Hvordan lage, legge til og tilpasse prioriterte felt i Outlook

Legg til en kolonne ved å bruke feltvelger-alternativet

For å finne ut hvor haster en tildelt oppgave i Outlook, kan du bruke de innebygde prioritetsnivåene (Høy, Normal og Lav), fargemerker, forfallsdato og statusfeltet.

Men hvis du vil legge til flere detaljer, må du opprette et egendefinert prioritetsfelt i Outlook, som krever noen ekstra trinn.

I denne omfattende veiledningen vil vi forklare trinnvise instruksjoner for å opprette og legge til egendefinerte prioriteringer, sammen med trinnene for hvordan du tilpasser prioriteringer i Outlook.

Hva er prioriterte felt i Outlook?

I Outlook viser prioritetsfeltet nivået av viktighet som er tildelt en oppgave, e-post eller andre elementer, som indikerer om du kan utsette oppgaven eller bør håndtere den umiddelbart.

Å legge til tagger, inkludert relevant informasjon i emnefeltet for en oppgave, vil hjelpe deg med å sortere oppgavelisten og hjelpe deg med å ivareta de høyprioriterte elementene først.

Standardprioritetsinnstillingene har tre alternativer, Høy, Medium, og Lav, som ikke alltid er nok, spesielt når du jobber i et team der medlemmene kan ha ulike tolkninger av prioriteringer.

Tilpassing av prioritetsfeltet kan også hjelpe deg med å tilpasse Outlook-oppgavebehandlingen, og dermed tilpasse arbeidsflyten.

For ytterligere personalisering kan du tilpasse Outlook Quick Access-verktøylinje slik at du får tilgang til alle de ofte brukte alternativene rett foran deg, noe som gjør bruken av appen enklere enn noen gang.

Hvordan oppretter jeg et tilpasset felt i Outlook?

1. Opprett et tilpasset felt

1. trykk Windows nøkkel, skriv Outlook, og klikk Åpen.
2. Gå til navigasjonslinjen og velg Oppgaver mappe. I det nye vinduet vil du se oppgaven som er tildelt oppført i høyre rute.
3. Deretter høyreklikker du på kolonneoverskriften for å få kontekstmenyen og velger Feltvelger.
4. På Feltvelger dialogboksen, klikk Ny.
5. På Ny kolonne vindu, skriv inn navnet du vil tilordne til kolonnen. Til Type og Format, Tekst er valgt som standard, men du kan endre felttypen i henhold til kolonnenavnet eller formålet. Når du har lagt inn alle detaljene, klikk OK.
6. Når kolonnen vises i Feltvelger vindu, dra og slipp det til kolonneoverskriften for å legge det til.

Du kan opprette så mange kolonner du vil for å strømlinjeforme oppgavelisten ytterligere, men hvis du legger til for mange, vil ting bli komplisert.

Les mer om dette emnet

• Hvordan lage en PST-fil i Outlook
• Hvordan lage en enhetlig innboksvisning i Outlook

2. Aktiver Tillat redigering i cellen for å definere prioriteten

MERK

I motsetning til Innboks-mappen, har Oppgavemappen allerede Tillat redigering i cellen funksjon aktivert; Hvis du imidlertid ikke kan skrive inn, følg trinnene for å aktivere det.

1. I Oppgaver mappen, gå til Utsikt fanen, og fra Nåværende utsikt overskrift, velg Vis innstillinger.
2. På Avanserte visningsinnstillinger vindu, velg Andre innstillinger knapp.
3. Deretter finner du Kolonneoverskrifter og rader, sett en hake ved siden av Tillat redigering i cellen, klikk deretter OK.
4. På oppgavelisten, finn den nye kolonnen du la til, og legg til nummeret eller teksten som definerer viktigheten av en individuell oppgave.

Hvis du vil prioritere e-postene dine fra en avsender og sikre at alle leveres til innboksen din, må du vite hvordan du hviteliste en e-post i Outlook.

Hvordan kan jeg bruke egendefinerte prioritetsfelt?

Å legge til egendefinerte prioritetsfelt kan hjelpe deg med å tilpasse oppgavene etter dine preferanser, øke produktiviteten og øke klarheten og effektiviteten.

Her er noen måter som kan hjelpe deg med å forstå hvordan det er nyttig:

• Tidssensitive prosjekter eller oppgaver – Hvis noen av oppgavene nevnt i listen din nærmer seg forfallsdatoen, kan du bruke de egendefinerte prioritetsfeltene til å tildele dem høyprioritetsnivåer.
• Kontekstrelatert prioritet – For ulike oppgavekontekster, for eksempel høyverdiklienter og tidsfrister, kan du legge til et prioritert felt for å håndtere oppgaven deretter.
• Fare – Legg til et felt for risikoprioritet for å vise de sannsynlige risikoene knyttet til oppgaven som er tildelt.
• Følge opp – Et prioriteringsfelt for oppfølging kan fremheve oppgaven som trenger en oppfølging; du kan merke oppgaven som Oppfølging-Høy.
• Teamsamarbeid – Bruk den til å informere om viktigheten av oppgaven i teamet ditt for å øke kommunikasjonen og effektiviteten.

Hva er de beste fremgangsmåtene å følge for tilpassede prioritetsfelt i Outlook?

For bedre Outlook-oppgavebehandling må du først forstå konteksten til oppgavene i et prosjekt, og deretter legge til et passende tilpasset prioritetsfelt.

Videre, for å bruke funksjonen effektivt, her er noen tips du må huske på:

• Relevans – Mens du velger et kolonnenavn, -type og -format, må du huske på oppgavene, siden en relevant etikett kan hjelpe deg med å vurdere viktigheten av oppgaven raskt.
• Arbeidsflyt – Tilpasning av prioriterte felt bør være fornuftig for deg og tilpasses arbeidsflyten din.
• Sortering etter tall – Ved å bruke tall som felttyper kan du nevne oppgaveprioriteten i stigende eller synkende rekkefølge, noe som hjelper deg med å vurdere hastenivået.
• Gå gjennom oppgaveprioritet – Du må sjekke de tilpassede prioriteringene regelmessig for å sjekke om den passer til dine nåværende krav.
• Ikke bruk samme tilnærming – Å administrere oppgaver er subjektivt for en person og oppgave for hånden; derfor må du velge de egendefinerte prioritetsfeltene som passer dine behov og oppgaven som er tildelt.
• Forenkle – Ikke legg til for mange av dem, da det kan forvirre deg og beseire formålet med å gi klarhet.

Hvordan angir jeg egendefinert prioritet i Outlook-oppgaver?

Du kan høyreklikke på kolonneoverskriften på oppgavelisten, velg Feltvelger, legg til en ny kolonne, navngi den og definer felttypene deretter.

Når den er opprettet, kan du dra og slippe kolonnen til oppgavelisten for å legge den til i kolonneoverskriften. Deretter kan du nevne prioritet i henhold til haster eller andre preferanser.

Så dette er hvordan du kan opprette et tilpasset prioritetsfelt i Outlook for å merke oppgavene i henhold til konteksten, tidsfølsomhet, risiko involvert og mer.

Hvis du finner Outlook-indeksering er treg og ønsker å fikse det, foreslår vi at du sjekker ut denne veiledningen for å øke hastigheten på indeksering i Outlook på Windows 11.

Vennligst gi oss all informasjon, tips og din erfaring med emnet i kommentarfeltet nedenfor.