Documenten vergelijken en combineren in Microsoft Word

Vergelijken en combineren zijn twee zeer handige functies van Microsoft Word maar zelden gebruikt door de meesten van ons vanwege onze onwetendheid over deze functies. Met deze functies kunnen we twee documenten vergelijken en het verschil ertussen vinden. Laten we dus eerst enkele situaties in ons dagelijks werk bekijken waar we het nut ervan vinden.
In sommige gevallen kunnen we verschillende versies van hetzelfde document hebben. Het kan zijn dat we deze verschillende versies moeten vergelijken om de veranderingen ertussen te zien. Of we moeten ze misschien combineren om een ​​definitieve kopie van het document te maken. Met behulp van de vergelijkingsfunctie kunnen we de wijzigingen bekijken die op elke regel zijn aangebracht, zelfs inclusief een wijziging in de witruimte. Ook een andere toepassing van deze functies komt in onze cv-voorbereiding. We hebben meestal meer dan één exemplaar van: hervat voorbereid voor verschillende doeleinden of in de loop van de tijd gewijzigd. Soms, als u twee exemplaren wilt vergelijken of combineren om een ​​bijgewerkt cv te maken, kan de functie voor vergelijken en combineren van groot nut zijn.

Op het eerste gezicht lijkt het erop dat deze twee kenmerken hetzelfde zijn. Maar ze hebben verschillende functionaliteiten. De combineerfunctie stelt ons in staat om te achterhalen wie welke wijzigingen in een document heeft aangebracht, naast het markeren van de wijzigingen. Maar de vergelijkingsfunctie vergelijkt alleen de inhoudelijke verschillen tussen twee documenten.

Laten we nu eens kijken hoe we deze functies kunnen gebruiken.

Documenten vergelijken in Word

1. Open Word en je kunt de. vinden Vergelijken optie onder het tabblad recensie. Klik op Vergelijken.

2.Selecteer nu in het menu Vergelijken optie om twee willekeurige documenten te vergelijken.

3. Nu verschijnt het dialoogvenster Documenten vergelijken. We moeten de twee documenten selecteren die moeten worden vergeleken. Selecteer een origineel document en een herzien document. Onder de vergelijkingsinstellingen hebben we verschillende opties die kunnen worden gecontroleerd op basis van onze voorkeuren. De veranderingen kunnen worden vergeleken op woordniveau of tekenniveau. Het is beter om de optie te kiezen om de wijzigingen in een nieuw document te tonen om rommel met de originele documenten te voorkomen.

4. Als u op OK klikt, krijgen we een nieuw document waarin de verschillen zijn gemarkeerd. In de zijbalk kunnen we het aantal invoegingen, verwijderingen, verplaatsingen en opmaakwijzigingen zien. Elke wijziging wordt gemarkeerd en goed uitgelegd. In het nieuwe document wordt doorgehaalde tekst verwijderd, rood onderstreepte tekst toegevoegd en groene tekst verplaatst.

5. Standaard hebben we de originele kopie van het document geselecteerd en weergegeven in het rechterdeelvenster. We kunnen naar beneden scrollen in het originele document in het rechterdeelvenster en het nieuwe document met de gemarkeerde wijzigingen zal dienovereenkomstig meeschuiven. Maar we hebben nog een andere optie om het originele document te verbergen. We kunnen deze optie selecteren op het tabblad Beoordeling. Ga naar de optie Vergelijken op het tabblad Controleren -> Brondocumenten weergeven -> selecteer de optie Brondocument verbergen.

6. Selecteer nu op het tabblad Tracking de optie Ballonnen en klik op Revisies in ballonnen weergeven.

Nu kunnen we in het rechterdeelvenster de revisies zien in het document dat in detail is gemarkeerd in het ballonmeldingsformulier. Dit geeft een eenvoudiger overzicht van wijzigingen in de documenten.

7.Als u een definitieve kopie van het document wilt hebben van de originele en herziene kopieën, dan kunt u dit eenvoudig doen door het nieuwe document te bewerken met alle gemarkeerde wijzigingen. Bij elke wijziging klikt u met de rechtermuisknop op de regel en kiest u of u de wijziging wilt accepteren of weigeren. We kunnen dus de gewenste wijzigingen toevoegen en de wijzigingen negeren die niet nodig zijn om een ​​definitieve kopie van het document te maken.

Documenten combineren in Word

De functie Combineren werkt vergelijkbaar met vergelijken. We hebben het verschil in hun functies al gezien. Combineren kan worden gebruikt om twee versies van een document samen te voegen tot een definitieve kopie van het document. Wanneer we combineren gebruiken om een ​​nieuw document te genereren, worden alle wijzigingen in het herziene document bijgehouden wijzigingen die worden geïdentificeerd door de auteurs die de wijzigingen hebben aangebracht.

Laten we nu eens kijken hoe we de combineerfunctie kunnen gebruiken:

1. Selecteer op het tabblad Review de optie Vergelijk en klik op Combineren.

2. Selecteer in het dialoogvenster Combineren de originele en herziene kopie van de documenten die moeten worden gecombineerd. Pas de instellingen aan uw voorkeuren aan en klik op OK.

Hierna krijgt u dezelfde lay-out als voorheen in de vergelijkingsoptie. U kunt de wijzigingen bekijken, er met de rechtermuisknop op klikken en kiezen of u de wijziging wilt accepteren of weigeren. Zo kan het herziene nieuwe document worden gegenereerd.

Ik hoop dat je een duidelijk beeld hebt gekregen van de functionaliteiten vergelijken en combineren. Maak gebruik van deze handige functies om uw werk gemakkelijker te maken en tijd te besparen.