Microsoft ontwikkelt technologie die automatisch bestanden aan documenten toevoegt

Het kan onder andere worden gebruikt in Outlook, OneDrive of Teams.

Microsoft heeft onlangs een patent ingediend dat een technologie beschrijft die in staat is om automatisch bestanden aan documenten toe te voegen, op basis van relevantie voor het onderwerp en de intentie van de gebruiker.

Het patent, ontwikkeld in 2022 en onlangs gepubliceerd, lijkt een technologie voor te stellen die het meest geschikt is voor mailing-apps, zoals Outlook, of zelfs apps voor bestandsbeheer, zoals Microsoft Teams, op OneDrive.

Alle drie deze apps hebben onlangs een aantal belangrijke updates ontvangen: Outlook krijgt Copilot, waarmee gebruikers automatisch e-mails kunnen opstellen; Microsoft Teams krijgt ook AI en een nieuw ontwerp dat een beter bestandsbeheer mogelijk maakt.

En over bestandsbeheer gesproken: OneDrive krijgt ook een vernieuwd ontwerp en een verbeterde zoekfunctie, waardoor het gebruik van het platform bijna intuïtiever en automatischer wordt.

Het zou dus geen wonder zijn dat Microsoft een dergelijke technologie zou ontwikkelen. Volgens het patent zou de technologie gebruikers helpen de juiste bestanden aan een document te koppelen op basis van hun invoer. De methode zou raden wat een gebruiker wil doen, vervolgens de gebruiker om bevestiging vragen, en pas dan een lijst met bestanden voorstellen om bij te voegen. In veel opzichten is dit vergelijkbaar met hoe Copilot zich al bij bepaalde taken gedraagt.

Automatische bestandsbijlage: hoe werkt het?

1. Het systeem gebruikt een intentiemodel om te raden of een gebruiker een bestand wil bijvoegen.
2. Vervolgens wordt de gebruiker gevraagd deze gok te bevestigen met een prompt (een zogenaamde inline nudge).
3. Er wordt een inlinemenu gemaakt en aan de gebruiker getoond, met een lijst met bestanden die de gebruiker mogelijk wil bijvoegen. Deze bestanden worden gerangschikt op basis van hoe relevant ze zijn.
4. Het systeem gebruikt de intentie van de gebruiker om het zoeken naar bestanden te verfijnen.
5. Het intentiemodel gebruikt twee andere methoden (een inbeddingsmodel en een N-grammodel) en enkele beperkte startquery's om de bedoeling te achterhalen.
6. Het systeem rangschikt vervolgens de bestanden op basis van hoe relevant ze zijn voor de bedoeling.
7. De gebruiker kan vervolgens een of meer bestanden uit de lijst kiezen om aan zijn document toe te voegen.

Zoals we eerder vermeldden, kan Outlook het beste gebruik maken van deze nieuwe technologie door gebruikers automatische bestandsbijlagen voor te stellen in hun e-mails.

Het kan echter verder gaan dan Outlook: OneDrive, Microsoft Teams of een andere mailapp buiten Microsoft kunnen er potentieel gebruik van maken. Als geheel kan de technologie een game-changer zijn, omdat het de tijd en werklast bij het verzenden van e-mails aanzienlijk kan verminderen.

Hoewel we niet weten of Microsoft deze technologie zal vrijgeven, is het patent een goed teken van waar het heen gaat als het gaat om bestandsbeheer.