Av Nimisha V S
Sammenlign og kombiner er to veldig nyttige funksjoner av Microsoft Word men sjelden brukt av de fleste av oss på grunn av vår uvitende om disse funksjonene. Disse funksjonene lar oss sammenligne to dokumenter og finne forskjellen mellom dem. Så la oss først se noen situasjoner i våre daglige verk der vi finner bruken av dem.
I noen tilfeller kan vi ha forskjellige versjoner av det samme dokumentet. Vi må kanskje sammenligne disse forskjellige versjonene for å se endringene mellom dem. Eller vi kan trenge å kombinere dem for å generere en endelig kopi av dokumentet. Ved å bruke sammenligningsfunksjonen kan vi undersøke endringene som er gjort på hver linje, også inkludert en endring i det hvite rommet. Også en annen anvendelse av disse funksjonene kommer i vårt CV-forberedelse. Vi kan vanligvis ha mer enn ett eksemplar av gjenoppta utarbeidet for forskjellige formål eller modifisert over tid. Noen ganger hvis du vil sammenligne eller kombinere to eksemplarer for å lage et oppdatert CV, kan sammenlignings- og kombinasjonsfunksjonen være til stor nytte.
Ved første øyekast kan det se ut til at disse to funksjonene er like. Men de har forskjellige funksjoner. Kombinasjonsfunksjonen lar oss faktisk finne hvem som har gjort hvilke endringer i et dokument i tillegg til å bare merke endringene. Men sammenligningsfunksjonen sammenligner bare innholdsforskjellene mellom to dokumenter.
La oss nå se hvordan vi kan bruke disse funksjonene.
Sammenligning av dokumenter i Word
1. Åpne Word og du kan finne Sammenligne alternativet under gjennomgangsfanen. Klikk på Sammenligne.
2.Nå velger du fra menyen Sammenligne muligheten til å sammenligne to dokumenter.
3. Nå vises dialogboksen Sammenlign dokumenter. Vi må velge de to dokumentene som skal sammenlignes. Velg et originaldokument og et revidert dokument. Under sammenligningsinnstillingene har vi forskjellige alternativer som kan kontrolleres i henhold til våre preferanser. Endringene kan sammenlignes på ordnivå eller tegnnivå. Det er bedre å velge alternativet for å vise endringene i et nytt dokument for å unngå å rote med originaldokumentene.
4. Når du klikker OK, får vi et nytt dokument som vil ha forskjellene merket. I sidelinjen kan vi se antall innsettinger, slettinger, trekk og formateringsendringer. Hver endring vil bli markert og forklart godt. I det nye dokumentet slettes tekst ut, rød understreket tekst legges til og grønn tekst flyttes.
5. Som standard vil vi ha den originale kopien av dokumentet valgt og vises i høyre panel. Vi kan bla ned i originaldokumentet i høyre panel, og det nye dokumentet med de merkede endringene vil rulle videre tilsvarende. Men vi har et annet alternativ for å skjule originaldokumentet. Vi kan velge dette alternativet fra gjennomgangsfanen. Gå til alternativet Sammenlign i vurderingsfanen -> Vis kildedokumenter-> velg Skjul kildedokument.
6.Nå velger du Ballonger-alternativet i sporingsfanen og klikker på Vis revisjoner i ballonger.
Nå i høyre panel kan vi se revisjonene i dokumentet merket i detalj i varslingsskjema for ballong. Dette gir en lettere gjennomgang av endringene i dokumentene.
7.Hvis du vil ha en endelig kopi av dokumentet fra den originale og reviderte kopien, kan du gjøre det enkelt ved å redigere det nye dokumentet med alle merkede endringer. Ved enhver endring er det bare å høyreklikke på linjen og velge om du vil godta eller avvise endringen. Dermed kan vi legge til de endringene vi ønsker og forkaste endringene som ikke kreves for å lage en endelig kopi av dokumentet.
Kombinere dokumenter i Word
Kombinere funksjonen fungerer lik å sammenligne. Vi har allerede sett forskjellen i funksjonene deres. Kombinere kan brukes til å slå sammen to versjoner av et dokument for å lage en endelig kopi av dokumentet. Når vi bruker kombinere for å generere et nytt dokument, blir alle endringene i det reviderte dokumentet sporet endringer identifisert av forfatterne som gjorde endringene.
La oss nå se hvordan du bruker kombinasjonsfunksjonen:
1. I sammenligningsfanen velger du Sammenlign og klikker på Kombiner.
2. I dialogboksen Kombiner velger du den originale og reviderte kopien av dokumentene som skal kombineres. Juster innstillingene etter dine preferanser og klikk OK.
Etter dette får du samme oppsett som før i sammenligningsalternativet. Du kan se endringene, høyreklikke på dem og velge om du vil godta eller avvise endringen. Dermed kan det reviderte nye dokumentet genereres.
Håper du har en klar ide om sammenligne og kombinere funksjoner. Benytt deg av disse nyttige funksjonene for å gjøre arbeidet enklere og spare tid.
