כיצד לקבל או לדחות פגישות באופן אוטומטי ב- Outlook?

קח שליטה מלאה על פגישות Outlook שלך

אם לעתים קרובות אתה צריך לקבל או לדחות הזמנות לפגישה אבל לא אוהב לעשות זאת באופן ידני, אתה יכול להגדיר אותם כך שיתקבלו או יידחו באופן אוטומטי.

זה יעזור לך לקבוע לוח זמנים של פגישות ללא התנגשויות ולצמצם את הסחות הדעת כדי שתוכל להתמקד במה שחשוב.

במדריך זה, נסקור צעדים מפורטים לקבל או לדחות אוטומטית של בקשות פגישות נכנסות ב-Outlook, כך שתשלח תגובה בזמן למארגן הפגישה.

כיצד אוכל לקבל פגישה באופן אוטומטי מבלי לשלוח תגובה ב-Outlook?

1. הקש על חלונות סוג מפתח הַשׁקָפָה ולחץ לִפְתוֹחַ.
2. בחלון הראשי של Outlook, עבור אל קוֹבֶץ לשונית.
3. בחר אפשרויות לפתוח אפשרויות Outlook.
4. לך ל לוּחַ שָׁנָה מהחלונית השמאלית, אתר קבלת או דחייה אוטומטית, לאחר מכן לחץ על קבל/דחה אוטומטית לַחְצָן.
5. על קבל או דחייה אוטומטית חלון, כדי לקבל פגישה, הצב סימן ביקורת ליד קבל באופן אוטומטי בקשות לפגישה והסר פגישות שבוטלו ולחץ בסדר.
instagram story viewer
6. לאחר מכן, על אפשרויות Outlook חַלוֹן, לוּחַ שָׁנָה חלונית, אתר אפשרויות לוח שנה ובחר לְקַבֵּל בשביל ה השתמש בתגובה זו כאשר אתה מציע זמן פגישה חדש אוֹפְּצִיָה.
7. נְקִישָׁה בסדר והפעל מחדש את Outlook כדי לשמור את השינויים.

אם אתה משתמש ב-Outlook 2010 או גרסה ישנה יותר, חפש את ה תזמון משאבים אפשרות במקום קבל או דחייה אוטומטית. לחץ על תזמון משאבים כפתור כדי לקבל את חלון אישור או דחייה אוטומטי, ושנה את הגדרות בקשת הפגישה ב-Outlook.

כיצד אוכל לקבל באופן אוטומטי פגישות עם תגובה ב-Outlook?

1. על ידי קביעת כלל

1. לְהַשִׁיק הַשׁקָפָה וללכת ל בית לשונית.
2. נְקִישָׁה כללים, ולאחר מכן בחר נהל כללים והתראות מהרשימה הנפתחת.
3. נְקִישָׁה חוק חדש.
4. על אשף הכללים תיבת דו-שיח, בחר החל כלל על הודעות שאני מקבל ולחץ הַבָּא.
5. בעמוד הבא, בחר שהוא הזמנה לפגישה או עדכון ולחץ הַבָּא.
6. מ ה שלב 1 תיבה, בחר השב באמצעות תבנית ספציפית, ואז עבור אל שלב 2 תיבת ולחץ על תבנית ספציפית היפר קישור.
7. עַל בחר תבנית תשובה חלון, עבור להסתכל לתוך, בחר תבנית סטנדרטית אוֹ תבניות משתמש במערכת הקבצים; תראה את תבנית התגובה לפגישה בתיבה למטה. אם יש מספר אפשרויות, בחר אחת ולחץ לִפְתוֹחַ.
8. נְקִישָׁה הַבָּא, ואז לחץ הַבָּא.
9. כעת תן שם לכלל אם תרצה ולחץ סיים.

אתה יכול גם לבחור צור כלל זה בכל החשבונות כדי לקבל אוטומטית את ההזמנה לפגישה בכל כתובות הדוא"ל שלך ב-Outlook.

2. על ידי הפעלת סקריפט VBA

ראשית, עליך לשמור את הסקריפט ב-VBA; לשם כך, בצע את השלבים הבאים:

1. בחלון Outlook, הקש Alt + F11 כדי לפתוח את יישום Visual Basic (VBA) עבור Outlook.
2. לך ל לְהַכנִיס, ולאחר מכן בחר מודול.
3. כאשר המודול החדש נפתח, העתק והדבק את הסקריפט הבא כדי לקבל אוטומטית את ההזמנות לפגישה ב-Outlook ולחץ Ctrl + ס כדי לשמור את זה:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

ברגע שיש לך את הסקריפט ב-VBA, אתה צריך להפעיל אותו; בצע את השלבים הבאים כדי לעשות זאת:

1. עבור אל חלון Outlook ועבור אל מפתחים לשונית.
2. בחר מאקרו, ומהרשימה הנפתחת, בחר את פקודות המאקרו שיצרת כדי להפעיל אותה.

לפני השימוש בסקריפטים של VBA ב-Outlook, צור גיבוי של הנתונים והגדרות התצורה שלך, ובדוק תמיד את הסקריפט בקנה מידה קטן לפני הפעלתו עבור כל תיבת הדואר.

תגובה אוטומטית להזמנות לפגישה ב-Outlook חוסכת לך זמן. זוהי דרך ללא טרחה ליידע את מארגן הפגישה על נוכחותך. עם זאת, תמיד בדוק את בקשת הפגישה כדי להכיר את חבריך למשתתפים כדי להבטיח שאתה מיושר עם המשתתפים בסדר היום של הפגישה.

קרא עוד על נושא זה

• כיצד לדווח על הודעות דיוג ב-Outlook
• כיצד לשנות במהירות את דפדפן ברירת המחדל ב-Outlook
• כיצד להעביר את האימיילים שלך מהוטמייל לאאוטלוק
• 4 דרכים לשתף קבוצת אנשי קשר או רשימת תפוצה ב-Outlook
• כיצד לפתוח חלונות מרובים של Outlook ב-Windows 11

כיצד אוכל לדחות באופן אוטומטי פגישות ב-Outlook?

1. השתמש באפשרויות Outlook כדי לדחות את כל ההזמנות לפגישה

1. הפעל את Outlook ועבור אל קוֹבֶץ לשונית.
2. בחר אפשרויות לפתוח אפשרויות Outlook.
3. לך ל לוּחַ שָׁנָה, לאתר קבל או דחייה אוטומטית & לחץ על קבל/דחה אוטומטית לַחְצָן.
4. בחר דחה אוטומטית בקשות לפגישה שמתנגשות עם פגישה או פגישה קיימת כדי לדחות פגישה.
5. לאחר מכן, בחר יְרִידָה בשביל ה השתמש בתגובה זו כאשר אתה מציע זמן פגישה חדש אפשרות תחת אפשרויות לוח שנה ולחץ על אישור.
6. הפעל מחדש את Outlook כדי לשמור את השינויים.

2. הגדר כלל לדחיית הזמנות לפגישה מכתובת דוא"ל ספציפית

ראשית, עליך ליצור תגובה ולשמור את התבנית כדי לדחות את הפגישה; לשם כך, בצע את השלבים הבאים:

1. בחלון הראשי של Outlook, עבור אל לוּחַ שָׁנָה ובחר פגישה חדשה.
2. בתוך ה פְּגִישָׁה חלון, הזן את הטקסט בגוף שברצונך לשלוח כדי לדחות הזמנה לפגישה ועבור אל קוֹבֶץ לשונית.
3. כעת לחץ שמור כ.
4. על שמור כ חלון, עבור שמור כסוג, בחר תבנית Outlook (.oft), ועבור שם הקובץ, הזן שם ולחץ להציל.

כעת, לאחר שיש לך תבנית מותאמת אישית, הרשו לנו ליצור כלל לדחיית הפגישה.

1. הפעל את Outlook ועבור אל בית לשונית.
2. נְקִישָׁה כללים, אז תבחר נהל כללים והתראות מהרשימה הנפתחת.
3. על כללים והתראות חלון, בחר חוק חדש.
4. על אשף הכללים תיבת דו-שיח, בחר החל כלל על הודעות שאני מקבל ולחץ הַבָּא.
5. מ ה שלב 1 תיבה, בחר את מאנשים או מקבוצה ציבורית אפשרות ולאחר מכן עבור אל שלב 2, ולחץ האנשים או הקבוצה הציבורית היפר קישור.
6. זה יפתח את כתובת כלל חַלוֹן; בחר את שם המשתמש שאת ההזמנה שלו לפגישה אתה רוצה לדחות, לחץ מ, ואז בסדר.
7. כעת בחר שהוא הזמנה לפגישה או עדכון ולחץ הַבָּא.
8. בעמוד הבא, בחר את השב באמצעות תבנית ספציפית אפשרות מה שלב 1 קופסה ובתוך שלב 2, לחץ על תבנית ספציפית היפר קישור.
9. עַל בחר תבנית תשובה חלון, עבור להסתכל לתוך, בחר תבניות משתמש במערכת הקבצים; תראה את תבנית התגובה לפגישה בתיבה למטה. בחר את זה שיצרת ולחץ לִפְתוֹחַ.
10. נְקִישָׁה הַבָּא, ואז לחץ הַבָּא.
11. כעת תן שם לכלל ולחץ סיים.

בחר צור כלל זה בכל החשבונות אם ברצונך להגיב אוטומטית לבקשות לפגישה בדוא"ל השני חשבונות.

3. השתמש בסקריפט VBA כדי לדחות הזמנות לפגישה מרובות

ראשית, עליך להוסיף ולשמור את הסקריפט ב-VBA, כך תוכל לעשות זאת:

1. הפעל את Outlook, ובחלון הראשי, הקש Alt + F11 כדי לפתוח את VBA.
2. לך ל לְהַכנִיס, ולחץ מודול.
3. העתק והדבק את הסקריפט הבא כדי למחוק את בקשת הפגישה במודול ולחץ Ctrl + ס כדי לשמור את זה:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

כעת לאחר ששמרת את הסקריפט, סגור את חלון VBA. כדי להפעיל את הסקריפט, בצע את השלבים הבאים:

1. בחלון Outlook, בחר את ההזמנות לפגישה שברצונך לדחות ולאחר מכן לחץ Alt + F8.
2. אתה תקבל את מאקרו חלון, בחר את Decline_Requests מודול ולחץ לָרוּץ.
3. בחלון הבא, הזן את מספר הדחייה ולחץ בסדר. כאן, הזן את מספר בקשות הפגישה שבחרת.

אם אינך זמין באותו משבצת זמן, הסקריפט ידחה אוטומטית את הפגישה אך לא ימחק את הודעת הדוא"ל מ-Outlook, כך שתוכל להעביר את ההזמנה לפגישה למישהו שישתתף בו בשמך.

כמו כן, כדי להימנע מאימיילים הלוך ושוב על לוגיסטיקת הפגישה, אתה יכול השתמש בעותק מוסתר כדי להוסיף את האדם לפגישה.

אוטומציה של התגובה להזמנה לפגישה יכולה להגביר את יעילות התזמון שלך על ידי כך שתודיע לך אילו משבצות זמן פנויות, ולייעל את זרימת העבודה שלך.

ספר לנו כיצד תגובה אוטומטית לבקשת הפגישה עזרה לך בקטע ההערות למטה.