Kā automātiski pieņemt vai noraidīt sanāksmes programmā Outlook?

Pilnībā kontrolējiet savas Outlook tikšanās

Ja jums bieži ir jāpieņem vai jānoraida sapulču uzaicinājumi, bet jums nepatīk to darīt manuāli, varat iestatīt, lai tie tiktu pieņemti vai noraidīti automātiski.

Tas palīdzēs jums iestatīt sapulču grafiku bez sadursmēm un samazināt traucējošos faktorus, lai jūs varētu koncentrēties uz svarīgāko.

Šajā rokasgrāmatā mēs izpētīsim detalizētas darbības, lai automātiski pieņemtu vai noraidītu ienākošos sapulču pieprasījumus programmā Outlook, lai sapulces organizētājam tiktu nosūtīta savlaicīga atbilde.

Kā programmā Outlook automātiski pieņemt sapulci, nenosūtot atbildi?

1. Nospiediet pogu Windows atslēga, tips perspektīvas un noklikšķiniet Atvērt.
2. Outlook galvenajā logā dodieties uz Fails cilne.
instagram story viewer
3. Izvēlieties Iespējas atvērt Outlook opcijas.
4. Iet uz Kalendārs no kreisās rūts atrodiet Automātiski pieņemt vai noraidīt, pēc tam noklikšķiniet uz Automātiski pieņemt/noraidīt pogu.
5. Uz Automātiski pieņemt vai noraidīt logā, lai pieņemtu sapulci, blakus atzīmējiet atzīmi Automātiski pieņemt sapulču pieprasījumus un noņemt atceltās sapulces un noklikšķiniet LABI.
6. Tālāk, uz Outlook opcijas logs, Kalendārs rūts, atrodiet Kalendāra iespējas un atlasiet Pieņemt priekš Izmantojiet šo atbildi, piedāvājot jaunu sapulces laiku opciju.
7. Klikšķis labi un atkārtoti palaidiet programmu Outlook, lai saglabātu izmaiņas.

Ja izmantojat programmu Outlook 2010 vai vecāku versiju, meklējiet Resursu plānošana opciju vietā Automātiski pieņemt vai noraidīt. Noklikšķiniet uz Resursu plānošana pogu, lai iegūtu Automātiskās pieņemšanas vai noraidīšanas logsun mainiet sapulces pieprasījuma iestatījumus programmā Outlook.

Kā programmā Outlook automātiski pieņemt sapulces ar atbildi?

1. Nosakot noteikumu

1. Palaist Outlook un dodieties uz Mājas cilne.
2. Klikšķis Noteikumi, pēc tam atlasiet Pārvaldiet noteikumus un brīdinājumus no nolaižamā saraksta.
3. Klikšķis Jauns noteikums.
4. Uz Noteikumu vednis dialoglodziņā atlasiet Lietot noteikumu par saņemtajiem ziņojumiem un noklikšķiniet Nākamais.
5. Nākamajā lapā atlasiet kas ir sapulces ielūgums vai atjauninājums un noklikšķiniet Nākamais.
6. No 1. darbība lodziņu, atlasiet atbildiet, izmantojot īpašu veidni, pēc tam dodieties uz 2. darbība lodziņu un noklikšķiniet uz konkrēta veidne hipersaite.
7. Ieslēgts Atlasiet atbildes veidni logs, priekš Ieskaties, izvēlieties Standarta veidne vai Lietotāju veidnes failu sistēmā; zemāk esošajā lodziņā redzēsit sapulces atbildes veidni. Ja ir vairākas iespējas, izvēlieties vienu un noklikšķiniet uz Atvērt.
8. Klikšķis Nākamais, pēc tam noklikšķiniet Nākamais.
9. Tagad nosauciet kārtulu, ja vēlaties, un noklikšķiniet uz Pabeigt.

Varat arī atlasīt Izveidojiet šo noteikumu visos kontos lai automātiski pieņemtu sapulces uzaicinājumu uz visām jūsu e-pasta adresēm programmā Outlook.

2. Palaižot VBA skriptu

Pirmkārt, jums ir jāsaglabā skripts VBA; lai to izdarītu, veiciet šīs darbības:

1. Outlook logā nospiediet Alt + F11 lai atvērtu Visual Basic lietojumprogramma (VBA) programmai Outlook.
2. Iet uz Ievietot, pēc tam atlasiet Modulis.
3. Kad jaunais modulis tiek atvērts, kopējiet un ielīmējiet šo skriptu, lai automātiski pieņemtu sapulces ielūgumus programmā Outlook, un nospiediet Ctrl + S lai to saglabātu:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Kad skripts ir VBA, tas ir jāpalaiž; izpildiet šīs darbības, lai to izdarītu:

1. Dodieties uz Outlook logu un dodieties uz Izstrādātāji cilne.
2. Izvēlieties Makroun nolaižamajā sarakstā izvēlieties izveidotos makro, lai to palaistu.

Pirms VBA skriptu izmantošanas programmā Outlook, izveidojiet datu un konfigurācijas iestatījumu dublējumu un vienmēr pārbaudiet skriptu nelielā mērogā, pirms to palaist visā pastkastē.

Automātiska atbilde uz sapulču ielūgumiem programmā Outlook ietaupa jūsu laiku. Tas ir vienkāršs veids, kā informēt sapulces organizatoru par savu apmeklējumu. Tomēr vienmēr pārbaudiet sapulces pieprasījumu, lai uzzinātu savus dalībniekus lai nodrošinātu, ka esat saskanīgs ar sanāksmes darba kārtības dalībniekiem.

Lasiet vairāk par šo tēmu

• Kā ziņot par pikšķerēšanas e-pastiem programmā Outlook
• Kā ātri mainīt noklusējuma pārlūkprogrammu programmā Outlook
• Kā migrēt e-pastus no Hotmail uz Outlook
• 4 veidi, kā koplietot kontaktpersonu grupu vai izplatīšanas sarakstu programmā Outlook
• Kā atvērt vairākus Outlook Windows operētājsistēmā Windows 11

Kā automātiski noraidīt sapulces programmā Outlook?

1. Izmantojiet Outlook opcijas, lai noraidītu visus sapulces uzaicinājumus

1. Palaidiet programmu Outlook un dodieties uz Fails cilne.
2. Izvēlieties Iespējas atvērt Outlook opcijas.
3. Iet uz Kalendārs, atrodiet Automātiski pieņemt vai noraidīt & noklikšķiniet uz Automātiski pieņemt/noraidīt pogu.
4. Izvēlieties Automātiski noraidīt sapulču pieprasījumus, kas ir pretrunā ar esošu tikšanos vai sapulci, lai noraidītu sapulci.
5. Tālāk atlasiet Noraidīt priekš Izmantojiet šo atbildi, piedāvājot jaunu sapulces laiku opciju sadaļā Kalendāra opcijas un noklikšķiniet uz Labi.
6. Restartējiet programmu Outlook, lai saglabātu izmaiņas.

2. Iestatiet kārtulu, lai noraidītu ielūgumus uz sapulci no noteiktas e-pasta adreses

Vispirms jums ir jāizveido atbilde un jāsaglabā veidne, lai noraidītu sapulci; lai to izdarītu, veiciet šīs darbības:

1. Outlook galvenajā logā dodieties uz Kalendārs un atlasiet Jauna tikšanās.
2. Iekš Tikšanās logā ievadiet tekstu, ko vēlaties nosūtīt, lai noraidītu sapulces uzaicinājumu, un dodieties uz Fails cilne.
3. Tagad noklikšķiniet Saglabāt kā.
4. Uz Saglabāt kā logs, priekš Saglabāt kā veidu, atlasiet Outlook veidne (.oft), un faila nosaukumam ievadiet nosaukumu un noklikšķiniet uz Saglabāt.

Tagad, kad jums ir pielāgota veidne, ļaujiet mums izveidot kārtulu sapulces noraidīšanai.

1. Palaidiet programmu Outlook un dodieties uz Mājas cilne.
2. Klikšķis Noteikumi, pēc tam izvēlieties Pārvaldiet noteikumus un brīdinājumus no nolaižamā saraksta.
3. Uz Noteikumi un brīdinājumi logu, atlasiet Jauns noteikums.
4. Uz Noteikumu vednis dialoglodziņā atlasiet Lietot noteikumu par saņemtajiem ziņojumiem un noklikšķiniet Nākamais.
5. No 1. darbība lodziņā atlasiet no cilvēkiem vai publiskas grupas opciju, pēc tam pārejiet uz 2. darbībaun noklikšķiniet uz cilvēki vai publiska grupa hipersaite.
6. Tas atvērs Noteikuma adrese logs; atlasiet lietotājvārdu, kura sapulces uzaicinājumu vēlaties noraidīt, noklikšķiniet uz No, un tad labi.
7. Tagad atlasiet kas ir sapulces ielūgums vai atjauninājums un noklikšķiniet Nākamais.
8. Nākamajā lapā izvēlieties atbildiet, izmantojot īpašu veidni opcija no 1. darbība kaste un iekšā 2. darbība, noklikšķiniet uz konkrēta veidne hipersaite.
9. Ieslēgts Atlasiet atbildes veidni logs, priekš Ieskaties, izvēlieties Lietotāju veidnes failu sistēmā; zemāk esošajā lodziņā redzēsit sapulces atbildes veidni. Izvēlieties izveidoto un noklikšķiniet uz Atvērt.
10. Klikšķis Nākamais, pēc tam noklikšķiniet Nākamais.
11. Tagad nosauciet kārtulu un noklikšķiniet uz Pabeigt.

Izvēlieties Izveidojiet šo noteikumu visos kontos ja vēlaties automātiski atbildēt uz sapulces pieprasījumiem citā e-pastā konti.

3. Izmantojiet VBA skriptu, lai noraidītu vairākus sapulču ielūgumus

Pirmkārt, jums ir jāpievieno un jāsaglabā skripts VBA. Lūk, kā to izdarīt:

1. Palaidiet programmu Outlook un galvenajā logā nospiediet Alt + F11 lai atvērtu VBA.
2. Iet uz Ievietotun noklikšķiniet uz Modulis.
3. Kopējiet un ielīmējiet šo skriptu, lai dzēstu sapulces pieprasījumu modulī, un nospiediet Ctrl + S lai to saglabātu:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Tagad, kad esat saglabājis skriptu, aizveriet VBA logu. Lai palaistu skriptu, veiciet šīs darbības:

1. Outlook logā atlasiet sapulces uzaicinājumus, kurus vēlaties noraidīt, un pēc tam nospiediet Alt + F8.
2. Jūs saņemsiet Makro logā atlasiet Decline_Requests moduli un noklikšķiniet Skrien.
3. Nākamajā logā ievadiet atteikumu skaitu un noklikšķiniet uz labi. Šeit ievadiet atlasīto sapulces pieprasījumu skaitu.

Ja neesat pieejams tajā pašā laika posmā, skripts automātiski noraidīs sapulci, bet neizdzēsīs e-pasta ziņojumu no programmas Outlook, lai jūs varētu pārsūtīt uzaicinājumu uz tikšanos kādam apmeklēt to jūsu vārdā.

Turklāt, lai izvairītos no e-pasta ziņojumiem par sapulces loģistiku, varat izmantojiet Bcc, lai pievienotu personu sapulcei.

Automatizējot atbildes uz sapulces uzaicinājumu, var palielināt plānošanas efektivitāti, ļaujot jums zināt, kuri laika niši ir brīvi, tādējādi racionalizējot darbplūsmu.

Tālāk komentāru sadaļā pastāstiet mums, kā automātiskā atbilde uz sapulces pieprasījumu jums ir palīdzējusi.