Hvordan lage en enhetlig innboksvisning i Outlook

Utforsk de eksperttestede metodene for å få dette gjort

Hvis du har flere e-postkontoer konfigurert i Outlook, vil hver av dem ha en egen innboks. Du må sjonglere mellom innboksene for å holde oversikt over de innkommende e-postene og holde deg oppdatert med kommunikasjonen.

For å redusere bryet kan du opprette en enhetlig innboks i Outlook for å kombinere alle innbokser fra forskjellige e-postklienter.

I denne veiledningen vil vi diskutere metoder med trinnvise instruksjoner for å slå sammen Outlook-kontoer for å effektivisere kommunikasjonen.

Hva er en enhetlig innboks i Outlook?

Med den økte bruken av e-postkontoer til ulike formål, som arbeid, prosjektrelatert og personlig kommunikasjon, oppsto behovet for å administrere dem.

En enhetlig innboksvisning på Outlook hjelper deg å sjekke og administrere e-postmeldinger fra flere e-postadresser på ett sted.

Det eliminerer bryet med å bytte mellom e-postkontoer eller mapper for å sjekke innkommende meldinger og kommunikasjon. Her er noen fordeler ved å bruke en:

• Sparer deg tid – Lar deg sjekke alle e-postene på ett sted slik at du ikke går glipp av noe viktig, noe som sparer tid og krefter.
• Hjelper deg med å prioritere – Med en enhetlig visning kan du sjekke alle e-poster, bestemme prioritet og svare på dem deretter.
• Forbedre synlighet på tvers av kontoer – Hjelper deg å få all viktig kommunikasjon umiddelbart hvis du har forskjellige prosjekter og ansvarsområder.
• Fokuser på innholdet – En enhetlig innboks bidrar til å redusere den kognitive belastningen ved å administrere flere kontoer og lar deg fokusere på e-postens innhold.
• Organisert innboks – Å kunne sjekke alle e-postmeldingene i en enkelt visning hjelper deg med å sortere og kategorisere dem på en bedre måte.

I Outlook 2016 og nyere versjoner er en funksjon kalt Fokusert innboks tilgjengelig, som fungerer på samme måte, men for én e-postadresse om gangen.

Den deler innboksen din i to kategorier, Fokusert og Annen. E-postene med høy prioritet skal legges til Focused, og resten skal kategoriseres som Annet. Du kan aktivere og deaktiver funksjonen på skrivebordet og mobilappene dine i henhold til dine behov.

Den kombinerer imidlertid ikke innboksene for flere kontoer på ett sted, derav behovet for en enhetlig visning.

Er det en måte å kombinere innbokser i Outlook?

Outlook gir deg ikke en enkel måte å gjøre det på, men siden plattformen er svært tilpassbar, kan den gjøres. Det finnes ulike løsninger for å få Outlooks kombinerte innboksvisning for bedre e-postbehandling.

Du kan opprette en regel, bruke søkemappen eller kjøre makroer ved hjelp av VBA for å lage en enhetlig innboksvisning i Outlook.

Hvordan lage en enhetlig innboksvisning i Outlook?

1. Bruk søkefeltet

1. trykk Windows nøkkel, skriv Outlook, og klikk Åpen.
2. Velg en av innboksene i hovedvinduet i Outlook. Gå til søkefeltet og skriv mappe: Innboks.
3. Klikk på nedoverpilen til venstre, og endre Gjeldende mappe mulighet til Alle postkasser. Dette vil vise deg e-postene fra alle e-postkontoene samtidig.
4. Klikk på nedoverpilen til høyre for søkefeltet og filtrer listen videre ved å velge felt som Dato, Emne, Størrelse, etc.

Når du har lagt inn et søk, kan du få tilgang til det i fremtiden ved å klikke på søkefeltet og velge Nylige søk alternativet, og dermed slå sammen innboksene dine på Outlook når du vil.

Finner du ikke noen e-poster i Outlook? Vi anbefaler deg å sjekke ut vår guide på Outlook-e-posten forsvant problemet for å lære årsakene og enkle løsninger.

2. Lag en regel

2.1 Opprett en mappe

1. trykk Windows nøkkel, skriv Outlook, og klikk Åpen.
2. Gå til Mappe fanen, og klikk Ny mappe.
3. Først når Ny mappe vinduet vises, navngi det Samlet innboks og klikk OK.

2.2 Lag en regel

1. Gå til Hjem fanen, og klikk Regler.
2. Velg fra rullegardinmenyen Administrer regler og varsler.
3. Klikk Ny regel fra Regler og varsling dialogboks.
4. På Regelveiviser dialogboksen, sett et hake for Bruk regel på meldinger jeg mottar og klikk Neste.
5. På neste side setter du et hake ved siden av gjennom den angitte kontoen, og kun på denne datamaskinen, klikk Neste.
6. Når den vises under Steg 2, klikker du på hyperkoblingen på spesifisert og velg en e-postadresse og klikk OK.
7. Velg nå flytte den til den angitte mappen, og når den dukker opp i Steg 2, klikker du på hyperkoblingen på spesifisert.
8. Velge Samlet innboks fra popup-vinduet, og klikk OK; Deretter klikker du i hovedvinduet Neste.
9. Du kan legge til unntak hvis du vil eller la det være som det er og trykke Neste.
10. På neste side navngir du regelen og setter et merke ved siden av Kjør denne regelen på meldinger som allerede er i innboksen, og sjekk Se gjennom regelbeskrivelsen for feil felt. Når du tror alt er på plass, klikker du Bli ferdig.
11. Klikk OK på Regler og varsler vinduet for å lukke det.

Regelen vil bli brukt på den valgte e-postkontoen i løpet av et par minutter. Følg trinn 1 til 10 for alle e-postkontoene du vil legge til i den samlede innboksen.

I tilfelle Innboks-knappen fungerer ikke for deg foreslår vi at du leser denne detaljerte veiledningen for å lære løsningene for å fikse problemet.

Les mer om dette emnet

• Hvordan lage en PST-fil i Outlook
• Hvordan aktivere og bruke Copilot i Outlook [Enkle trinn]

3. Bruk Visual Basic-kode (makroer)

3.1 Endre makroinnstillingene

1. Start Outlook, og gå til Fil fanen.
2. Klikk Alternativer å åpne Outlook-alternativer vindu.
3. Klikk Tillitssenter fra venstre panel, klikk deretter på Innstillinger for tillitssenter knapp.
4. Velg deretter Makroinnstillingerklikker du på alternativknappen ved siden av Varsler for alle makroer, og klikk OK.
5. Klikk igjen OK.

3.2 Bruk VBA

1. Gå til hovedvinduet i Outlook Utvikler fanen.
2. Klikk på Visual Basic muligheten til å åpne Microsoft Visual Basic for applikasjoner.
3. Gå til Sett inn alternativet, og velg Modul.
4. Kopier og lim inn følgende kode til modulen og trykk Crtl + S for å lagre den, lukk deretter vinduet.

Sub UnifiedInbox() Dim xExplorer As Outlook.Explorer. Dim xSearch As String. On Error Resume Next. xSearch = "folderpath: Inbox"
Set xExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer. xExplorer.Search xSearch, olSearchScopeAllFolders. Set xApp = Nothing. End Sub

3.3 Kjør koden

1. Gå til hovedvinduet i Outlook Utvikler fanen.
2. Plukke ut Makroer, og velg deretter den du lagret fra rullegardinmenyen.
3. Handlingen vil kjøre spørringen, og du vil se alle innboksens e-poster fra flere kontoer vist.

Resultatene som vises, vil ligne de vi så i søkefeltmetoden. Du kan bruke en av dem for å få de ønskede resultatene.

Men med tiden vil søket fra søkefeltet falle av listen mens du søker etter andre ting. Derfor er makrometoden nyttig ettersom den lagrer spørringen, og du kan kjøre den når du vil.

Så dette er metodene du kan bruke til å kombinere innbokser og lage en enhetlig innboksvisning i Outlook for sømløs e-postbehandling.

Hvis du har problemer med e-postsynkronisering som Outlook oppdaterer ikke innboksen din, anbefaler vi at du sjekker denne veiledningen for å finne raske løsninger.

Vennligst gi oss all informasjon, tips og din erfaring med emnet i kommentarfeltet nedenfor.