Kaip el. paštu išsiųsti kanalą „Microsoft Teams“ sistemoje „Windows 11“ arba „Windows 10“.

„Microsoft Teams“ yra viena iš tokių programų, kurios pakeitė komandų internetinio bendravimo koncepciją. Nors po pandemijos ši sąvoka labiau paplitusi profesiniame pasaulyje, ji išpopuliarėjo ir asmeniniame bendravime. Tačiau Teams programėlė pasirodė esanti naudingesnė verslui, ypač per Covid-19 pandemijos scenarijų, kai žmonės buvo priversti dirbti iš namų.

Programa išpopuliarėjo prieš konkurentus dėl kai kurių naudingų funkcijų, padedančių specialistams sklandžiai bendradarbiauti internete, padidinti produktyvumą ir bendravimą. Nors jis gali pasigirti daugybe svarbių funkcijų, kurios padeda komandoms prisijungti, bendrauti, siųsti ir bendrinti dokumentus ir be to, jame taip pat yra paslėpta funkcija, pvz., galimybė siųsti el. paštu kanalą „Microsoft Teams“ sistemoje „Windows 11/10“ PC. Laiškas gali būti išsiųstas visam kanalui tiesiai į Teams pokalbį iš karto, o el. laiške gali būti failų, aplankų ir kitų priedų. Taip darbuotojams lengviau susisiekti su visu skyriumi vienoje vietoje, taip pat su komandomis ir aptarti projektus grupėje.

Šiame įraše bus pateikta išsami informacija apie tai, kaip el. paštu siųsti kanalą „Microsoft Teams“ kompiuteryje su „Windows 11/10“ ir kuo tai naudinga jūsų organizacijai.

Viskas, ką reikia žinoti apie „Microsoft Teams“.

Kaip aptarta aukščiau, „Microsoft Teams“ yra komunikacijos platforma, leidžianti organizacijos darbuotojams bendradarbiauti vienoje vietoje, prisijungus. Nuo vaizdo konferencijų ar internetinių seminarų iki susitikimų, skambučių, pokalbių ar failų bendrinimo – ji palaiko visų komandų darbą sklandžiai ir natūraliai. Tai ne tik padeda susisiekti su kolegomis organizacijoje, bet ir su klientais už jos ribų.

Geriausia „Teams“ programos dalis yra ta, kad ji padeda organizacijoms valdyti visus svarbius aspektus vienoje platformoje, kuri leidžia bendrai naudoti aplinką visiems. Be to, augant nuotolinio darbo kultūrai, Teams programa padeda darbuotojams dirbti iš bet kurios pasaulio vietos ir iš bet kurio įrenginio. Nors jie gali rengti vaizdo konferencijas, kad bendradarbiautų įgyvendindami projektą, jie taip pat turi galimybę kalbėtis, redaguoti dokumentus ir netgi lengvai bendrinti failus.

Todėl „Microsoft Teams“ programa ne tik supaprastina internetinį komandų susitikimą įmonėms ir patobulina susitikimų funkcijas, bet ir taip pat padidina verslo produktyvumą ir mobilumą dėl sklandaus integravimo su kita „Microsoft“ ar trečiąja šalimi funkcija programėlės. Be to, programėlė siūlo visišką jūsų pokalbių ir failų saugumą, yra stabili ir patikima skambinant ir puikiai tinka net priekiniams darbuotojams.

Tai pasakius, jame yra keletas ypač naudingų funkcijų, ir viena iš jų yra galimybė siųsti el. laiškus tiesiai visai komandai vienu kartu. Pažiūrėkime kai kurias specialias el. pašto funkcijas.

Kuo išskirtinė „Microsoft Teams“ el. pašto funkcija

Kaip aptarta anksčiau, Teams programa ne tik padeda dalytis svarbiais dokumentais ir diskutuoti grupėms ar asmenims, ji taip pat leidžia siųsti el. laiškus su failais ir kitais priedais Teams metu pokalbį. Nors internetinis komandos bendravimas nuėjo ilgą kelią naudojant kitas pažangias funkcijas, el. paštas vis dar išlieka toks pat svarbus kaip ir anksčiau. Taigi „Microsoft“ pasirūpino, kad komandos galėtų siųsti el. laiškus, o kartu galėtų naudotis ir kitomis funkcijomis.

Tiesą sakant, „Microsoft“ šiuo metu palengvina pokalbių perkėlimą iš el. pašto į „Teams“.

Tam technologijų milžinas pristatė naują funkciją, leidžiančią „Windows“ vartotojams vienu kartu siųsti el. paštu visam komandos kanalui. Be to, ji taip pat palaiko vėliavėlių pakėlimą, tekstų formatavimą ir priedų, kurių reikia verslui, pridėjimą.

Tačiau prieš siųsdami el. laišką į Teams kanalą, turite įgalinti šią funkciją programoje. Pažiūrėkime, kaip:

Kaip įjungti el. pašto integravimą „Microsoft Teams“.

Įjungę šią funkciją, galėsite siųsti el. laiškus naudodami el. pašto adresą į konkretų kanalą Teams programoje. Geriausia, kad naudodami šią funkciją galite siųsti el. laišką bet kuriam konkrečios komandos, kuriai ji priklauso, kanalui. Štai kaip įgalinti el. pašto integravimo funkciją Teams programoje:

*Pastaba – Tai skirta vartotojams, kurie turi prieigą prie „Microsoft Teams“ administravimo centras.

1 žingsnis: Paleiskite „Microsoft Teams“ administravimo centras.

2 žingsnis: Eikite į kvadratinius taškus (Meniu) viršutinėje kairiojoje srities pusėje.

3 veiksmas: Dabar iš sąrašo pasirinkite Visos organizacijos nustatymai.

4 veiksmas: Tada eikite į dešinę lango pusę, slinkite žemyn ir po El. pašto integravimas skyrių, įjunkite parinktį – Leisti vartotojams siųsti el. laiškus kanalo el. pašto adresu.

Baigę dabar galite siųsti el. laiškus kanalams Teams programoje.

Kaip siųsti kanalo el. laiškus „Microsoft Teams“.

Dabar, kai žinote apie šią nuostabią funkciją, kuri iki šiol buvo paslėpta, vadovaukitės toliau pateiktomis instrukcijomis, kad galėtumėte siųsti el. laiškus kanalams savo Teams programoje:

1 žingsnis: Viduje konors Komandos programą, eikite į konkretų kanalą, į kurį norite siųsti el. laišką.

2 žingsnis: Dabar, kairėje ekrano pusėje, apačioje Jūsų komandos skyrių, spustelėkite tris horizontalius taškus (…) šalia Generolas ir pasirinkite Gaukite el. pašto adresą.

Dabar galite siųsti savo el. laišką kanalui.

*Pastaba – Arba taip pat galite vadovautis toliau pateiktomis instrukcijomis, kad išsiųstumėte el. laišką tam tikram kanalui:

1 žingsnis: Paleiskite savo Komandos programėlę ir nurodykite komandos kanalą, su kuriuo norite bendrinti el.

*Pastaba – Kiekvienam kanalui priskiriamas atskiras el. pašto adresas, todėl dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą kanalą ir nukopijuokite matomą el. pašto adresą.

2 žingsnis: Toliau atidarykite Microsoft Outlook ir dabar galite pereiti prie ankstesnio pranešimo, kurį jau parašėte ir išsaugojote juodraštyje, arba tiesiog parašyti naują.

Dabar eikite į „Į“ lauką ir įklijuokite el. laišką, į kurį nukopijavote 1 žingsnis. Baigę paspauskite siuntimo mygtuką taip, kaip darytumėte įprastą el. laišką bet kurioje kitoje el. pašto programoje.

*Pastaba –  El. laiško priedai automatiškai įkeliami ir išsaugomi aplanke, vadinamame El. pašto žinutės viduje konors Failai skirtukas. Jei pagal numatytuosius nustatymus aplanko ten nėra, Komandos programa ją sukuria, kad išsaugotų el. laiškus ir priedus.

Šiuos failus galima atidaryti ir redaguoti tiesiai Komandos programėlėje ar kitose darbalaukio programose arba SharePointir kt. Tai taip pat leidžia prie šių failų pridėti metaduomenų, juos sinchronizuoti ir dar daugiau. Tačiau pradėjus redaguoti šiuos failus, jie tampa naujomis tikrųjų priedų kopijomis, todėl bet kokie šiuose failuose atlikti pakeitimai nėra pridedami prie pradinių el. laiško priedų. Taigi, tai iš viso bus atskiros kopijos.

Taip galite siųsti kanalą el. paštu tiesiogiai savo Komandos programėlę, o ne rankiniu būdu siųsti el. laišką kiekvienam komandos nariui atskirai. Tokiu būdu galite sumažinti klaidų tikimybę ir taip pat įsitikinti, kad visi iš konkrečios kanalo komandos būtų įtraukti į el. laišką ir niekas neliktų nuošalyje.

„Outlook“ čia daro tai, kad pagal numatytuosius nustatymus išsaugo el. pašto adresus kartu su tais, su kuriais bendravote. Tai taip pat, kaip pradėjus vesti el. pašto adresą į įprasto el. laiško lauką „kam“ ir jis pradeda automatiškai pildyti pasiūlymus. Tai reiškia, kad programa automatiškai įsimena visus el. pašto adresus, kai siunčiate el. laišką kanalui, kad būtų patogiau.

Taigi ateityje, kai norėsite siųsti el. laišką tuo pačiu kanalu, galėsite pasirinkti iš išsaugoto el adresus lauke „Kam“ ir jis pasirodo automatiškai, todėl „Microsoft“ palengvina gyvenimą tu.

Kaip atidaryti el. laiškus „Microsoft Teams“ kanale

Išsiuntę el. laišką konkrečiu komandos kanalu Microsoft Teams programoje, žmonės, gavę el. laišką, turi kelis būdus atidaryti ir peržiūrėti el. laišką.

• Jie gali atidaryti ir skaityti el. laišką tiesiogiai Teams programoje. Tokiu būdu gavėjams nereikia atidaryti atskiros programos, kad galėtų peržiūrėti el. laišką ar jį atsisiųsti, todėl bendra patirtis bus labai paprasta ir sklandi.
• Kanalo gavėjai turi galimybę atsisiųsti tikrąjį el. laišką ir netgi atidaryti jį „Outlook Mail“ programoje ir jį perskaityti.
• Arba komanda, gavusi el. laišką, taip pat gali spustelėti, kad atidarytų ir atsisiųstų priedą, o tada jį peržiūrėtų.

Tai ne tik padės lengvai siųsti el. laiškus į konkretų kanalą Teams programoje, bet ir palengvins gavėjų darbą kanale.

Kaip apriboti įrašus kanale naudojant el

Jei esate komandos administratorius, galite valdyti, kas gali skelbti „Microsoft Team“ naudodami šį el. pašto adresą (kanalo el. pašto adresą). Štai kaip apriboti įrašus kanale el. paštu:

1 žingsnis: Atidaryk Microsoft komandos programą ir eikite į kanalą, kurį norite valdyti.

2 žingsnis: Tada kairėje srities pusėje spustelėkite tris horizontalius taškus (…), tada spustelėkite Pažangūs nustatymai.

3 veiksmas: Dabar, po Gaukite el. pašto adresą skyrių, pasirinkite parinktį – Šiuo adresu visi gali siųsti el. laiškus.

Tai padės kontroliuoti, kas gali skelbti kanale naudodamas šį el. pašto adresą.

Atsakymas į kanalo el. laišką

Gavus el. laišką Teams programėlės kanale, Komandos nariai dabar gali pasikalbėti tuo pačiu, prijungti bet kurį failus, susijusius su el. laišku, pažymėkite bendradarbius ar kitus kanalus, kad įtrauktumėte juos į diskusiją, bendrinkite dokumentus, memes, GIF ir kt. daugiau.

Tačiau jei atsakysite į įrašą, jis liks komandoje ir nebus siunčiamas kaip atsakymas į pradinį el. laišką. Taigi, jei bandysite atsakyti į pradinį el. laišką, Teams parodys priminimą: „šis pokalbis niekaip nesusietas su el. pašto grupe, susieta su šiuo el. paštu.”