Microsoft 365 om u te waarschuwen voor het verzenden van ongepaste e-mails

Microsoft 365-nalevingscentrum zal naar verwachting binnenkort een upgrade ontvangen die de tijd die nodig is om inbreuken op het communicatiebeleid van het bedrijf te identificeren drastisch zal verkorten.

De nieuwe functie heeft de mogelijkheid om berichten te controleren op ongepaste inhoud - als een werknemer een beledigend bericht verzendt of een die het privacy- of intimidatiebeleid van hun bedrijf schendt, zal Microsoft dit markeren voor supervisors onmiddellijk.

Met de nieuwe functie, die momenteel in ontwikkeling is, kunnen organisaties de tijd die nodig is om ongepaste e-mails te beoordelen, verkorten. Het vermindert de onderzoekstijd tot minder dan een uur, waardoor het bedrijf kan reageren op nalevingswaarschuwingen.

Bewaking van medewerkers

Veel bedrijven houden de manier waarop werknemers met elkaar omgaan al in de gaten via e-mail- en communicatiesoftware. Nu geeft het Microsoft-team die bedrijven een krachtiger hulpmiddel om dit te doen: het kan managers waarschuwen wanneer ze ongepaste berichten tussen werknemers ontdekken.

Sommigen beschouwen dit soort activiteiten als een inbreuk op de privacy, maar het wordt gerechtvaardigd door de noodzaak om cybercriminelen te achtervolgen en gegevensexfiltratie door kwaadwillende insiders te voorkomen.

Hoewel het communicatiebeleid van het kantoor bedoeld is om te voorkomen dat werknemers elkaars privacy schenden, kan bedrijfssoftware op een pesterige of intimiderende manier worden gebruikt.

Microsoft 365-bewaking

Microsoft 365-upgrade wordt geleverd met een dashboard dat het aantal beoordelingen weergeeft dat door elk is uitgevoerd reviewer, markeert accounts en berichten met een hoog risico en geeft een overzicht van beleidsschendingen gedetecteerd.

Het bevat ook een aantal kant-en-klare beleidsregels voor het identificeren van ongepast taalgebruik en intimidatie. Beheerders kunnen aangepast beleid maken met specifieke trefwoorden of woordgroepen die moeten worden gemarkeerd, evenals regels instellen voor verzonden of ontvangen berichten.

Het Microsoft-rapport laat zien dat wanneer een ongepast bericht wordt gedetecteerd en gemarkeerd, een teameigenaar een melding ontvangt in de vorm van een e-mail met het verzoek het bericht te bekijken.

De melding informeert de gebruiker over de inhoud van het bericht, wie het heeft verzonden en de datum en tijd waarop het is verzonden. Dit kan allemaal worden beoordeeld vanuit een "rapport over incidentenactiviteiten" dat toegankelijk is via Beveiliging van Microsoft 365 en Compliancecentrum.

Zakelijke voordelen

Microsoft schat dat veel bedrijven zullen profiteren van deze nieuwe upgrade omdat het werknemers en de bedrijfsgegevens in het algemeen zal beschermen.

De tijd die nodig is om ongepaste berichten te onderzoeken, wordt aanzienlijk teruggebracht van dagen naar uren. Dit betekent dat managers incidenten direct kunnen afhandelen voordat ze de kans krijgen om te escaleren.

Hoewel de nieuwe updates opwindend zijn voor bedrijven, is het nog steeds onduidelijk hoe Microsoft de onderzoekstijd met zo'n aanzienlijke marge zal kunnen verkorten.

Heeft uw bedrijf problemen met ongepaste communicatie? Wat vind je van de komende upgrade van Microsoft 365? Laat het ons weten via het commentaargedeelte.