Slik sender du e-post til en kanal i Microsoft Teams på Windows 11 eller 10

Microsoft Teams er en slik app som revolusjonerte konseptet med nettkommunikasjon mellom team. Selv om konseptet er mer utbredt i den profesjonelle verden, etter pandemien, ble det også populært innen personlig kommunikasjon. Teams-appen viste seg imidlertid å være mer nyttig for bedrifter, spesielt under Covid-19-pandemien, der folk ble tvunget til å jobbe hjemmefra.

Appen ble populær i forhold til sine konkurrenter, på grunn av noen av dens nyttige funksjoner som hjelper fagfolk med å øke produktiviteten og kommunikasjonen gjennom jevnt online samarbeid. Mens den kan skryte av en rekke viktige funksjoner som hjelper team med å koble til, kommunisere, sende og dele dokumenter til og for enkelt kommer den også med en skjult funksjon som muligheten til å sende e-post til en kanal i Microsoft Teams på din Windows 11/10 PC. E-posten kan sendes til hele kanalen rett til Teams-chatten på en gang, og e-posten kan inneholde filer, mapper og andre vedlegg. Dette gjør det lettere for de ansatte å knytte seg til hele avdelingen på ett sted og også med team og diskutere prosjekter i en gruppe.

Dette innlegget vil dekke detaljene om hvordan du sender e-post til en kanal i Microsoft Teams på din Windows 11/10 PC og hvordan det er nyttig for organisasjonen din.

Alt du trenger å vite om Microsoft Teams

Som diskutert ovenfor, er Microsoft Teams en kommunikasjonsplattform som lar ansatte i en organisasjon samarbeide på ett enkelt sted, online. Fra videokonferanser eller webinarer til å møte, ringe, chatte eller dele filer, støtter det alle teams arbeid jevnt og naturlig. Det hjelper deg ikke bare med å få kontakt med kolleger i organisasjonen, men også med kunder utenfor.

Den beste delen med Teams-appen er at den hjelper organisasjoner med å administrere alle viktige aspekter på én enkelt plattform som tillater et delt miljø for alle. I tillegg, med den økende kulturen for eksternt arbeid, hjelper Teams-appen ansatte til å jobbe fra alle steder i verden og fra hvilken som helst enhet. Mens de kan holde videokonferanser for å samarbeide om et prosjekt, får de også muligheten til å chatte, redigere dokumenter og til og med enkelt dele filer.

Derfor effektiviserer Microsoft Teams-appen ikke bare online teammøtet for bedrifter og forbedrede møtefunksjoner, men det forbedrer også produktiviteten og mobiliteten til virksomheten med sin jevne integreringsfunksjon med andre Microsoft eller tredjeparter apper. I tillegg tilbyr appen fullstendig sikkerhet for samtalene og filene dine, er stabil og pålitelig mens du ringer, og fungerer perfekt for selv frontlinjearbeidere.

Når det er sagt, kommer den med noen ekstremt nyttige funksjoner, og en av dem er muligheten til å sende e-poster direkte til hele teamet på en gang. La oss se noen av dens spesielle e-postfunksjoner.

Hva er eksklusivt med e-postfunksjonen til Microsoft Teams

Som diskutert tidligere, hjelper Teams-appen deg ikke bare med å dele viktige dokumenter og diskusjoner mellom dem grupper eller enkeltpersoner, lar den deg også sende e-post med filer og andre vedlegg under et Teams samtale. Mens online teamkommunikasjon har kommet langt med andre avanserte funksjoner, er e-post fortsatt like viktig som tidligere. Derfor sørget Microsoft for at de beholder e-postfunksjonen for team mens de kan bruke de andre funksjonene ved siden av.

Faktisk er Microsoft i ferd med å gjøre flyttingen av samtaler fra e-post til Teams enklere.

For dette har teknologigiganten introdusert den nye funksjonen som lar Windows-brukere sende e-post til en hel Team-kanal på en gang. I tillegg støtter den også å heve flagg, formatere tekster og legge til vedlegg som en bedrift trenger for å fungere.

Før du kan sende en e-post til en kanal i Teams, må du imidlertid ha denne funksjonen aktivert i appen. La oss se hvordan:

Slik slår du på e-postintegrering i Microsoft Teams

Aktivering av denne funksjonen vil hjelpe deg å sende e-poster ved å bruke e-postadressen til en bestemt kanal i Teams-appen. Det beste av alt er at du kan bruke denne funksjonen til å sende e-post til en hvilken som helst kanal til et bestemt team som eier den. Slik aktiverer du funksjonen for e-postintegrering i Teams-appen:

*Merk - Dette for brukere som har tilgang til Microsoft Teams administrasjonssenter.

Trinn 1: Start Microsoft Teams administrasjonssenter.

Steg 2: Naviger til de firkantede prikkene (Meny) øverst til venstre i ruten.

Trinn 3: Nå, fra listen, velg Innstillinger for hele organisasjonen.

Trinn 4: Gå deretter til høyre side av vinduet, bla ned og under E-postintegrasjon seksjon, aktiver alternativet – Tillat brukere å sende e-post til en kanal-e-postadresse.

Når du er ferdig, kan du nå sende e-post til kanaler på Teams-appen.

Hvordan sende kanal-e-poster i Microsoft Teams

Nå som du vet om denne fantastiske funksjonen som var skjult til nå, følg instruksjonene nedenfor for å kunne sende e-post til kanaler i Teams-appen din:

Trinn 1: I Lag appen, naviger til den spesifikke kanalen du vil sende e-posten til.

Steg 2: Nå, på venstre side av skjermen, under Lagene dine seksjon, klikk på de tre horisontale prikkene (…) ved siden av Generell og velg Få e-postadresse.

Du kan nå sende e-posten din til kanalen.

*Merk - Alternativt kan du også følge instruksjonene nedenfor for å sende en e-post til en bestemt kanal:

Trinn 1: Start din Lag app og identifiser teamkanalen du ønsker å dele e-posten din til.

*Merk - Hver kanal er tildelt sin egen e-post-ID, så høyreklikk på ønsket kanal og kopier e-postadressen du ser.

Steg 2: Deretter åpner du Microsoft Outlook og du kan nå enten gå til en tidligere melding som du allerede har skrevet og lagret i utkast, eller ganske enkelt skrive en ny.

Gå nå til "Til"-feltet og lim inn e-posten du kopierte inn Trinn 1. Når du er ferdig, trykker du på send-knappen akkurat som du ville gjort for en vanlig e-post i en hvilken som helst annen e-postapp.

*Merk -  Vedleggene i e-posten blir automatisk lastet opp og lagret i en mappe som heter E-postmeldinger i Filer fanen. Hvis mappen ikke er der som standard, Lag app oppretter den for å lagre e-postene og vedleggene.

Disse filene kan åpnes og redigeres rett i Lag app eller i andre skrivebordsapper eller Delingspunkt, etc. Den lar deg også legge til metadata til disse filene, synkronisere dem og mer. Men når du begynner å redigere disse filene, blir disse nye kopier av de faktiske vedleggene, og derfor legges ikke eventuelle endringer som gjøres i disse filene til de originale vedleggene i e-posten. Så disse vil være separate kopier helt.

Slik kan du sende e-post til en kanal direkte på din Lag app, i stedet for å sende en e-post manuelt til hvert teammedlem individuelt. På denne måten kan du redusere muligheten for feil og også sørge for at alle fra det spesifikke teamet til kanalen er inkludert i e-posten og ingen blir utelatt.

Det Outlook gjør her er at den lagrer e-postadressene som standard med de du kommuniserte med. Dette er akkurat som når du begynner å skrive en e-postadresse i "til"-feltet i en vanlig e-post, og den starter autofyller forslagene. Dette betyr at appen automatisk husker alle e-postadressene som sønn når du sender en e-post til en kanal for fremtidig bekvemmelighet.

Så i fremtiden, når du vil sende en e-post til samme kanal, kan du velge fra den lagrede e-posten adresser i "Til"-feltet og det dukker opp automatisk, og det er slik Microsoft gjør livet enklere for du.

Hvordan åpne e-poster i Microsoft Teams Channel

Etter at du har sendt e-posten til den spesifikke kanalen til et team i Microsoft Teams-appen, har personene som mottar e-posten flere måter å åpne og se e-posten på.

• De kan åpne og lese e-posten direkte i Teams-appen. På denne måten trenger ikke mottakere å åpne en egen app for å se e-posten eller laste den ned, og dermed gjøre den generelle opplevelsen veldig enkel og smidig.
• Mottakere av kanalen har muligheten til å laste ned selve e-posten og til og med åpne den samme i Outlook Mail-appen og lese den.
• Alternativt kan teamet som mottar e-posten også klikke for å åpne og laste ned vedlegget og deretter se det.

Dette vil ikke bare hjelpe deg med å sende e-poster til en bestemt kanal i Teams-appen enkelt, men gjør også ting enklere for mottakerne i kanalen.

Hvordan begrense innleggene på kanalen ved hjelp av e-posten

Hvis du er teamadministrator, kan du kontrollere hvem som kan legge ut innlegg til Microsoft-teamet ved å bruke denne e-postadressen (kanalens e-postadresse). Slik begrenser du innleggene på kanalen ved å bruke e-posten:

Trinn 1: Åpne Microsoft Teams appen og naviger deretter til kanalen du vil kontrollere.

Steg 2: Deretter klikker du på de tre horisontale prikkene på venstre side av ruten (…) og klikk deretter på Avanserte innstillinger.

Trinn 3: Nå, under Få e-postadresse seksjon, velg alternativet – Alle kan sende e-post til denne adressen.

Dette vil hjelpe deg å kontrollere hvem som kan legge ut på kanalen ved å bruke denne e-postadressen.

Svarer på kanalens e-post

Når e-posten er mottatt i kanalen i Teams-appen, kan medlemmene av Teamet nå ha en samtale om det samme, koble til evt. filer relatert til e-postsaken, tagge medarbeidere eller andre kanaler for å inkludere dem i diskusjonen, dele dokumenter, memer, GIF-er og mye mer.

Men hvis du svarer på innlegget, vil det forbli innenfor teamene og sendes ikke som svar på den opprinnelige e-posten. Så hvis du prøver å svare på den originale e-posten, vil Teams vise en påminnelse som sier: "denne samtalen er på ingen måte koblet til e-posttråden knyttet til denne e-posten.”