6 beste documentbeheersoftware voor pc [gids 2021]

eFileCabinet

eFileCabinet is misschien wel de toonaangevende documentbeheersoftware van vandaag. Het is gebouwd om het opslaan, ophalen en delen van kantoorbestanden te vergemakkelijken. De functie van de software gaat echter verder dan documentbeheer, want het is ook uitgerust met tools voor boekhouding en HR-beheer.

eFileCabinet host twee ondersteuningsvarianten: de desktopversie (compatibel met Windows 10) en de mobiele versie, speciaal ontworpen voor mobiele toestellen.

Deze documentbeheersoftware host een functie die bekend staat als "cloud-view", waarmee gebruikers rechtstreeks via het softwareplatform een ​​back-up van hun bestanden in de cloud kunnen maken. Hiermee kunnen gebruikers eenvoudig bestanden bekijken en extraheren via elk apparaat, mits dit apparaat is verbonden met internet.

eFileCabinet voldoet ook aan alle noodzakelijke brancheconformiteiten, waaronder SEC, HIPAA, FINRA en andere standaardvereisten.

Verder werkt de software perfect samen met SecureDrawer, een unieke deelfunctie, die dient als een end-to-end platform voor het delen van bestanden tussen jou en je klanten. Het kan naadloos worden geïntegreerd met verschillende software van derden, zoals MS Outlook, beveiligde eSignature, scanners, printers en meer.

Als laatste,. eFileCabinet-software voor documentbeheer biedt zowel online als on-premise services. De software biedt nieuwe gebruikers een gratis proefperiode van twee weken, waarna ze zich kunnen abonneren op een betaald abonnement tegen een startprijs van $ 15.

Downloaden eFileCabinet

OpenKM

OpenKM is zonder twijfel een van de meest populaire documentbeheersoftware op de markt. Het is zeer veelzijdige beheersoftware op bedrijfsniveau, die is gebouwd om kantoortaken uit te voeren, variërend van documentbeheer tot automatisering van workflows tot administratieve functies.

De tool is speciaal ontworpen voor Windows-computers. Het is echter ook toegankelijk via een groot aantal andere desktopbesturingssystemen, zoals Linux.

Kortom, de documentbeheersoftware host een dynamische set modules, die de volledige beheeractiviteiten van de software uitvoeren. Sommige van deze modules omvatten: elektronische facturering, e-handtekening, cryptografie (voor bestandscodering en -decodering), Streepjescode, Mail Archiver en meer.

Het flexibele ontwerp van de software maakt het ook mogelijk om naadloos te integreren met relevante kantoortools zoals AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office en meer. Het beschikt ook over een pluggable authenticatiesysteem, dat kan worden aangesloten op externe databases of servers zoals SQL, Oracle, MySQL en enkele andere.

In het licht van het voorgaande krijgen gebruikers de mogelijkheid om hun gehele workflow te stroomlijnen om de efficiëntie te verbeteren. Daarom wordt deze documentbeheersoftware door velen gezien als meer een projectbeheersoftware dan een gewone documentmanager.

OpenKM biedt twee basisplannen voor nieuwe gebruikers: OpenKM-gemeenschap en OpenKM Professional. De eerste is gratis beschikbaar (met beperkte functies), terwijl de laatste, met krachtigere functies, een betaald abonnement is en wordt aangeboden op basis van een offerte (aangepaste prijsstelling).

Voor meer informatie over het systeem en de downloadvereisten van de software, logt u in op de OpenKM-downloadwebsite.

Downloaden OpenKM

Templafy

Templafy is misschien wel een van de beste documentbeheersoftware die momenteel op de markt is. Het is een allround hulpprogramma dat is ontworpen om kantoordocumenten efficiënt op te slaan, op te halen en te delen. Het is een cloudgebaseerd platform dat alle vormen van computersystemen en mobiele apparaten ondersteunt.

Voor het gemak zijn er ook speciale versies voor desktop (inclusief Windows) en smartphones (mobiele apps).

• LEES OOK: 6 geweldige software om bewerkbare PDF-formulieren te maken

Kortom, Templafy vergemakkelijkt de opslag van bestanden en teamsamenwerking door het conventionele, onsamenhangende proces van werken op verschillende platforms te elimineren.

De documentbeheersoftware stroomlijnt alle essentiële werkplektools, met name documentgenererende tools zoals MS Office, op één enkel platform, waardoor u een uniforme workflow krijgt.

Bovendien heeft Templafy een redelijk navigeerbare interface, wat het ideaal maakt voor low-tech werk omgeving, aangezien elk teamlid feedback kan geven, bestanden kan delen en documenten kan maken met onvoorstelbaar gemak.

Al deze worden gekanaliseerd via een enkele feed en worden gecontroleerd door de beheerder (werkgever), om ervoor te zorgen dat aan alle vereisten en kwaliteitsnormen wordt voldaan.

Ten slotte is Templafy, net als de meeste duurzame hulpprogramma's, niet goedkoop. Het is zelfs een van de duurste documentbeheersoftware op de markt. Het is beschikbaar tegen een vast abonnementstarief van $ 355 per maand. Er is echter een gratis proefperiode voorafgaand aan een volledig abonnement. Bezoek hun officiële website voor meer informatie.

Downloaden Templafy

SutiDMS

SutiDMS, een product van SutiSoft, is een van de meest uitgebreide documentbeheersoftware op de markt. Het is uitgerust met een scala aan tools voor het beheren en organiseren van documenten, bestanden delen, bijhouden van gegevens en teamsamenwerking verbeteren team.

Het is een online, webgebaseerde software die over de hele linie wordt ondersteund op zowel desktop- als mobiele apparaten.

Daarnaast beschikt SutiDMS over een set multifunctionele tools, waaronder een aanpasbaar dashboard, documentbibliotheek, OCR-documentvastlegging, meerdere integraties (met MS Outlook, Gmail en Yahoo Mail), samenvoegen van bestanden, archiveren en bewaren van documenten, e-handtekeningen en forums anderen.

De software dient in feite als de ultieme opslag, waar u al uw documenten kunt bewaren, en de webgebaseerde functionaliteit zorgt ervoor dat u op elk moment documenten kunt openen en ophalen.

Desalniettemin biedt deze documentbeheersoftware een zakelijke prijsstelling, die op aanvraag beschikbaar is.

Er zijn twee lagere plannen: de Premium abonnement en de Professioneel abonnement. Het Professional-abonnement is ontworpen voor maximaal 10 gebruikers en is beschikbaar voor $ 18 per gebruiker (per maand). Het Premium-abonnement is daarentegen bedoeld voor een middelgrote organisatie met minder dan 500 werknemers en is beschikbaar voor $ 20 per gebruiker (per maand).

Downloaden SutiDMS

FileHold

FileHold is een volledig geïntegreerde oplossing voor documentbeheer, die verschillende sets functies bevat om gebruikers een gecentraliseerde opslag en vereenvoudigd werkproces te bieden. De software is een van de weinige documentbeheersoftware die speciaal is bedoeld voor Windows 10 pc en andere versies van Windows (7/8/8.1). Desalniettemin is het ook toegankelijk via webbrowsers op Linux- en Mac-computers.

De functies van de software zijn gecategoriseerd onder "standaard", "optioneel", "aangepast" en "document scannen en beeldvorming". Sommige van deze functies omvatten het vastleggen van metagegevens (document tagging), kalender, elektronische formulieren, eSignature, OCR (serverzijde), automatisch invullen, SmartSoft-vastlegging en meer.

FileHold biedt ook de mogelijkheid om te integreren met een reeks software van derden, zoals MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint en meer. Al deze vergemakkelijken het opslaan, ophalen en delen van bestanden, evenals de coördinatie van de workflow.

Ten slotte biedt FileHold twee basistariefplannen; FileHold Express en FileHold Enterprise. Het Express-abonnement is bedoeld voor kleine bedrijven met minder dan 20 werknemers, terwijl het Enterprise-abonnement ideaal is voor grotere organisaties of teams met meer dan 20 leden.

De abonnementstarieven van beide abonnementen zijn echter alleen beschikbaar op offerte. U kunt een e-mail sturen naar het verkoopteam van FileHold om een ​​offerte voor uw bedrijf te krijgen.

Downloaden FileHold

M-bestanden

M-bestanden is een van de beste documentbeheersoftware die momenteel beschikbaar is. Het is vooral belangrijk vanwege de functie "duplicatie-analyse", die is ontworpen om gebruikers te beschermen tegen duplicatie van documenten. Het is een cloudgebaseerd DMS; daarom wordt het ondersteund op zowel desktops als mobiele platforms.

Er zijn ook aangewezen desktopversies (voor Windows 10/8.1/8/7), evenals mobiele apps voor geselecteerde mobiele apparaten.

Daarnaast biedt deze documentbeheersoftware voor Windows 10 een georganiseerde opslag, waar documenten passend worden georganiseerd en opgeslagen. Het analyseert documentzoekopdrachten op: bestandsnamen correleren met andere gerelateerde indicatoren zoals data en projecten. Als zodanig is de software in staat om duplicaten gemakkelijk te elimineren.

Het uniforme platform vergemakkelijkt ook de efficiëntie van de werkplek door het toewijzen van taken (van werkgever aan werknemers) en de uitvoering en levering van taken (van werknemers aan werkgever) te verbeteren. Het eindresultaat is een verbeterde productiviteit.

Bovendien is M-Files een flexibel DMS, dat eenvoudig kan worden geïntegreerd met tools zoals MS Office en een groot aantal CRM-tools zoals Salesforce. Dit maakt het ideaal voor vrijwel alle soorten bedrijven. Er worden ook drie basisimplementatieopties aangeboden, waaronder on-premise, cloudgebaseerd en hybride (gecombineerd).

M-Files biedt nieuwe gebruikers een gratis proefperiode van een maand, waarna ze eenvoudig kunnen upgraden naar het enterprise-abonnement, dat wordt aangeboden op basis van een offerte.

Downloaden M-bestanden

Conclusie

Tegenwoordig is er een afnemend gebruik van papieren documenten over de hele wereld, met veel organisaties, scholen en overheidsinstellingen die het gemak van papierloze opslag verkiezen boven de omslachtigheid van papieren dossiers en mappen.

Er is dan ook een continue vraag naar standaard en duurzame documentbeheersoftware. Met betrekking tot deze vraag hebben we enkele van de beste documentbeheersoftware op de markt samengesteld om uw besluitvorming te vergemakkelijken over welk DMS u voor uw bedrijf moet gebruiken.