Vind je e-mails sneller terug met de zoekmappen in Outlook
- Als u op zoek bent naar een flexibele manier om berichten in uw e-mail op te slaan en te ordenen, kunt u in Outlook zoekmappen maken en gebruiken.
- Zoeken in Outlook is een krachtig hulpmiddel en u kunt gemakkelijk verdwalen in de diepte van de functionaliteit, van standaardzoekopdrachten tot aangepaste zoekopdrachten.
- In dit artikel wordt uitgelegd hoe u uw zoekopdracht in Outlook kunt verfijnen met behulp van zoekmappen.
Je weet hoe de CTRL + F combo de perfecte zoekfunctie in documenten maakt? Stel je nu hetzelfde voor in Outlook. Zoeken in mappen is best handig in Outlook, maar niet veel mensen erkennen dat het bestaat of hoe het moet worden ingesteld.
We weten hoe belangrijk het is en hoe het je e-mailproductiviteit kan verbeteren, dus hier is hoe je het aanpakt.
Waarom kan ik niet in mijn Outlook-mappen zoeken?
Als je een belangrijke e-mail hebt ontvangen en sindsdien dingen in je e-mail hebt verplaatst, kan het moeilijk zijn om te achterhalen in welke map deze zich bevindt.
U moet een zoekopdracht uitvoeren in uw mappen om het te vinden. Maar wat gebeurt er als uw zoekfunctie niet werkt in uw Outlook-mappen?
Wat zou de reden kunnen zijn? Hieronder gaan we in op enkele mogelijke oorzaken:
- Onjuiste/uitgeschakelde indexering - Indexering wijst uw Outlook-mappen een bepaalde volgorde toe zodat de zoekopdracht snel resultaten kan opleveren. Indien niet ingeschakeld, kunnen de zoekresultaten niet worden gegenereerd.
- Verouderde Outlook-app – Als de Zoeken in Outlook werkt niet, gebruikt u mogelijk een verouderde versie van het programma.
- Corrupte zoekindex - De zoekindex bevat een database van uw Outlook-mappen en wordt omvangrijker met meer e-mails. Na verloop van tijd kan het corrupt worden en helemaal niet meer werken.
- Verkeerde configuratie - Als u uw Outlook-e-mail niet hebt geconfigureerd om naar mappen te zoeken of zoekfilters in te stellen, is het onmogelijk dat uw zoekresultaten afdoende zijn.
- Corrupte toepassing - Het is ook mogelijk dat uw Outlook-toepassing beschadigd raakt. Dit kan te wijten zijn aan corrupte registervermeldingen of een invasie van malware.
Nu u weet waarom zoeken in uw e-mailmappen soms mislukt, kunt u met deze snelle stappen als volgt uw e-mails in mappen ordenen.
Hoe kan ik een map op naam zoeken in Outlook?
1. Standaard zoekmap
- Start uw Outlook-app.
- Klik op de Bestand menu en selecteer vervolgens Opties.
- In de Outlook-opties dialoogvenster, klik op Zoekopdracht.
- Onder Resultaten, selecteer je huidige map of alle mailboxen als je meerdere e-mailprofielen hebt en klik vervolgens op OK.
Outlook heeft een ingebouwde zoekmap die vooraf voor u is geconfigureerd. Het enige probleem met deze vooraf gedefinieerde opties is dat ze u kunnen dwingen om te zoeken in mappen waarin u niet bent geïnteresseerd, wat veel tijd kost.
Dit geldt met name als u veel e-mailberichten ontvangt, of a map is verdwenen uit uw Outlook mail. Bovendien, als je dat niet kunt zoek een e-mail in de maplocatie in Outlook, het zal een moeizaam proces zijn.
Een meer gestructureerde manier om e-mails te doorzoeken is door een aangepaste map te maken. U kunt voor elke zoekopdracht een aparte map maken en zoveel mappen als u wilt, elk met verschillende zoekopties.
2. Maak een aangepaste zoekmap
- Start uw Outlook-app.
- Klik op de Mail pictogram in de linkerbenedenhoek.
- Navigeer naar de Map tabblad in het bovenste menu, selecteer Nieuwe zoekmap.
- In de Nieuwe zoekmap dialoogvenster dat wordt geopend, selecteert u Maak een aangepaste zoekmap, geef een naam op voor uw zoekmap en klik op OK.
- Klik op Kiezen onder Zoekmap aanpassen om de zoekcriteria op te geven.
- In de Dialoogvenster Mapcriteria zoeken, navigeer naar elk tabblad, selecteer de relevante items waarvoor u voorwaarden wilt instellen en druk vervolgens op OK.
- Om te zoeken, keert u terug naar uw Outlook-zoekmappen en selecteert u degene die u hebt gemaakt.
- Hoe de agenda's van Outlook geselecteerd te houden
- Hoe voltooide taken in Outlook te verbergen
- Hoe een map te vinden die ik per ongeluk in Outlook heb verplaatst
Soms bent u misschien op zoek naar een specifiek type e-mail of een individueel bericht. En hoewel de vooraf ingestelde zoekmap deze zoekopdrachten nog steeds kan oproepen, kunnen ze tijdrovend zijn.
Daarom hebt u aangepaste zoekmappen in Outlook nodig om uw zoekresultaten te verfijnen tot een specifieke e-mailmap. Als u bijvoorbeeld alle e-mails van een specifieke persoon wilt vinden, maakt u een zoekmap voor hen en filtert u uw berichten op die e-mailmap.
U kunt op één plek berichten verzamelen die voldoen aan bepaalde zoekmapcriteria. Bovendien kunt u, als u klaar bent, altijd de virtuele mappen verwijderen door met de rechtermuisknop op zoekmappen te klikken en ze te verwijderen.
Dus zo gebruik je zoekmappen in Outlook. Hopelijk helpen ze je om je tijd en je ongelezen e-mail in te delen op een manier die voor jou het beste werkt.
Uit ons eigen onderzoek kunnen dit soort mappen efficiënter zijn dan de zoekbalk in Outlook. Of u nu de ingebouwde of aangepaste zoekmap gebruikt, u kunt uzelf tijd besparen bij het zoeken naar e-mails. Het is de perfecte tool om op de hoogte te blijven van je inbox.
Als Outlook niet jouw ding is, hebben we een lijst met aanbevelingen van experts andere e-mailclients om uw productiviteit te verhogen.
Zoals altijd, als u vragen of suggesties voor dit artikel heeft, kunt u hieronder een reactie achterlaten.
