როგორ გავაგზავნოთ არხი Microsoft-ის გუნდებში Windows 11 ან 10-ზე

Microsoft Teams არის ერთ-ერთი ასეთი აპლიკაცია, რომელმაც რევოლუცია მოახდინა გუნდებს შორის ონლაინ კომუნიკაციის კონცეფციაში. მიუხედავად იმისა, რომ კონცეფცია უფრო გავრცელებულია პროფესიულ სამყაროში, პანდემიის შემდეგ, მან პოპულარობა მოიპოვა პირად კომუნიკაციაშიც. თუმცა, Teams-ის აპლიკაცია უფრო სასარგებლო აღმოჩნდა ბიზნესისთვის, განსაკუთრებით Covid-19-ის პანდემიის სცენარის დროს, სადაც ადამიანები იძულებულნი იყვნენ ემუშავათ სახლიდან.

აპმა მოიპოვა პოპულარობა კონკურენტებთან შედარებით, მისი ზოგიერთი სასარგებლო ფუნქციის გამო, რომელიც ეხმარება პროფესიონალებს გაზარდონ პროდუქტიულობა და კომუნიკაცია გლუვი ონლაინ თანამშრომლობით. მიუხედავად იმისა, რომ მას აქვს მნიშვნელოვანი ფუნქციების მთელი რიგი, რაც ეხმარება გუნდებს დაუკავშირდნენ, დაუკავშირდნენ, გაგზავნონ და გაუზიარონ დოკუმენტები და მარტივად, მას ასევე გააჩნია ფარული ფუნქცია, როგორიცაა არხის ელფოსტის გაგზავნა Microsoft Teams-ში თქვენს Windows 11/10-ზე კომპიუტერი. ელფოსტა შეიძლება გაიგზავნოს მთელ არხზე პირდაპირ გუნდების ჩატში და ელფოსტა შეიძლება შეიცავდეს ფაილებს, საქაღალდეებს და სხვა დანართებს. ეს უადვილებს თანამშრომლებს დაუკავშირდნენ მთელ დეპარტამენტს ერთ ადგილზე და ასევე გუნდებთან და განიხილონ პროექტები ჯგუფში.

ეს პოსტი მოიცავს დეტალებს იმის შესახებ, თუ როგორ უნდა გაიგზავნოთ არხი Microsoft Teams-ში თქვენს Windows 11/10 კომპიუტერზე და რამდენად სასარგებლოა ეს თქვენი ორგანიზაციისთვის.

ყველაფერი რაც თქვენ უნდა იცოდეთ Microsoft-ის გუნდების შესახებ

როგორც ზემოთ განვიხილეთ, Microsoft Teams არის საკომუნიკაციო პლატფორმა, რომელიც საშუალებას აძლევს ორგანიზაციის თანამშრომლებს ითანამშრომლონ ერთ ადგილზე, ონლაინ. ვიდეო კონფერენციებიდან ან ვებინარებიდან დაწყებული შეხვედრებით, დარეკვით, ჩატით ან ფაილების გაზიარებამდე, ის მხარს უჭერს ყველა გუნდის მუშაობას შეუფერხებლად და ბუნებრივად. ის გეხმარებათ არა მხოლოდ ორგანიზაციის კოლეგებთან დაკავშირებაში, არამედ გარე კლიენტებთან.

გუნდის აპლიკაციის საუკეთესო ნაწილი არის ის, რომ ის ეხმარება ორგანიზაციებს მართონ ყველა მათი მნიშვნელოვანი ასპექტი ერთ პლატფორმაზე, რომელიც საშუალებას აძლევს ყველას გაზიარონ გარემო. უფრო მეტიც, დისტანციური მუშაობის მზარდი კულტურის პირობებში, Teams აპი ეხმარება თანამშრომლებს იმუშაონ მსოფლიოს ნებისმიერი ადგილიდან და ნებისმიერი მოწყობილობიდან. მიუხედავად იმისა, რომ მათ შეუძლიათ გამართონ ვიდეო კონფერენციები პროექტზე თანამშრომლობისთვის, მათ ასევე აქვთ შესაძლებლობა, ისაუბრონ, დაარედაქტირონ დოკუმენტები და ფაილების მარტივად გაზიარებაც კი.

ამიტომ, Microsoft Teams აპი არა მხოლოდ აუმჯობესებს ონლაინ გუნდის შეხვედრებს ბიზნესისთვის და აუმჯობესებს შეხვედრების ფუნქციებს, არამედ ასევე ზრდის ბიზნესის პროდუქტიულობას და მობილურობას მისი გლუვი ინტეგრაციის ფუნქციით სხვა Microsoft-თან ან მესამე მხარესთან აპლიკაციები. გარდა ამისა, აპლიკაცია გთავაზობთ თქვენი საუბრებისა და ფაილების სრულ უსაფრთხოებას, არის სტაბილური და საიმედო ზარების განხორციელებისას და იდეალურად მუშაობს ფრონტის ხაზის მუშაკებისთვისაც კი.

როგორც ვთქვით, მას გააჩნია ძალიან სასარგებლო ფუნქციები და მათ შორის ერთ-ერთია ელ.ფოსტის გაგზავნა პირდაპირ მთელ გუნდში ერთი ნაბიჯით. ვნახოთ მისი ელ.ფოსტის ზოგიერთი განსაკუთრებული ფუნქცია.

რა არის ექსკლუზიური Microsoft Teams-ის ელ.ფოსტის მახასიათებლის შესახებ

როგორც ადრე განვიხილეთ, გუნდების აპი არა მხოლოდ გეხმარებათ მნიშვნელოვანი დოკუმენტების და დისკუსიების გაზიარებაში ჯგუფებს ან ინდივიდებს, ის ასევე გაძლევთ საშუალებას გააგზავნოთ ელ.წერილი ფაილებით და სხვა დანართებით გუნდების დროს საუბარი. მიუხედავად იმისა, რომ ონლაინ გუნდის კომუნიკაციამ დიდი გზა გაიარა სხვა მოწინავე ფუნქციებთან, ელ.ფოსტა კვლავ ისეთივე მნიშვნელოვანი რჩება, როგორც ადრე იყო. აქედან გამომდინარე, მაიკროსოფტმა დარწმუნდა, რომ ისინი გუნდებისთვის ელფოსტის გაგზავნის საშუალებას ინახავდნენ, სანამ მათ შეუძლიათ გამოიყენონ სხვა ფუნქციები.

სინამდვილეში, მაიკროსოფტი აადვილებს საუბრების ელფოსტიდან გუნდებში გადატანას.

ამისთვის ტექნოლოგიურმა გიგანტმა დანერგა ახალი ფუნქცია, რომელიც Windows-ის მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს, ერთბაშად გაგზავნონ მთელი გუნდის არხი. გარდა ამისა, ის ასევე მხარს უჭერს დროშების ამაღლებას, ტექსტების ფორმატირებას და დანართების დამატებას, რაც ბიზნესს სჭირდება ფუნქციონირებისთვის.

თუმცა, სანამ გუნდებს არხზე ელფოსტის გაგზავნას შეძლებთ, ეს ფუნქცია ჩართული უნდა გქონდეთ აპში. ვნახოთ როგორ:

როგორ ჩართოთ ელ.ფოსტის ინტეგრაცია Microsoft-ის გუნდებში

ამ ფუნქციის ჩართვა დაგეხმარებათ ელფოსტის მისამართის გამოყენებით კონკრეტულ არხზე Teams აპის ელფოსტის გაგზავნაში. რაც მთავარია, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს ფუნქცია კონკრეტული გუნდის რომელიმე არხის ელფოსტით, რომელიც ფლობს მას. აი, როგორ უნდა ჩართოთ ელ.ფოსტის ინტეგრაციის ფუნქცია გუნდების აპში:

*Შენიშვნა - ეს იმ მომხმარებლებისთვის, რომლებსაც აქვთ წვდომა Microsoft Teams Admin Center.

Ნაბიჯი 1: გაუშვით Microsoft Teams Admin Center.

ნაბიჯი 2: ნავიგაცია კვადრატულ წერტილებზე (მენიუ) მინის ზედა მარცხენა მხარეს.

ნაბიჯი 3: ახლა, სიიდან აირჩიეთ ორგანიზაციის მასშტაბის პარამეტრები.

ნაბიჯი 4: შემდეგ გადადით ფანჯრის მარჯვენა მხარეს, გადაახვიეთ ქვემოთ და ქვემოთ ელ.ფოსტის ინტეგრაცია განყოფილება, ჩართეთ ვარიანტი - მიეცით საშუალება მომხმარებლებს გაუგზავნონ წერილები არხის ელფოსტის მისამართზე.

როგორც კი დაასრულებთ, ახლა შეგიძლიათ ელფოსტის გაგზავნა არხებზე Teams აპში.

როგორ გავაგზავნოთ არხის ელფოსტა Microsoft Teams-ში

ახლა, როდესაც თქვენ იცით ამ მშვენიერი ფუნქციის შესახებ, რომელიც აქამდე იყო დამალული, მიჰყევით ქვემოთ მოცემულ ინსტრუქციებს, რათა შეძლოთ ელფოსტის გაგზავნა არხებზე თქვენს გუნდების აპში:

Ნაბიჯი 1: ში გუნდები აპლიკაცია, გადადით კონკრეტულ არხზე, რომელზეც გსურთ ელ.წერილის გაგზავნა.

ნაბიჯი 2: ახლა, ეკრანის მარცხენა მხარეს, ქვეშ თქვენი გუნდები განყოფილება, დააჭირეთ სამ ჰორიზონტალურ წერტილს (…) გვერდით გენერალი და აირჩიეთ მიიღეთ ელექტრონული ფოსტის მისამართი.

ახლა თქვენ შეგიძლიათ გაგზავნოთ თქვენი ელ.წერილი არხზე.

*Შენიშვნა - ალტერნატიულად, თქვენ ასევე შეგიძლიათ მიჰყვეთ ქვემოთ მოცემულ ინსტრუქციებს, რათა გაგზავნოთ ელ.წერილი გარკვეულ არხზე:

Ნაბიჯი 1: გაუშვით თქვენი გუნდები აპლიკაცია და დაასახელეთ გუნდის არხი, რომლითაც გსურთ თქვენი ელფოსტის გაზიარება.

*Შენიშვნა - თითოეულ არხს ენიჭება საკუთარი ელ.ფოსტის იდენტიფიკატორი, ამიტომ დააწკაპუნეთ სასურველ არხზე მარჯვენა ღილაკით და დააკოპირეთ ელფოსტის მისამართი, რომელსაც ხედავთ.

ნაბიჯი 2: შემდეგი, გახსენით Microsoft Outlook და ახლა შეგიძლიათ ან გადახვიდეთ წინა შეტყობინებაზე, რომელიც უკვე დაწერეთ და შეინახეთ მონახაზში, ან უბრალოდ დაწეროთ ახალი.

ახლა გადადით "რომ” ველი და ჩასვით ელ.წერილი, რომელშიც დააკოპირეთ Ნაბიჯი 1. დასრულების შემდეგ, დააწკაპუნეთ გაგზავნის ღილაკზე ისევე, როგორც ამას გააკეთებდით ჩვეულებრივი ელ.ფოსტის ნებისმიერ სხვა აპლიკაციაში.

*Შენიშვნა -  ელფოსტაში დანართები ავტომატურად აიტვირთება და შეინახება სახელწოდებით საქაღალდეში ელ.ფოსტის შეტყობინებები წელს ფაილები ჩანართი. თუ საქაღალდე იქ არ არის ნაგულისხმევად, გუნდები აპლიკაცია ქმნის მას ელფოსტის და დანართების შესანახად.

ამ ფაილების გახსნა და რედაქტირება შესაძლებელია პირდაპირ გუნდები აპში ან ნებისმიერ სხვა დესკტოპ აპში ან SharePointდა ა.შ. ის ასევე საშუალებას გაძლევთ დაამატოთ მეტამონაცემები ამ ფაილებში, სინქრონიზაცია და სხვა. თუმცა, როგორც კი დაიწყებთ ამ ფაილების რედაქტირებას, ისინი გახდებიან ფაქტობრივი დანართების ახალი ასლები და, შესაბამისად, ამ ფაილებში განხორციელებული ნებისმიერი ცვლილება არ დაემატება ორიგინალ დანართებს ელფოსტაში. ასე რომ, ეს იქნება სრულიად ცალკე ასლები.

ასე შეგიძლიათ ელფოსტით არხი პირდაპირ თქვენს გვერდზე გუნდები აპლიკაცია, ნაცვლად იმისა, რომ ხელით გაუგზავნოთ ელ.წერილი გუნდის თითოეულ წევრს ინდივიდუალურად. ამ გზით შეგიძლიათ შეამციროთ შეცდომების შესაძლებლობა და ასევე დარწმუნდეთ, რომ არხის კონკრეტული გუნდიდან ყველა შედის ელფოსტაში და არავინ დარჩება გამოტოვებული.

რასაც Outlook აკეთებს აქ არის ის, რომ ინახავს ელ.ფოსტის მისამართებს ნაგულისხმევად მათთან ერთად, რომლებთანაც თქვენ დაუკავშირდით. ეს იგივეა, როდესაც იწყებთ ელ.ფოსტის მისამართის აკრეფას "to" ველში ჩვეულებრივ ელფოსტაში და ის იწყებს შემოთავაზებების ავტომატურად შევსებას. ეს ნიშნავს, რომ აპლიკაცია ავტომატურად იმახსოვრებს ყველა ელფოსტის მისამართს, როგორც შვილი, როგორც თქვენ აგზავნით ელ.წერილს არხზე მომავალი მოხერხებულობისთვის.

ასე რომ, მომავალში, როდესაც გსურთ ელ.წერილის გაგზავნა იმავე არხზე, შეგიძლიათ აირჩიოთ შენახული ელფოსტადან მისამართები "To" ველში და ის ავტომატურად ჩნდება და სწორედ ასე უადვილებს Microsoft-ს ცხოვრებას შენ.

როგორ გავხსნათ ელფოსტა Microsoft Teams Channel-ში

მას შემდეგ, რაც თქვენ გაგზავნით ელფოსტას გუნდის კონკრეტულ არხზე Microsoft Teams აპში, ადამიანებს, რომლებიც მიიღებენ წერილს, ელფოსტის გახსნისა და ნახვის რამდენიმე გზა აქვთ.

• მათ შეუძლიათ ელფოსტის გახსნა და წაკითხვა პირდაპირ გუნდების აპში. ამ გზით, მიმღებებს არ სჭირდებათ ცალკე აპლიკაციის გახსნა ელ.ფოსტის სანახავად ან ჩამოტვირთვისთვის, რითაც, საერთო გამოცდილება ძალიან მარტივი და გლუვი გახდება.
• არხის მიმღებებს აქვთ შესაძლებლობა ჩამოტვირთოთ რეალური ელ.წერილი და გახსნან იგივე Outlook Mail აპში და წაიკითხონ.
• ალტერნატიულად, გუნდს, რომელიც იღებს ელფოსტას, შეუძლია ასევე დააწკაპუნოს დანართის გასახსნელად და ჩამოსატვირთად და შემდეგ მისი ნახვა.

ეს არა მხოლოდ დაგეხმარებათ მარტივად გაგზავნოთ წერილები კონკრეტულ არხზე გუნდების აპში, არამედ ამარტივებს საქმეს არხის მიმღებებისთვის.

როგორ შევზღუდოთ პოსტები არხზე ელ.ფოსტის გამოყენებით

თუ გუნდის ადმინისტრატორი ხართ, შეგიძლიათ აკონტროლოთ ვის შეუძლია გამოაქვეყნოს Microsoft-ის გუნდში ამ ელფოსტის მისამართის გამოყენებით (არხის ელფოსტის მისამართი). აი, როგორ შეზღუდოთ პოსტები არხზე ელფოსტის გამოყენებით:

Ნაბიჯი 1: Გააღე Microsoft-ის გუნდები აპლიკაცია და შემდეგ გადადით არხზე, რომლის კონტროლიც გსურთ.

ნაბიჯი 2: შემდეგ, ფანჯრის მარცხენა მხარეს, დააწკაპუნეთ სამ ჰორიზონტალურ წერტილზე (…) და შემდეგ დააწკაპუნეთ გაფართოებული პარამეტრები.

ნაბიჯი 3: ახლა, ქვეშ მიიღეთ ელექტრონული ფოსტის მისამართი განყოფილება, აირჩიეთ ვარიანტი - ნებისმიერს შეუძლია ამ მისამართზე ელფოსტის გაგზავნა.

ეს დაგეხმარებათ გააკონტროლოთ ვის შეუძლია არხზე გამოქვეყნება ამ ელფოსტის მისამართის გამოყენებით.

არხის ელფოსტაზე პასუხი

მას შემდეგ, რაც ელფოსტა მიიღება არხზე Teams აპში, გუნდის წევრებს ახლა შეუძლიათ ისაუბრონ იმავეზე, დააკავშირონ ნებისმიერი ელ.ფოსტის საკითხთან დაკავშირებული ფაილები, მონიშნეთ თანამშრომლები ან სხვა არხები, რათა ჩართოთ ისინი დისკუსიაში, გააზიაროთ დოკუმენტები, მემები, GIF-ები და მრავალი სხვა მეტი.

თუმცა, თუ თქვენ უპასუხებთ პოსტს, ის დარჩება გუნდებში და არ იგზავნება როგორც პასუხი ორიგინალ ელფოსტაზე. ასე რომ, თუ ცდილობთ უპასუხოთ თავდაპირველ ელფოსტას, გუნდები გაჩვენებთ შეხსენებას: „ეს საუბარი არანაირად არ არის დაკავშირებული ამ ელფოსტასთან დაკავშირებულ ელფოსტის თემასთან.”