Hoe kunt u vergaderingen automatisch accepteren of weigeren in Outlook?

Neem de volledige controle over uw Outlook-afspraken

Als u vaak uitnodigingen voor vergaderingen moet accepteren of weigeren, maar dit niet graag handmatig doet, kunt u instellen dat deze automatisch worden geaccepteerd of afgewezen.

Dit zal u helpen een overzichtelijk vergaderschema op te stellen en afleiding te minimaliseren, zodat u zich kunt concentreren op wat belangrijk is.

In deze handleiding verkennen we gedetailleerde stappen om inkomende vergaderverzoeken in Outlook automatisch te accepteren of te weigeren, zodat er tijdig een antwoord naar de organisator van de vergadering wordt verzonden.

Hoe accepteer ik automatisch een vergadering zonder een antwoord te sturen in Outlook?

1. druk de ramen sleutel type vooruitzichten en klik Open.
instagram story viewer
2. Ga in het hoofdvenster van Outlook naar het Bestand tabblad.
3. Selecteer Opties openen Outlook-opties.
4. Ga naar Kalender vanuit het linkerdeelvenster, zoek Automatisch accepteren of weigeren, klik vervolgens op de Automatisch accepteren/weigeren knop.
5. Op de Automatisch accepteren of weigeren venster, plaats een vinkje naast om een ​​vergadering te accepteren Accepteer automatisch vergaderverzoeken en verwijder geannuleerde vergaderingen en klik OK.
6. Vervolgens op de Outlook-opties raam, Kalender paneel, lokaliseren Kalender opties en selecteer Aanvaarden voor de Gebruik dit antwoord bij het voorstellen van een nieuwe vergadertijd keuze.
7. Klik OK en start Outlook opnieuw om de wijzigingen op te slaan.

Als u Outlook 2010 of een oudere versie gebruikt, zoekt u naar de Resourceplanning optie in plaats van Automatisch accepteren of weigeren. Klik op de Resourceplanning knop om de Automatisch accepteren of weigeren vensteren wijzig de instellingen voor vergaderverzoeken in Outlook.

Hoe accepteer ik automatisch vergaderingen met een reactie in Outlook?

1. Door een regel te stellen

1. Launch Vooruitzichten en ga naar de Thuis tabblad.
2. Klik Reglementen selecteer vervolgens Beheer regels en waarschuwingen uit de vervolgkeuzelijst.
3. Klik Nieuwe regel.
4. Op de Regelswizard dialoogvenster, selecteer Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik Volgende.
5. Selecteer op de volgende pagina dat is een uitnodiging of update voor een vergadering en klik Volgende.
6. Van de Stap 1 vak, selecteren antwoord met behulp van een specifiek sjabloon, ga dan naar de Stap 2 vak en klik op de specifiek sjabloon hyperlink.
7. Op Selecteer een antwoordsjabloon raam, voor Kijk in, kiezen Standaard sjabloon of Gebruikerssjablonen in bestandssysteem; In het onderstaande vak ziet u het sjabloon voor het antwoord op de vergadering. Als er meerdere opties zijn, kies er dan één en klik Open.
8. Klik Volgende, dan klikken Volgende.
9. Geef nu de regel een naam en klik erop Finish.

Je kunt ook selecteren Maak deze regel voor alle accounts om de uitnodiging voor de vergadering automatisch te accepteren op al uw e-mailadressen in Outlook.

2. Door een VBA-script uit te voeren

Eerst moet u het script in VBA opslaan; volg daarvoor deze stappen:

1. Druk in het Outlook-venster op Alt + F11 om de te openen Visual Basic-applicatie (VBA) voor Outlook.
2. Ga naar Invoegenen selecteer vervolgens Module.
3. Wanneer de nieuwe module wordt geopend, kopieert en plakt u het volgende script om de uitnodigingen voor vergaderingen in Outlook automatisch te accepteren en drukt u op Ctrl + S om het op te slaan:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Zodra je het script in VBA hebt, moet je het uitvoeren; volg deze stappen om dat te doen:

1. Ga naar het Outlook-venster en ga naar het Ontwikkelaars tabblad.
2. Selecteer Macro'sen kies in de vervolgkeuzelijst de macro's die u hebt gemaakt om deze uit te voeren.

Voordat u VBA-scripts in Outlook gebruikt, maakt u een back-up van uw gegevens en configuratie-instellingen en test u het script altijd op kleine schaal voordat u het voor de hele mailbox uitvoert.

Automatisch reageren op uitnodigingen voor vergaderingen in Outlook bespaart u tijd. Het is een probleemloze manier om de organisator van de vergadering op de hoogte te stellen van uw aanwezigheid. Echter altijd controleer het vergaderverzoek om uw mededeelnemers te kennen om ervoor te zorgen dat u op één lijn zit met de deelnemers op de agenda van de vergadering.

Lees meer over dit onderwerp

• Phishing-e-mails rapporteren in Outlook
• Hoe u snel de standaardbrowser in Outlook kunt wijzigen
• Hoe u uw e-mails van Hotmail naar Outlook kunt migreren
• 4 manieren om een ​​contactgroep of distributielijst te delen in Outlook
• Hoe u meerdere Outlook-vensters opent op Windows 11

Hoe kan ik automatisch vergaderingen weigeren in Outlook?

1. Gebruik Outlook-opties om alle uitnodigingen voor vergaderingen te weigeren

1. Start Outlook en ga naar het Bestand tabblad.
2. Selecteer Opties openen Outlook-opties.
3. Ga naar Kalender, bevind zich Automatisch accepteren of weigeren & Klik op de Automatisch accepteren/weigeren knop.
4. Selecteer Wijs automatisch vergaderverzoeken af ​​die conflicteren met een bestaande afspraak of vergadering om een ​​vergadering te weigeren.
5. Selecteer vervolgens Afwijzen voor de Gebruik dit antwoord bij het voorstellen van een nieuwe vergadertijd optie onder Agendaopties en klik op OK.
6. Start Outlook opnieuw om de wijzigingen op te slaan.

2. Stel een regel in om uitnodigingen voor vergaderingen van een specifiek e-mailadres te weigeren

Eerst moet u een antwoord aanmaken en de sjabloon opslaan om de vergadering af te wijzen; volg daarvoor deze stappen:

1. Ga in het hoofdvenster van Outlook naar Kalender en selecteer Nieuwe bijeenkomst.
2. In de Ontmoeting Voer in het venster de tekst in die u wilt verzenden om een ​​uitnodiging voor een vergadering te weigeren en ga naar de Bestand tabblad.
3. Klik nu Opslaan als.
4. Op de Opslaan als raam, voor Opslaan als type, selecteer Outlook-sjabloon (.oft)en voer voor de Bestandsnaam een ​​naam in en klik Redden.

Nu u over een aangepast sjabloon beschikt, kunnen we een regel maken om de vergadering te weigeren.

1. Start Outlook en ga naar het Thuis tabblad.
2. Klik Reglement, kies dan Beheer regels en waarschuwingen uit de vervolgkeuzelijst.
3. Op de Regels en waarschuwingen venster, selecteer Nieuwe regel.
4. Op de Regelswizard dialoogvenster, selecteer Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik Volgende.
5. Van de Stap 1 vak, Selecteer de van mensen of een openbare groep optie, ga dan naar Stap 2en klik de mensen of de publieke groep hyperlink.
6. Het opent de Regel adres raam; selecteer de gebruikersnaam waarvan u de uitnodiging voor de vergadering wilt weigeren, klik op Van, en dan OK.
7. Selecteer nu dat is een uitnodiging of update voor een vergadering en klik Volgende.
8. Kies op de volgende pagina de antwoord met behulp van een specifiek sjabloon optie uit de Stap 1 doos en binnen Stap 2, Klik op de specifiek sjabloon hyperlink.
9. Op Selecteer een antwoordsjabloon raam, voor Kijk in, kiezen Gebruikerssjablonen in bestandssysteem; In het onderstaande vak ziet u het sjabloon voor het antwoord op de vergadering. Selecteer degene die u hebt gemaakt en klik Open.
10. Klik Volgende, dan klikken Volgende.
11. Geef nu de regel een naam en klik Finish.

Selecteer Maak deze regel voor alle accounts als u automatisch wilt reageren op vergaderverzoeken in het andere e-mailadres rekeningen.

3. Gebruik een VBA-script om meerdere uitnodigingen voor vergaderingen af ​​te wijzen

Eerst moet u het script toevoegen en opslaan in VBA. Zo kunt u dat als volgt doen:

1. Start Outlook en druk in het hoofdvenster op Alt + F11 om VBA te openen.
2. Ga naar Invoegenen klik Module.
3. Kopieer en plak het volgende script om het vergaderverzoek in de module te verwijderen en druk op Ctrl + S om het op te slaan:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Nu u het script hebt opgeslagen, sluit u het VBA-venster. Volg deze stappen om het script uit te voeren:

1. Selecteer in het Outlook-venster de uitnodigingen voor de vergadering die u wilt weigeren en druk vervolgens op Alt + F8.
2. Je krijgt de Macro's venster, selecteer de Decline_Requests module en klik Loop.
3. Voer in het volgende venster het aantal weigeringen in en klik OK. Vul hier het aantal vergaderverzoeken in dat u heeft geselecteerd.

Als u op hetzelfde tijdstip niet beschikbaar bent, zal het script de vergadering automatisch weigeren, maar het e-mailbericht niet uit Outlook verwijderen. stuur de uitnodiging voor de vergadering door aan iemand die namens u de bijeenkomst bijwoont.

Om heen en weer e-mails over de vergaderlogistiek te vermijden, kunt u dat ook doen gebruik Bcc om de persoon aan de vergadering toe te voegen.

Het automatiseren van de reactie op een uitnodiging voor een vergadering kan uw planningsefficiëntie vergroten doordat u weet welke tijdvakken vrij zijn, waardoor uw workflow wordt gestroomlijnd.

Vertel ons in het opmerkingengedeelte hieronder hoe het automatisch reageren op het vergaderverzoek u heeft geholpen.