De functie AutoArchiveren in Outlook helpt gebruikers de ruimte in hun mailbox te beheren door e-mails automatisch van de huidige map naar de archieflocatie te verplaatsen. De gearchiveerde items worden opgeslagen in een Outlook-gegevensbestand (.pst). In sommige gevallen hebben gebruikers gemerkt dat AutoArchiveren ontbreekt of niet goed werkt, zelfs als alle instellingen correct zijn.
In dit artikel hebben we strategieën opgesomd om problemen op te lossen en AutoArchiveren weer aan het werk te krijgen.
Methode 1 – Instellingen voor AutoArchiveren wijzigen
Gebruikers hebben gesuggereerd dat het wijzigen van de AutoArchiveren-instellingen hen heeft geholpen het probleem op te lossen. Dit kan op meerdere niveaus worden ingesteld: Standaard, per map en handmatige instellingen.
Niveau 1 – Standaard instellingen voor automatisch archiveren
1. Ga naar Bestand menu.
2. Selecteer nu de Opties tabblad.
3. Selecteer in het geopende venster de Geavanceerd tabblad.
4. Zoeken Automatisch archiveren in het rechterdeelvenster en klik op Instellingen voor automatisch archiveren… knop.
5. Om ervoor te zorgen dat AutoArchiveren werkt, vinkt u het eerste vakje aan en configureert u het voor hoe vaak u wilt dat AutoArchiveren wordt uitgevoerd.
6. Selecteer het selectievakje Vragen voordat AutoArchiveren wordt uitgevoerd om een melding te krijgen voordat AutoArchiveren plaatsvindt.
7. Vink de volgende opties aan:
- Vervallen items verwijderen (alleen e-mailmappen) als je wilt dat verlopen items worden verwijderd
- Oude items archiveren of verwijderen anders worden alleen verlopen items verwijderd.
- Toon archiefmap in de mappenlijst om archive.pst in de mappenlijst te laten verschijnen, wat helpt om gearchiveerde items gemakkelijk te vinden.
- Jij kan stel de leeftijd van de items in die u wilt archiveren op het gebied van Ruim items op die ouder zijn dan x, die standaard is gebaseerd op de laatste wijzigingsdatum
8. Je hebt opties om te beslissen of je: oude items naar een archiefbestand verplaatsen of verwijder ze permanent.
9. Nadat u de optie hebt geselecteerd, kunt u deze toepassen en klikken op Oke om de instellingen op te slaan.
Niveau 2 – Instellingen voor automatisch archiveren per map
Als AutoArchiveren niet werkt op een specifieke map in uw mailbox, volg dan de onderstaande stappen:
1. Klik met de rechtermuisknop op de map en selecteer Eigendommen.
2. Klik op de Automatisch archiveren tabblad.
3. Selecteer op basis van uw vereisten het volgende:
- Als u wilt dat deze map een uitzondering is op AutoArchiveren, selecteert u Archiveer geen items hierin.
- Als u items in deze map wilt archiveren met de standaardinstellingen zoals eerder besproken, selecteer dan Items in deze map archiveren met standaardinstellingen
- Als u verschillende AutoArchiveren-opties voor deze map wilt instellen, selecteert u Archiveer deze map met deze instellingen. U kunt de leeftijd van te verwijderen items wijzigen en een apart bestand maken voor archivering.
4. Klik op Oke als je eenmaal klaar bent.
Opmerking: Deze instellingen zijn specifiek voor de map en worden niet toegepast op submappen.
Niveau 3 – Instellingen handmatig archiveren
U kunt het archiveringsproces ook handmatig starten als het bovenstaande niet werkt.
1. Ga naar Bestand en selecteer vervolgens Gereedschap.
2 Selecteer in Hulpmiddelen Oude spullen opruimen. Het start het archiveringsproces en de voortgang wordt weergegeven in de statusbalk.
Methode 2 - Wijzig de registerwaarde ArchiveIgnoreLastModifiedTime
Het archiveringsproces in Outlook is standaard gebaseerd op de laatst gewijzigde datum en tijd. Als u een item beantwoordt, doorstuurt, verplaatst, bewerkt, opslaat of importeert, verandert de wijzigingsdatum waardoor AutoArchiveren het item mogelijk niet archiveert.
Gebruikers hebben ontdekt dat AutoArchiveren werkt door de registerwaarde in te stellen voor ArchiveIgnoreLastModifiedTime, waardoor Outlook items archiveert op basis van de ontvangstdatum. Voordat u de registerwaarde wijzigt, moet u er een back-up van maken in geval van fouten.
1. druk op Windows-toets + R beginnen Loop. Type regedit om de te openen Register-editor.
2. Ga naar de onderstaande locatie of kopieer en plak deze in de navigatiebalk.
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office.0\Outlook\Preferences
3. Zodra u de bovenstaande registersubsleutel bereikt, klikt u op Bewerking menu.
4. Selecteer in het menu Bewerken Nieuw en klik op DWORD (32-bits) waarde om een nieuw item in het register te maken.
5. Noem het nieuwe item als ArchiefNegerenLaatstGewijzigdTijd en druk op Binnenkomen.
6. Klik met de rechtermuisknop op het nieuw gemaakte item en selecteer vervolgens Aanpassen.
7. Stel de waarde in op 1 in de Waarde data vak en klik op Oke.
8. Sluit de Register-editor en start Outlook opnieuw om de registerwijzigingen door te voeren.
Controleer nu of Outlook de items correct archiveert door handmatig te archiveren en te kijken of items zijn gearchiveerd op basis van hun ontvangstdatum.
Methode 3 – Uitgesloten van AutoArchiveren
Als u merkt dat een specifiek item niet is gearchiveerd, betekent dit dat de eigenschap ervoor is ingesteld om het uit te sluiten van AutoArchiveren.
1. Dubbelklik om het item te openen dat is uitgesloten van het archiefproces.
2. Klik op de Bestand menu en selecteer vervolgens Eigendommen.
3. In de Eigendommen venster, schakel de optie uit Dit item niet automatisch archiveren.
4. U kunt uw weergave om een overzicht te krijgen van de items waarvoor deze optie is geconfigureerd. U moet de bewerking in de cel functie zoals hieronder:
- Selecteer Weergave en klik op Laat instellingen zien.
- Klik hier op de Andere instellingen knop.
- Vink nu de optie aan Bewerken in cellen toestaan.
- U kunt nu op het selectievakje van een bepaald item klikken onder Niet automatisch archiveren rechtstreeks vanuit de weergave om archivering voor dat item in of uit te schakelen.
Opmerking: Mogelijk ziet u geen selectievakje voor uw artikelen, tenzij u op het veld zelf klikt. Geen selectievakje of een niet-geselecteerd selectievakje betekent beide dat het item wordt gearchiveerd volgens uw archiefinstellingen.
Methode 4 – Archiefopdracht niet beschikbaar in bedrijfsomgeving
AutoArchiveren uitgeschakeld door Groepsbeleid
Als u in een bedrijfsomgeving werkt en u de AutoArchiveren en Archief niet kunt vinden instellingen zoals vermeld in methode 1 hierboven, betekent dit dat de beheerder de instellingen mogelijk als groep heeft uitgeschakeld beleid. Dit helpt voorkomen dat mailboxgegevens zich in pst-bestanden over verschillende computers over het netwerk verspreiden.
In dit geval moet u de e-mailbeheerder vragen waar u uw gegevens moet archiveren en hoe lang items moeten worden bewaard. Uw beheerders kunnen ook Groepsbeleid instellen om AutoArchiveren uit te schakelen en het maken van pst-bestanden te voorkomen.
Uitwisselen met Online Archief
Een andere reden voor de ontbrekende instellingen is dat wanneer je een Exchange-account hebt, er een Online archief voor je is ingeschakeld op de Exchange-server. In dergelijke gevallen worden de archiveringsopties aan de clientzijde automatisch uitgeschakeld door Outlook en gebeurt het archiveren volgens het bedrijfsbeleid dat op de Exchange-server is ingesteld.
Het voordeel is dat u toegang heeft tot uw archief op elke computer met Outlook of zelfs via een browser wanneer u uw mailbox opent via Outlook on the Web. Omdat dit is ingeschakeld voor uw account, zijn de functies AutoArchiveren en handmatig archiveren niet langer voor u beschikbaar in Outlook.
Methode 5 – Controleer op beschadigd of volledig archive.pst
Wanneer het bestand archive.pst. wordt beschadigd, kan Outlook niet naar dat bestand archiveren. In dat geval moet u: sluit Outlook en gebruik de Inbox-reparatietool (scanpst.exe) om het op fouten te scannen en een nieuw archiefbestand aan te maken. Klik hier om de locatie van scanpst.exe en de stappen om de scan uit te voeren in Fix 5 van het artikel te vinden.
Wanneer het bestand archive.pst. wordt vol, kan Outlook er geen items meer in opslaan. Wanneer de waarschuwingslimiet is bereikt, kunt u items niet handmatig of met AutoArchiveren naar het archief verplaatsen. Zodra de limiet is bereikt, het is aan te raden om maak een nieuw archiefbestand aan. De maximale grootte is gebaseerd op de gebruikte versie van Outlook.
- Outlook 97 – 2002 pst-bestanden (ANSI): de maximale bestandsgrootte is 2 GB en er wordt een waarschuwing gegeven wanneer deze 1,8 GB bereikt.
- Outlook 2003 – 2019 pst-bestanden (Unicode): standaardlimiet is 20 GB Outlook 2003/2007 en 50 GB in latere versies 2010, 2013, 2016, 2019 en Microsoft 365. Er wordt een waarschuwing gegeven wanneer de limiet respectievelijk 19 GB en 47,5 GB bereikt.
Methode 6 – Verwijder e-mails uit de volledige mailbox
Als uw mailbox vol is, ontvangt u een bericht dat de mailbox vol is wanneer u een bericht probeert te verzenden. Wanneer u echter probeert te archiveren wanneer de mailbox vol is, werkt het archief niet en krijgt u ook geen foutmelding.
Om het weer aan het werk te krijgen, kunt u ofwel sommige items handmatig verwijderen of verplaatsen naar uw archiefbestand of neem contact op met uw e-mailbeheerder om uw mailbox tijdelijk te vergroten.
Om uw mailbox op te schonen, kunt u doorgaan met het opschonen in de volgende volgorde van de mappen: Verwijderde items, ongewenste e-mail, Postvak IN, Verzonden items en andere e-mailmappen, Journaal, Agenda, Contactpersoon en Opmerkingen.
Als een van de bovenstaande oplossingen niet voor u werkt, raden we u aan om ofwel een reparatie van uw Office-suite of Office opnieuw installeren en controleer of dit het probleem helpt oplossen.
Bedankt voor het lezen van dit artikel.
We hopen dat u de fout AutoArchiveren werkt niet hebt kunnen oplossen.
