Hoe u uw vergaderruimtesysteem koppelt aan Microsoft Teams

De pandemie heeft bedrijven over de hele wereld ertoe aangezet zich aan te passen aan een online werkomgeving. Naarmate steeds meer mensen op afstand gingen werken, groeide ook de vraag naar onlinevergaderingen.

Als gevolg hiervan begonnen bedrijven zoals Microsoft zich te concentreren op het verbeteren en uitbreiden van de functies van hun vergaderdiensten.

Ze ontwikkelden, vernieuwden en voegden nieuwe wijzigingen toe aan Microsoft Teams, in hun streven om er de beste online vergadertool van te maken.

Het gebruik van MS Teams is eenvoudig, maar om echt te profiteren van al zijn tools en maatwerk, is een bedrijf van plan het vast te houden enorme vergaderingen moeten ervoor zorgen dat u gemakkelijk kunt deelnemen aan vergaderingen, ongeacht het type vergaderruimtesysteem dat u gebruikt.

Gebruik vergaderruimtehardware

Als u deel uitmaakt van een organisatie met duizenden werknemers verspreid over de hele wereld, zijn regelmatige ontmoetingen met het team van cruciaal belang om contact te houden.

Organisaties moeten het voor werknemers op kantoor gemakkelijk maken om collega’s te ontmoeten die vanuit huis werken.

Kantoren die ideaal zijn ingericht om een ​​hybride personeelsbestand te huisvesten, zorgen ervoor dat er voldoende videovergaderruimtes zijn voor het houden van online vergaderingen.

Boardrooms en huddle rooms moeten zijn uitgerust met apparatuur die een duidelijke en beknopte samenwerking tussen collega's en gasten mogelijk maakt.

Naast het videosysteem hebben vergaderruimten hoogwaardige microfoons, een bedieningsapparaat, displays en tafels of bureaus en stoelen nodig.

Hoe koppel ik een vergaderruimtesysteem aan MS Teams?

1. Sluit uw fysieke apparatuur aan

Het eerste dat u moet doen bij het creëren van een vergaderruimte voor uw bedrijf, is ervoor zorgen dat u over alle benodigde hardware beschikt.

Er is een centrale eenheid nodig die als console fungeert en die u gebruikt om alle andere randapparatuur die nodig is voor de kamer aan te sluiten.

De centrale eenheid moet een tablet of iets anders hebben touchscreen-apparaat daaraan verbonden, dat zal dienen als commandocentrum.

Een Ethernet-verbinding wordt ook aanbevolen om ervoor te zorgen dat er voldoende bandbreedte is voor het delen van video en scherm.

Het aansluiten van de beeldscherm-tv's, de microfoons en de andere randapparatuur kan via kabels (HDMI is de beste keuze) of draadloos als de apparaten dit ondersteunen.

Om toegang te krijgen tot Microsoft 365-services hebben alle apparaten nu dynamische IP-adressen nodig in plaats van statische IP-adressen totdat de initiële configuratie is voltooid.

2. Zorg ervoor dat alle medewerkers en gasten verbinding kunnen maken met Microsoft Teams-vergaderingen

Niet alle deelnemers zitten achter een computer wanneer ze deelnemen aan een Microsoft Teams-vergadering. Voor de beste vergaderervaring zullen collega's op kantoor waarschijnlijk willen deelnemen vanuit een speciale videovergaderruimte.

Externe gasten kunnen ook deelnemen vanaf hun eigen videosystemen. Om ervoor te zorgen dat iedereen vanaf elk apparaat kan deelnemen aan een Microsoft Teams-vergadering, is een Cloud Video Interoperability-oplossing nodig.

Met Certified Cloud Video Interop (CVI)-oplossingen voor Microsoft Teams kan iedereen veilig deelnemen aan de vergadering, ongeacht welk apparaat ze gebruiken.

3. Hoe u een CVI-oplossing van derden kunt gebruiken

Deelnemers aan de vergadering kunnen eenvoudig een CVI-oplossing gebruiken om verbinding te maken met een Microsoft Teams-gesprek.

Met Pexip kunnen alle op standaarden gebaseerde videoconferentiesystemen op SIP en H.323 naadloos verbinding maken met Microsoft Teams-vergaderingen. Deelnemers hoeven alleen maar de onderstaande stappen te volgen:

3.1. Met behulp van een afstandsbediening of touchscreen

Wanneer u de afstandsbediening of het touchscreen van de VTC gebruikt, kunt u inbellen bij de vergadering via een virtuele receptie of door direct het vergaderadres te bellen.

3.2.Inbellen via de Virtuele Receptie

1. Zoek het adres op in de uitnodiging voor de vergadering en voer het in via de afstandsbediening/touchscreen. Meestal is het adres vergelijkbaar met [e-mailadres beveiligd].
2. Voer de Conferentie-ID op het VTC-systeem.
3. Indien de VTC op de Pexip Dienst geregistreerd is onder hetzelfde bedrijf als de CVI Dienst voor MS Teams of een vertrouwd apparaat, wordt deze automatisch toegelaten tot de vergadering.
4. Als dit niet het geval is, wordt het in een Teams-lobby geplaatst, wachtend om te worden toegelaten.

3.3. Direct het adres bellen

1. Open de uitnodiging en klik op de Alternatieve VTC-kiesinstructies koppeling.
2. Voer het adres in dat u vindt onder Sluit u direct aan.
3. Indien de VTC op de Pexip Dienst geregistreerd is onder hetzelfde bedrijf als de CVI Dienst voor MS Teams of een vertrouwd apparaat, wordt deze automatisch toegelaten tot de vergadering.
4. Als dit niet het geval is, wordt het in een Teams-lobby geplaatst, wachtend om te worden toegelaten.
   

4. Met behulp van de mobiele Pexip-app

De gebruiker moet de mobiele Pexip-app downloaden en installeren en de app toestaan ​​de agenda te lezen die wordt gebruikt voor Teams-uitnodigingen. Zien Het downloaden van de apps voor meer informatie.

Wanneer u de mobiele Pexip-app gebruikt om deel te nemen aan een Teams-vergadering met een VTC, kunt u deelnemen vanuit een lijst met VTC's of gebruikmaken van het scannen van QR-codes.

4.1. Deelnemen vanuit een lijst met VTC's

Voor deze opties is een actief eindpuntabonnement vereist als uw organisatie deze heeft geïmplementeerd.

1. Open de mobiele Pexip-app op uw telefoon.
2. Ga naar de Vergaderingen tabblad en selecteer uw Teams-vergadering.
3. Kiezen Video systeem en selecteer de VTC die u wilt gebruiken.
4. Beantwoord de inkomende oproep naar uw VTC-kamer op het touchpanel of de afstandsbediening.

4.2. Een QR-code scannen

Voor deze optie is een actief Pexip-eindpuntabonnement vereist. Als uw organisatie QR-codes heeft ingevoerd om deel te nemen aan videovergaderingen, raadpleegt u Gebruik uw smartphone om deel te nemen aan videovergaderingen met MeetingConnect voor instructies over hoe u kunt deelnemen aan de vergadering.

5. Vergaderruimtemodus

De vergaderruimtemodus (MRM) is een eenvoudige manier om met één klik deel te nemen aan geplande videovergaderingen. Het werkt door uw videoconferentie-units te integreren met de mobiele Pexip-app (die op een gedeeld mobiel apparaat draait) en het bestaande agenda-/kamerboekingssysteem van uw bedrijf.

Zien Installatiehandleiding voor vergaderruimtemodus (MRM). voor meer informatie.

De eenvoudigste manier om lid te worden van een VMR (uw eigen kamer, of een kamer die door iemand anders wordt gehost) is door naar een Pexip-kameruitnodigingslink te gaan.

U kunt ook deelnemen via een afstandsbediening of touchscreen-apparaat:

1. Download en installeer Pexip.
2. Open de Agenda-uitnodiging.
3. Voer het adres in dat u vindt onder Direct deelnemen.
4. Selecteer anders de deelnameopties.
5. Open de uitnodiging en klik op de link Alternatieve VTC-belinstructies.
6. Als de VTC is geregistreerd op de Pexip-service onder hetzelfde bedrijf als de CVI-service voor MS Teams of een vertrouwd apparaat is, wordt deze automatisch toegelaten tot de vergadering.
7. Als dit niet het geval is, wordt het in een Teams-lobby geplaatst, wachtend om te worden toegelaten.

Microsoft Teams krijgt constante ondersteuning

Microsoft heeft een enorme hoeveelheid middelen en tijd besteed aan de ontwikkeling van Teams. Op dit moment komen ze nog steeds met nieuwe functies.

Eén van de prioriteiten van het bedrijf is veiligheid. Omdat veel grote organisaties voor hun conferenties en vergaderingen afhankelijk zijn van MS Teams, is het risico op datalekken groot. Daarom is het belangrijk dat u de oplossingen van derden vertrouwt die in MS Teams zijn geïntegreerd.

De gigant uit Redmond rolt wekelijkse beveiligingsupdates uit om mogelijke datalekken te stoppen. Naast de beveiligingsupdates voegen ze ook nieuwe functies toe die uw ervaring met de software zullen verbeteren.

Zo kunt u een vergaderruimtesysteem opzetten en koppel het aan Microsoft Teams. We hebben alle stappen en procedures opgenomen die moeten worden gevolgd.

Laat een reactie achter in het onderstaande gedeelte en vertel ons wat u van het artikel vindt, of deel andere feedback over het onderwerp.