Jak tworzyć, udostępniać, usuwać i eksportować szybkie części programu Outlook

W Microsoft Outlook, Quick Parts to idealny sposób, jeśli chodzi o automatyzację odpowiedzi e-mail. Jest to funkcja oszczędzająca czas od pakietu Office 2007 i umożliwia przechowywanie lub ponowne wykorzystywanie elementów dokumentów.

Mogą to być odpowiedzi na prośby o informacje, właściwości dokumentów, tabele, najczęściej używane łącza do zasobów lub inną zawartość wiadomości e-mail. Cóż, masz prawo myśleć o AutoTexie, czytając je. Quick Parts prawie zastępuje tę funkcjonalność w starszych wersjach pakietu Office.

Autotekst nadal istnieje, ale Quick Parts ma wiele dodatkowych funkcji i jest znacznie bardziej wszechstronny. Działa to w ten sam sposób we wszystkich wersjach Outlooka dla Biuro 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 oraz Outlook 2007.

Tak więc, aby utworzyć szybkie części dla tekstu, postępuj zgodnie z procedurą opisaną tutaj szczegółowo. Następnie możesz dowiedzieć się, jak lepiej nimi zarządzać i nie zapominaj, że kroki są takie same w przypadku e-maili, kontaktów, spotkań lub zadań.

Jak mogę tworzyć, udostępniać, usuwać i eksportować szybkie części programu Outlook?

1. Twórz szybkie części w Outlooku

1. Wpisz tekst chcesz użyć w szybkiej części do nowej wiadomość e-mail.
2. Zaznacz tekst, który chcesz zapisać jako szybką część. Całe formatowanie, obrazy, linki lub inne treści będą przechowywane jako część szybkiej części.
3. Możesz teraz przejść do Wstaw kartę.
4. w Grupa tekstowa, Kliknij Szybkie części.
5. Aby utworzyć szybką część, wybierz opcję: Zapisz wybór w galerii szybkich części.
6. Od Utwórz nowy blok konstrukcyjny w oknie dialogowym, czas wprowadzić opisową nazwę wpisu.
7. Kliknij dobrze by go ocalić.
8. Po utworzeniu szybkiej części możesz uzyskać do niej dostęp i ponownie ją wykorzystać w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca.

---

2. Udostępniaj szybkie części w Outlooku

Szybkie części są zapisywane w plikach o nazwie NormalnyEmail.dotm i Normalny.dotm. NIE są przeznaczone do udostępniania. Jeśli chcesz udostępnić kilka przydatnych szybkich części, utwórz i zapisz nowy szablon.

Może to być szablon .dotx zamiast .dotm, co umożliwia udostępnianie nawet przy użyciu tego klienta poczty e-mail.

3. Usuń szybkie części w Outlooku

1. Przede wszystkim otwórz szablon zawierający blok konstrukcyjny, który chcesz usunąć.
2. Przejdź do Wstaw kartę.
3. Po prawej stronie znajduje się Szybkie części, znaleziony w Grupa tekstowa. Kliknij go.
4. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny wpis, a następnie kliknij Organizuj i usuwaj.
5. Wybierz wpis, który chcesz usunąć i kliknij Przycisk Usuń.
6. Na koniec, gdy zostaniesz zapytany, czy naprawdę chcesz usunąć wybrany blok konstrukcyjny, potwierdź, klikając tak.

Uwaga: ten blok konstrukcyjny nie jest już dostępny w galeriach podczas rozpowszechniania szablonu, nawet jeśli treść może nadal pojawiać się w szablonie.

---

4. Eksportuj szybkie części w Outlooku

1. Przede wszystkim otwórz folder.
2. Wchodzić %APPDATA%MicrosoftTemplates w polu adresowym.
3. wciśnij Przycisk ENTER.
4. Otrzymasz wtedy NormalnyEmail.dotm i Normalny.dotm pliki w nowym folderze otwierającym.
5. Teraz po prostu skopiuj te dwa pliki z folderu i wklej je w żądanym folderze.

Uwaga: NormalEmail.dotm i Normal.dotm zwykle znajdują się w folderze Szablony. Stąd możesz ręcznie je skopiować i wkleić.

---

Wniosek

Jeśli często ponownie używasz treści, możesz skorzystać z funkcji Quick Parts programu Outlook. Niezależnie od tego, czy piszesz nową wiadomość, czy po prostu odpowiadasz na istniejącą, jest to świetny sposób na zaoszczędzenie czasu podczas tworzenia następnej wiadomości e-mail.

Gdy zaczniesz poznawać Quick Parts, najprawdopodobniej będziesz się zastanawiać, jak sobie radziłeś bez nich!

PRZECZYTAJ TAKŻE:

• Jak pobrać Asystenta Outlooka
• Pobierz kalendarze Outlooka, podpisy i zmieniaj zestawy dźwięków
• Jak połączyć Slack z Outlookiem?