על ידי Nimisha V S
השווה ושילוב הן שתי תכונות שימושיות מאוד של מייקרוסופט וורד אך לעתים רחוקות משתמשים בהם רובנו בגלל חוסר המודעות שלנו לגבי תכונות אלה. תכונות אלה מאפשרות לנו להשוות בין שני מסמכים ולמצוא את ההבדל ביניהם. אז ראשית בואו נראה כמה מצבים בעבודות היומיומיות שלנו בהם אנו מוצאים את השימוש בהם.
במקרים מסוימים ייתכן שיש לנו גרסאות שונות של אותו מסמך. יתכן ונצטרך להשוות גרסאות שונות אלה כדי לראות את השינויים ביניהן. או אולי נצטרך לשלב ביניהם כדי ליצור עותק סופי של המסמך. באמצעות תכונת ההשוואה נוכל לבחון את השינויים שבוצעו בכל שורה אפילו כולל שינוי במרחב הלבן. כמו כן יישום נוסף של תכונות אלה מגיע להכנת קורות החיים שלנו. בדרך כלל יש לנו יותר מעותק אחד של קורות חיים מוכנים למטרות שונות או משתנים לאורך זמן. לעיתים אם ברצונך להשוות או לשלב שני עותקים כלשהם כדי ליצור קורות חיים מעודכנים, תכונת ההשוואה והשלב יכולה להועיל מאוד.
במבט ראשון נראה כי שתי התכונות הללו זהות. אבל יש להם פונקציות שונות. תכונת השילוב למעשה מאפשרת לנו למצוא מי ביצע אילו שינויים במסמך בנוסף רק לסמן את השינויים. אבל תכונת ההשוואה רק משווה את הבדלי התוכן בין שני מסמכים.
עכשיו בואו נראה כיצד נוכל להשתמש בתכונות אלה.
השוואת מסמכים ב- Word
1. פתח את Word ותוכל למצוא את ה- לְהַשְׁווֹת אפשרות בכרטיסיית הסקירה. לחץ על לְהַשְׁווֹת.
2. עכשיו בחר מהתפריט לְהַשְׁווֹת אפשרות להשוות בין שני מסמכים.
3. כעת תופיע תיבת הדו-שיח השוואה בין מסמכים. עלינו לבחור את שני המסמכים שיש להשוות. בחר מסמך מקורי ומסמך מתוקן. תחת הגדרות ההשוואה יש לנו אפשרויות שונות שניתן לבדוק בהתאם להעדפותינו. ניתן להשוות את השינויים ברמת המילה או ברמת התווים. עדיף לבחור באפשרות הצגת השינויים במסמך חדש כדי למנוע התעסקות עם המסמכים המקוריים.
4. בלחיצה על אישור, נקבל מסמך חדש שיציין את ההבדלים. בסרגל הצד אנו יכולים לראות את מספר ההכנסות, המחיקות, המהלכים ושינויים בעיצוב. כל שינוי יסומן ויוסבר היטב. במסמך החדש נמחק הטקסט, טקסט אדום עם קו תחתון נוסף וטקסט ירוק מועבר.
5. כברירת מחדל נבחר את העותק המקורי של המסמך ויוצג בחלונית הימנית. אנו יכולים לגלול מטה את המסמך המקורי בחלונית הימנית והמסמך החדש עם השינויים המסומנים יגלול בהתאם. אך יש לנו אפשרות אחרת להסתיר את המסמך המקורי. אנו יכולים לבחור באפשרות זו מכרטיסיית הסקירה. עבור אל אפשרות השוואה בכרטיסיית הביקורת -> הצג מסמכי מקור-> בחר באפשרות הסתר מסמך מקור.
6. כעת בכרטיסייה מעקב בחר באפשרות בלונים ולחץ על הצג תיקונים בבלונים.
כעת בחלונית הימנית אנו יכולים לראות את התיקונים במסמך המסומנים בפירוט בטופס התראה על בלון. זה נותן סקירה קלה יותר של השינויים במסמכים.
7. אם ברצונך לקבל עותק סופי של המסמך מהעותקים המקוריים והמתוקנים, תוכל לעשות זאת בקלות על ידי עריכת המסמך החדש עם כל השינויים המסומנים. בכל שינוי, פשוט לחץ לחיצה ימנית על השורה ובחר אם לקבל או לדחות את השינוי. כך אנו יכולים להוסיף את השינויים הרצויים ולזרוק את השינויים שאינם נדרשים ליצירת עותק סופי של המסמך.
שילוב מסמכים ב- Word
שילוב של תכונות עובד דומה להשוואה. ראינו כבר את ההבדל בתפקודים שלהם. ניתן להשתמש בשילוב למיזוג שתי גרסאות של מסמך ליצירת עותק סופי של המסמך. כאשר אנו משתמשים בשילוב כדי ליצור מסמך חדש אז כל השינויים במסמך המתוקן הופכים לשינויים במעקב שזוהו על ידי הכותבים שביצעו את השינויים.
בואו נראה כיצד להשתמש בפונקציית השילוב:
1. בכרטיסיית הסקירה בחרו באפשרות השווה ולחצו על שילוב.
2. בתיבת הדו-שיח שילוב בחרו את העותק המקורי והמתוקן של המסמכים שיש לשלב. התאם את ההגדרות בהתאם להעדפותיך ולחץ על אישור.
אחרי זה תקבל את אותה פריסה כמו בעבר באפשרות ההשוואה. ניתן להציג את השינויים, ללחוץ לחיצה ימנית עליהם ולבחור אם לקבל או לדחות את השינוי. כך ניתן ליצור את המסמך החדש המתוקן.
מקווה שקיבלתם מושג ברור לגבי פונקציות השוואה ושילוב. השתמש בתכונות שימושיות אלה כדי להקל על עבודותיך ולחסוך זמן.
