Finn e-postene dine raskere med søkemappene i Outlook
- Hvis du leter etter en fleksibel måte å lagre og organisere meldinger i e-posten din, kan du opprette og bruke søkemapper i Outlook.
- Outlook-søk er et kraftig verktøy, og det er lett å gå seg vill i dybden av funksjonaliteten, fra standard til tilpassede søk.
- Denne artikkelen vil dele hvordan du avgrenser søket i Outlook ved å bruke søkemapper.
Du vet hvordan CTRL + F combo gjør den perfekte søkefunksjonen i dokumenter? Tenk deg nå det samme i Outlook. Å søke i mapper er ganske nyttig i Outlook, men det er ikke mange som kjenner igjen at det eksisterer eller hvordan det konfigureres.
Vi vet hvor viktig det er og hvordan det kan forbedre e-postproduktiviteten din, så her er hvordan du går frem.
Hvorfor kan jeg ikke søke i Outlook-mappene mine?
Hvis du har mottatt en viktig e-post og siden har flyttet rundt på ting i e-posten din, kan det være vanskelig å knekke hvilken mappe den ligger i.
Du må utføre et søk i mappene dine for å finne den. Men hva skjer når søkefunksjonen din ikke fungerer i Outlook-mappene dine?
Hva kan årsaken være? Nedenfor ser vi på noen mulige årsaker:
- Feil/deaktivert indeksering – Indeksering tildeler Outlook-mappene dine en rekkefølge slik at søket kan returnere resultater raskt. Hvis ikke aktivert, kan ikke søkeresultatene genereres.
- Utdatert Outlook-app – Hvis Outlook-søk fungerer ikke, kan det hende du kjører en utdatert versjon av programmet.
- Korrupt søkeindeks – Søkeindeksen inneholder en database med Outlook-mappene dine og blir større med flere e-poster. Med tiden kan det bli korrupt og slutte å fungere helt.
- Feil konfigurasjon – Hvis du ikke har konfigurert Outlook-e-posten din til å søke etter mapper eller sette opp søkefiltre, er det ingen måte at søkeresultatene dine vil være avgjørende.
- Korrupt applikasjon – Det er også mulig at Outlook-applikasjonen din blir korrupt. Dette kan skyldes korrupte registeroppføringer eller invasjon av skadelig programvare.
Nå som du er klar over hvorfor søk i e-postmappene dine noen ganger kan mislykkes, er det her hvordan du organiserer e-postene dine i mapper med disse raske trinnene.
Hvordan kan jeg søke i en mappe etter navn i Outlook?
1. Standard søkemappe
- Start Outlook-appen.
- Klikk på Fil menyen, og velg deretter Alternativer.
- I Outlook-alternativer dialogboksen, klikk på Søk.
- Under Resultater, velg gjeldende mappe eller alle postbokser hvis du har flere e-postprofiler, og klikk deretter OK.
Outlook har en innebygd søkemappe som er forhåndskonfigurert for deg. Det eneste problemet med disse forhåndsdefinerte alternativene er at de kan tvinge deg til å søke i mapper du ikke er interessert i, noe som tar mye av tiden din.
Dette gjelder spesielt hvis du mottar mange e-postmeldinger, eller en mappen har forsvunnet fra Outlook post. Dessuten, hvis du ikke kan finne en e-post i mappeplasseringen i Outlook, vil det være en kjedelig prosess.
En mer strukturert måte å søke etter e-poster på er å lage en egendefinert mappe. Du kan opprette en egen mappe for hvert søk og så mange mapper du vil, hver med forskjellige søkealternativer.
2. Opprett en tilpasset søkemappe
- Start Outlook-appen.
- Klikk på Post ikonet nederst i venstre hjørne.
- Naviger til Mappe fanen på toppmenyen, velg Ny søkemappe.
- I Ny søkemappe dialogboksen som åpnes, velg Opprett en tilpasset søkemappe, opprett et navn for søkemappen og klikk OK.
- Klikk på Velge under Tilpass søkemappe for å spesifisere søkekriteriene.
- I Dialogboksen Søkemappekriterier, naviger til hver fane, velg de relevante elementene du vil angi betingelser for, og trykk deretter OK.
- For å søke, gå tilbake til Outlook-søkemappene og velg den du opprettet.
- Slik holder du Outlooks kalendere valgt
- Hvordan skjule fullførte oppgaver i Outlook
- Hvordan finne en mappe jeg ved et uhell flyttet i Outlook
Noen ganger kan du lete etter en bestemt type e-post eller individuell melding. Og selv om den forhåndsinnstilte søkemappen fortsatt kan vise disse søkene, kan de være tidkrevende.
Det er derfor du trenger tilpassede søkemapper i Outlook for å begrense søkeresultatene dine til en bestemt e-postmappe. Hvis du for eksempel vil finne alle e-postene fra en bestemt person, vil du opprette en søkemappe for dem og filtrere meldingene dine etter den e-postmappen.
Du vil kunne samle meldinger som samsvarer med bestemte søkemappekriterier på ett enkelt sted. Når du er ferdig, kan du dessuten alltid slette de virtuelle mappene ved å høyreklikke på søkemapper og bli kvitt dem.
Så det er hvordan du bruker søkemapper i Outlook. Forhåpentligvis vil de hjelpe deg med å organisere tiden din og den uleste e-posten din på en måte som fungerer best for deg.
Fra vår egen forskning kan denne typen mapper være mer effektive enn søkefeltet i Outlook. Enten du bruker den innebygde eller tilpassede søkemappen, kan du spare tid på å søke etter e-poster. Det er det perfekte verktøyet for å holde deg på toppen av innboksen din.
Hvis Outlook ikke er din kopp te, har vi en ekspertanbefalingsliste over andre e-postklienter for å øke produktiviteten.
Som alltid, hvis du har spørsmål eller forslag til denne artikkelen, kan du gjerne legge igjen en kommentar nedenfor.
