Een kanaal e-mailen in Microsoft Teams op Windows 11 of 10

Microsoft Teams is zo'n app die een revolutie teweegbracht in het concept van online communicatie tussen teams. Hoewel het concept vaker voorkomt in de professionele wereld, is het na de pandemie ook populair geworden in persoonlijke communicatie. De Teams-app bleek echter nuttiger voor bedrijven, vooral tijdens het Covid-19-pandemiescenario, waarbij mensen gedwongen werden thuis te werken.

De app won aan populariteit ten opzichte van zijn concurrenten, dankzij enkele van zijn handige functies die professionals helpen hun productiviteit en communicatie te verhogen door middel van soepele online samenwerking. Hoewel het beschikt over een reeks belangrijke functies die teams helpen om verbinding te maken, te communiceren, documenten te verzenden en te delen met en fro gemakkelijk, het komt ook met een verborgen functie zoals de optie om een ​​kanaal te e-mailen in Microsoft Teams op je Windows 11/10 pc. De e-mail kan in één keer naar het hele kanaal worden verzonden, rechtstreeks naar de Teams-chat en de e-mail kan bestanden, mappen en andere bijlagen bevatten. Dit maakt het voor de medewerkers gemakkelijker om op één plek verbinding te maken met de hele afdeling en ook met teams en projecten in een groep te bespreken.

Dit bericht behandelt de details over het e-mailen van een kanaal in Microsoft Teams op uw Windows 11/10-pc en hoe nuttig dit is voor uw organisatie.

Alles wat u moet weten over Microsoft Teams

Zoals hierboven besproken, is Microsoft Teams een communicatieplatform waarmee medewerkers van een organisatie op één plek, online, kunnen samenwerken. Van videoconferenties of webinars tot vergaderen, bellen, chatten of bestanden delen, het ondersteunt alle teams om soepel en natuurlijk te werken. Het helpt je niet alleen om verbinding te maken met collega's binnen de organisatie, maar ook met klanten daarbuiten.

Het beste van de Teams-app is dat het organisaties helpt om al hun belangrijke aspecten te beheren op één platform dat een gedeelde omgeving voor iedereen mogelijk maakt. Bovendien helpt de Teams-app, met de groeiende cultuur van werken op afstand, werknemers om vanaf elke locatie over de hele wereld en vanaf elk apparaat te werken. Hoewel ze videoconferenties kunnen houden om samen te werken aan een project, krijgen ze ook de mogelijkheid om gemakkelijk te chatten, documenten te bewerken en zelfs bestanden te delen.

Daarom stroomlijnt de Microsoft Teams-app niet alleen de online teamvergadering voor bedrijven en verbeterde vergaderfuncties, maar het verbetert ook de productiviteit en mobiliteit van het bedrijf met zijn soepele integratiefunctie met andere Microsoft of derden toepassingen. Bovendien biedt de app volledige beveiliging van je gesprekken en bestanden, is hij stabiel en betrouwbaar tijdens het bellen en werkt hij zelfs perfect voor de eerstelijnswerkers.

Dat gezegd hebbende, het wordt geleverd met een aantal uiterst handige functies en een daarvan is de optie om e-mails in één keer rechtstreeks naar het hele team te sturen. Laten we eens kijken naar enkele van zijn speciale e-mailfuncties.

Wat is exclusief aan de e-mailfunctie van Microsoft Teams

Zoals eerder besproken, helpt de Teams-app je niet alleen om belangrijke documenten en discussies te delen tussen groepen of individuen, het stelt u ook in staat om e-mails met bestanden en andere bijlagen te verzenden tijdens een Teams gesprek. Hoewel online teamcommunicatie een lange weg heeft afgelegd met andere geavanceerde functies, blijft e-mail nog steeds net zo belangrijk als vroeger. Daarom heeft Microsoft ervoor gezorgd dat ze de e-mailfunctie voor teams behouden, terwijl ze naast de andere functies ook de andere functies kunnen gebruiken.

Microsoft is zelfs bezig om het verplaatsen van gesprekken van e-mail naar Teams gemakkelijker te maken.

Hiervoor heeft de techgigant de nieuwe feature geïntroduceerd waarmee Windows-gebruikers in één keer een heel Team-kanaal kunnen e-mailen. Daarnaast ondersteunt het ook het ophangen van vlaggen, het opmaken van teksten en het toevoegen van bijlagen die een bedrijf nodig heeft om te functioneren.

Voordat u echter een e-mail naar een kanaal in Teams kunt sturen, moet u deze functie in de app hebben ingeschakeld. Laten we eens kijken hoe:

E-mailintegratie inschakelen in Microsoft Teams

Als u deze functie inschakelt, kunt u e-mails verzenden met het e-mailadres naar een specifiek kanaal in de Teams-app. Het beste van alles is dat je deze functie kunt gebruiken om elk kanaal van een specifiek team dat de eigenaar is te e-mailen. Ga als volgt te werk om de functie voor e-mailintegratie in de Teams-app in te schakelen:

*Opmerking - Dit voor de gebruikers die toegang hebben tot de Microsoft Teams-beheercentrum.

Stap 1: Start de Microsoft Teams-beheercentrum.

Stap 2: Navigeer naar de vierkante stippen (menu) in de linkerbovenhoek van het deelvenster.

Stap 3: Selecteer nu uit de lijst Instellingen voor de hele organisatie.

Stap 4: Ga vervolgens naar de rechterkant van het venster, scrol omlaag en onder de E-mailintegratie sectie, schakel de optie in - Gebruikers toestaan ​​e-mails te verzenden naar een kanaal-e-mailadres.

Als u klaar bent, kunt u nu e-mails verzenden naar kanalen in de Teams-app.

Kanaal-e-mails verzenden in Microsoft Teams

Nu je weet van deze geweldige functie die tot nu toe verborgen was, volg je de onderstaande instructies om e-mails naar kanalen in je Teams-app te kunnen sturen:

Stap 1: In de teams app, navigeer naar het specifieke kanaal waarnaar u de e-mail wilt verzenden.

Stap 2: Nu, aan de linkerkant van het scherm, onder Uw teams sectie, klik op de drie horizontale stippen (…) naast Algemeen en selecteer E-mailadres ophalen.

Je kunt nu je e-mail naar het kanaal sturen.

*Opmerking - U kunt ook de onderstaande instructies volgen om een ​​e-mail naar een bepaald kanaal te sturen:

Stap 1: Lanceer je teams app en identificeer het teamkanaal waarmee u uw e-mail wilt delen.

*Opmerking - Elk kanaal krijgt zijn eigen e-mailadres toegewezen, dus klik met de rechtermuisknop op het gewenste kanaal en kopieer het e-mailadres dat u ziet.

Stap 2: Volgende, open Microsoft Outlook en je kunt nu ofwel naar een eerder bericht gaan dat je al hebt geschreven en opgeslagen in concept, of gewoon een nieuw bericht schrijven.

Ga nu naar de "Tot” veld en plak de e-mail die je hebt gekopieerd in Stap 1. Als u klaar bent, drukt u op de verzendknop, net zoals u zou doen voor een normale e-mail in een andere e-mailapp.

*Opmerking -  De bijlagen in de e-mail worden automatisch geüpload en opgeslagen in een map met de naam E-mailberichten in de Bestanden tabblad. Als de map er standaard niet is, wordt de teams app maakt het om de e-mails en de bijlagen op te slaan.

Deze bestanden kunnen direct in de. worden geopend en bewerkt teams app of in andere desktop-apps of Deel punt, enzovoort. Het stelt je ook in staat om metadata aan deze bestanden toe te voegen, ze te synchroniseren en meer. Zodra u echter begint met het bewerken van deze bestanden, worden dit nieuwe kopieën van de daadwerkelijke bijlagen en daarom worden eventuele wijzigingen in deze bestanden niet toegevoegd aan de originele bijlagen in de e-mail. Dit zijn dus aparte exemplaren.

Zo kun je een kanaal rechtstreeks e-mailen op je teams app, in plaats van handmatig een e-mail naar elk teamlid afzonderlijk te sturen. Op deze manier verklein je de kans op fouten en zorg je er ook voor dat iedereen van het specifieke team van het kanaal in de e-mail wordt opgenomen en niemand wordt buitengesloten.

Wat Outlook hier doet, is dat het standaard de e-mailadressen opslaat met de e-mailadressen waarmee u hebt gecommuniceerd. Dit is net als wanneer u een e-mailadres in het veld "aan" in een normale e-mail typt en de suggesties automatisch worden ingevuld. Dit betekent dat de app automatisch alle e-mailadressen onthoudt als je een e-mail naar een kanaal stuurt voor toekomstig gemak.

Dus als je in de toekomst een e-mail naar hetzelfde kanaal wilt sturen, kun je kiezen uit de opgeslagen e-mail adressen in het veld "Aan" en het verschijnt automatisch en zo maakt Microsoft het leven gemakkelijker voor jij.

E-mails openen in het Microsoft Teams-kanaal

Nadat u de e-mail naar het specifieke kanaal van een team in de Microsoft Teams-app hebt verzonden, hebben de mensen die de e-mail ontvangen meerdere manieren om de e-mail te openen en te bekijken.

• Ze kunnen de e-mail rechtstreeks in de Teams-app openen en lezen. Op deze manier hoeven ontvangers geen aparte app te openen om de e-mail te bekijken of te downloaden, waardoor de algehele ervaring zeer eenvoudig en soepel verloopt.
• Ontvangers van het kanaal hebben de mogelijkheid om de daadwerkelijke e-mail te downloaden en deze zelfs in de Outlook Mail-app te openen en te lezen.
• Als alternatief kan het team dat de e-mail ontvangt ook klikken om de bijlage te openen en te downloaden en deze vervolgens bekijken.

Dit helpt je niet alleen om gemakkelijk e-mails naar een specifiek kanaal in de Teams-app te sturen, maar maakt het ook gemakkelijker voor de ontvangers in het kanaal.

Hoe de berichten op het kanaal te beperken met behulp van de e-mail

Als u de teambeheerder bent, kunt u bepalen wie met dit e-mailadres (het e-mailadres van het kanaal) naar het Microsoft Team kan posten. Ga als volgt te werk om de berichten op het kanaal te beperken met behulp van de e-mail:

Stap 1: Open de Microsoft Teams app en navigeer vervolgens naar het kanaal dat u wilt bedienen.

Stap 2: Klik vervolgens aan de linkerkant van het paneel op de drie horizontale stippen (…) en klik vervolgens op Geavanceerde instellingen.

Stap 3: Nu, onder de E-mailadres ophalen sectie, selecteer de optie – Iedereen kan e-mails naar dit adres sturen.

Zo kun je bepalen wie op het kanaal kan posten met dit e-mailadres.

De e-mail van het kanaal beantwoorden

Zodra de e-mail is ontvangen in het kanaal in de Teams-app, kunnen de leden van het team nu hierover een gesprek voeren, verbinding maken met bestanden met betrekking tot de e-mailkwestie, tag collega's of andere kanalen om ze in de discussie op te nemen, deel documenten, memes, GIF's en nog veel meer meer.

Als u echter op het bericht reageert, blijft het binnen de teams en wordt het niet verzonden als antwoord op de oorspronkelijke e-mail. Dus als u de oorspronkelijke e-mail probeert te beantwoorden, toont Teams een herinnering met de tekst: "dit gesprek is op geen enkele manier verbonden met de e-mailthread die aan deze e-mail is gekoppeld.”