet dla pracowników pierwszej linii.

To powiedziawszy, zawiera kilka niezwykle przydatnych funkcji, a jedną z nich jest opcja wysyłania e-maili bezpośrednio do całego zespołu za jednym razem. Zobaczmy niektóre z jego specjalnych funkcji poczty e-mail.

Co jest wyjątkowego w funkcji poczty e-mail w Microsoft Teams

Jak wspomniano wcześniej, aplikacja Teams nie tylko pomaga udostępniać ważne dokumenty i dyskusje między grup lub pojedynczych osób, umożliwia również wysyłanie e-maili z plikami i innymi załącznikami podczas Teams rozmowa. Podczas gdy komunikacja zespołowa online przeszła długą drogę dzięki innym zaawansowanym funkcjom, poczta e-mail nadal pozostaje tak samo ważna, jak wcześniej. W związku z tym Microsoft upewnił się, że zachowuje funkcję wysyłania e-maili dla zespołów, podczas gdy mogą oni korzystać z innych funkcji obok.

W rzeczywistości Microsoft jest w trakcie ułatwiania przenoszenia konwersacji z poczty e-mail do aplikacji Teams.

W tym celu gigant technologiczny wprowadził nową funkcję, która umożliwia użytkownikom systemu Windows wysyłanie wiadomości e-mail do całego kanału zespołu za jednym razem. Ponadto obsługuje również podnoszenie flag, formatowanie tekstów i dodawanie załączników, których firma potrzebuje do funkcjonowania.

Jednak zanim będziesz mógł wysłać wiadomość e-mail do kanału w usłudze Teams, musisz włączyć tę funkcję w aplikacji. Zobaczmy jak:

Jak włączyć integrację poczty e-mail w Microsoft Teams

Włączenie tej funkcji pomoże Ci wysyłać wiadomości e-mail przy użyciu adresu e-mail do określonego kanału w aplikacji Teams. Co najlepsze, możesz użyć tej funkcji, aby wysłać wiadomość e-mail do dowolnego kanału określonego zespołu, który jest jego właścicielem. Oto jak włączyć funkcję integracji poczty e-mail w aplikacji Teams:

*Notatka - To dla użytkowników, którzy mają dostęp do Centrum administracyjne Microsoft Teams.

Krok 1: Uruchom Centrum administracyjne Microsoft Teams.

Krok 2: Przejdź do kwadratowych kropek (menu) w lewym górnym rogu okienka.

Krok 3: Teraz z listy wybierz Ustawienia całej organizacji.

Krok 4: Następnie przejdź do prawej strony okna, przewiń w dół i pod Integracja poczty e-mail sekcji, włącz opcję – Zezwalaj użytkownikom na wysyłanie wiadomości e-mail na adres e-mail kanału.

Gdy skończysz, możesz teraz wysyłać wiadomości e-mail do kanałów w aplikacji Teams.

Jak wysyłać wiadomości e-mail z kanału w Microsoft Teams

Teraz, gdy wiesz już o tej wspaniałej funkcji, która do tej pory była ukryta, postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami, aby móc wysyłać wiadomości e-mail do kanałów w aplikacji Teams:

Krok 1: w Drużyny przejdź do konkretnego kanału, do którego chcesz wysłać wiadomość e-mail.

Krok 2: Teraz po lewej stronie ekranu, pod Twoje zespoły sekcji, kliknij trzy poziome kropki (…) obok Ogólny i wybierz Uzyskaj adres e-mail.

Możesz teraz wysłać swój e-mail na kanał.

*Notatka - Możesz również wykonać poniższe instrukcje, aby wysłać wiadomość e-mail na określony kanał:

Krok 1: Uruchom swój Drużyny i wskaż kanał zespołu, któremu chcesz udostępnić swój adres e-mail.

*Notatka - Każdy kanał ma przypisany własny identyfikator e-mail, więc kliknij prawym przyciskiem myszy żądany kanał i skopiuj adres e-mail, który widzisz.

Krok 2: Następnie otwórz Microsoft Outlook i możesz teraz albo przejść do poprzedniej wiadomości, którą już napisałeś i zapisałeś w wersji roboczej, albo po prostu napisać nową.

Teraz przejdź do „W celu” i wklej skopiowany e-mail Krok 1. Po zakończeniu naciśnij przycisk wysyłania, tak jak w przypadku zwykłej wiadomości e-mail w dowolnej innej aplikacji pocztowej.

*Notatka -  Załączniki w wiadomości e-mail są automatycznie przesyłane i zapisywane w folderze o nazwie Wiadomości e-mail w Akta patka. Jeśli folderu nie ma tam domyślnie, Drużyny aplikacja tworzy go, aby zapisać e-maile i załączniki.

Pliki te można otwierać i edytować bezpośrednio w Drużyny aplikacji lub w innych aplikacjach komputerowych lub SharePointitp. Pozwala także dodawać metadane do tych plików, synchronizować je i nie tylko. Jednak po rozpoczęciu edycji tych plików stają się one nowymi kopiami rzeczywistych załączników, a zatem wszelkie zmiany wprowadzone w tych plikach nie są dodawane do oryginalnych załączników w wiadomości e-mail. Tak więc będą to całkowicie oddzielne kopie.

W ten sposób możesz wysłać kanał e-mailem bezpośrednio na swój Drużyny aplikacji, zamiast ręcznie wysyłać e-maile do każdego członka zespołu z osobna. W ten sposób możesz zmniejszyć prawdopodobieństwo błędów, a także upewnić się, że wszyscy z konkretnego zespołu kanału zostaną uwzględnieni w wiadomości e-mail i nikt nie zostanie pominięty.

To, co robi tutaj program Outlook, polega na tym, że domyślnie zapisuje adresy e-mail z tymi, z którymi się komunikujesz. To tak, jak wtedy, gdy zaczynasz wpisywać adres e-mail w polu „do” w normalnym e-mailu i zaczyna automatycznie wypełniać sugestie. Oznacza to, że aplikacja automatycznie zapamiętuje wszystkie adresy e-mail, gdy wyślesz wiadomość e-mail do kanału, dla przyszłej wygody.

Tak więc w przyszłości, gdy będziesz chciał wysłać wiadomość e-mail na ten sam kanał, możesz wybrać z zapisanego e-maila adresy w polu „Do”, które wyskakuje automatycznie i w ten sposób Microsoft ułatwia życie ty.

Jak otwierać wiadomości e-mail w kanale Microsoft Teams

Po wysłaniu wiadomości e-mail do określonego kanału zespołu w aplikacji Microsoft Teams osoby, które otrzymają wiadomość e-mail, mają wiele sposobów otwierania i wyświetlania wiadomości e-mail.

• Mogą otwierać i czytać wiadomości e-mail bezpośrednio w aplikacji Teams. W ten sposób odbiorcy nie muszą otwierać osobnej aplikacji, aby wyświetlić wiadomość e-mail lub ją pobrać, dzięki czemu ogólne wrażenia są bardzo łatwe i płynne.
• Odbiorcy kanału mają możliwość pobrania rzeczywistej wiadomości e-mail, a nawet otwarcia jej w aplikacji Poczta Outlook i przeczytania jej.
• Alternatywnie zespół, który otrzyma wiadomość e-mail, może również kliknąć, aby otworzyć i pobrać załącznik, a następnie go wyświetlić.

Pomoże to nie tylko w łatwym wysyłaniu wiadomości e-mail do określonego kanału w aplikacji Teams, ale także ułatwi pracę odbiorcom w tym kanale.

Jak ograniczyć posty na kanale za pomocą e-maila

Jeśli jesteś administratorem zespołu, możesz kontrolować, kto może publikować w zespole Microsoft przy użyciu tego adresu e-mail (adresu e-mail kanału). Oto jak ograniczyć posty na kanale za pomocą adresu e-mail:

Krok 1: Otworzyć Zespoły Microsoft aplikacji, a następnie przejdź do kanału, którym chcesz sterować.

Krok 2: Następnie po lewej stronie panelu kliknij trzy poziome kropki (…), a następnie kliknij Zaawansowane ustawienia.

Krok 3: Teraz pod Uzyskaj adres e-mail sekcji, wybierz opcję – Każdy może wysyłać e-maile na ten adres.

Pomoże Ci to kontrolować, kto może publikować na kanale, korzystając z tego adresu e-mail.

Odpowiadanie na e-mail kanału

Po otrzymaniu wiadomości e-mail na kanale w aplikacji Teams członkowie zespołu mogą teraz prowadzić rozmowę na ten temat, łączyć dowolne pliki związane ze sprawą e-mail, tagowanie współpracowników lub inne kanały, aby włączyć ich do dyskusji, udostępnianie dokumentów, memów, GIF-ów i wiele jeszcze.

Jeśli jednak odpowiesz na post, pozostanie on w zespołach i nie zostanie wysłany jako odpowiedź na oryginalną wiadomość e-mail. Jeśli więc spróbujesz odpowiedzieć na oryginalną wiadomość e-mail, aplikacja Teams wyświetli przypomnienie z informacją: „ta rozmowa nie jest w żaden sposób połączona z wątkiem e-mail powiązanym z tym e-mailem.”