חקור את השיטות הקלות ביותר לעשות זאת
- יצירת משימה באמצעות תוכן אימייל יכולה להיות דרך מצוינת להישאר פרודוקטיבי.
- כדי לעשות זאת, אתה יכול להשתמש בשיטת גרירה ושחרור, תכונת מעקב, או ליצור שלב מהיר.
Outlook הוא אחד מלקוחות הדוא"ל הטובים ביותר, נותן לך שפע של תכונות ומקום להתאמה אישית כדי להישאר קדימה במשחק.
תכונה אחת כזו היא היכולת ליצור משימה ממייל, מה שחוסך ממך להזין מחדש את כל המידע, ובכך להגביר את היעילות ולהפחית את המאמץ.
במדריך זה, נדון בכמה מהשיטות הקלות ביותר עם הוראות שלב אחר שלב להמרת דואר אלקטרוני למשימה ב-Outlook ולהוסיף אותה לרשימת המטלות שלך.
איך אני יוצר משימה ממייל קיים?
1. השתמש בשיטת גרור ושחרור
- ראשית, בדוק אם אתה יכול לראות את משימות לשונית בתפריט הניווט; אם לא, עבור אל עוד אפליקציות, לחץ עליו ובחר משימות.
- מקש ימני משימות ובחר פִּין כדי לשמור אותו בסרגל הניווט.
- בחלון הראשי של Outlook, בחר את הודעת הדואר האלקטרוני שעבורה ברצונך ליצור משימה. גרור אותו ל- משימות הכרטיסייה באמצעות לחצן העכבר השמאלי ושחרר אותה על ידי שחרורה.
- פעולה זו תפתח את חלון המשימה עם כל התוכן מהאימייל המקורי. כדי להתאים אותו עוד יותר, אתה יכול לערוך, להסיר או להוסיף מידע, כולל תאריך התחלה, תאריך להגשה, סטָטוּס, ו עדיפות.
- לאחר שתסיים, לחץ שמור סגור.
זוהי שיטת האוטומציה הקלה ביותר של דוא"ל למשימה, יצירת משימה נפרדת בדיוק כמו זו שנוצרה מאפס. לאחר היצירה, תוכל לראות אותו ברשימת המשימות, והאימייל יישאר בתיבת הדואר הנכנס.
דבר נהדר נוסף לשיפור הפרודוקטיביות ולייעל את זרימת העבודה שלך יכול להיות שמירה על קיצורי המקשים הטובים ביותר של Outlook שימושי.
2. השתמש בתכונת המעקב
- בחר את האימייל מהחלון הראשי של Outlook ועבור אל בית לשונית. במקרה שההודעה פתוחה, עבור אל הוֹדָעָה לשונית.
- לְאַתֵר תגים, ולאחר מכן בחר מעקב.
- בחר המותאם אישית מהרשימה.
- בתיבת הדו-שיח המותאמת אישית, הצב סימן ביקורת ליד תִזכּוֹרֶת אפשרות ובחר תאריך ושעה רצויים.
- אתה גם משתמש בשדות כמו סמן ל, תאריך התחלה, ו תאריך להגשה כדי להזין פרטים נוספים.
- נְקִישָׁה בסדר.
כאשר אתה מסמן הודעת דואר אלקטרוני, היא מופיעה בהצצה משימות מתחת לרשימת המטלות שלך. בתאריך ובשעה שנבחרו, תקבלו התראת תזכורת לביצוע המשימה הקשורה למייל.
שיטה זו עוזרת להפוך הודעות דוא"ל למשימות בדיוק כמו שיטת הגרירה והשחרור, אך לא ניתן לסמוך עליה כאילו אם תמחק את הודעת הדוא"ל הקשורה אליו, הדגל יוסר מהכרטיסייה 'משימות' או מהמטלה רשימה.
- זהו מיקום קובץ PST של Outlook ב-Windows 11
- כיצד לעדכן רשימת כתובות גלובלית ב-Outlook
- כיצד לאפס את תצוגת Outlook להגדרות ברירת המחדל שלה
3. השתמש בתכונת השלבים המהירים
- בחלון הראשי של Outlook, עבור אל בית לשונית, ואתר צעדים מהירים.
- נְקִישָׁה צור חדש או לאתר שלב מהיר חדש, ובחר המותאם אישית.
- על ערוך שלב מהיר חלון, הזן שם עבור ה-Quick Step.
- תַחַת פעולות, בשביל ה בחר פעולה בתפריט הנפתח, אתר את קטגוריות, משימות ודגלים מקטע, ולחץ צור משימה עם קובץ מצורף אוֹ צור משימה עם טקסט של הודעה.
- יתר על כן, אתה יכול להשתמש ב- מקש קיצור אפשרות להקצות מקש קיצור מהתפריט הנפתח שלידו.
- ברגע שהכל במקום, לחץ סיים כדי לשמור את ה-Quick Step.
- השלב המהיר שיצרת יופיע כעת ב- צעדים מהירים קופסא. כדי לגשת אליו, לחץ על האימייל בתיבת הדואר הנכנס שלך, בחר את צעד מהיר שיצרת, או הקש על מקש הקיצור אם הוקצה.
- חלון משימה חדש ייפתח, הזן את הפרטים הנדרשים ולחץ שמור סגור.
כך תוכל להשתמש בתכונת השלבים המהירים ביצירת משימות ב-Outlook. אתה יכול להשתמש בתכונה כדי להפוך משימות חוזרות ונשנות בלחיצה אחת, כגון העברת אימייל לתיקיה מסוימת, מחיקת הודעה מקורית ועוד.
אתה יכול לבחור משלב ברירת המחדל שהוזכר או ליצור שלב מהיר מותאם אישית לפי העדפותיך.
אם יצירת קיצורי דרך והתאמה אישית של משימות זה הקטע שלך, עליך לעיין במדריך שלנו להתאים אישית את סרגל הכלים של Outlook.
איך אני הופך מייל למשימה מתוכננת?
אם ברצונך להמיר הודעות דוא"ל למשימות ולהוסיף אותן לרשימת המשימות המתוכננות שלך, השתמש בפונקציית המעקב ובכרטיסייה 'מטלות'. בצע את השלבים הבאים כדי לעשות זאת:
- עבור אל החלון הראשי של Outlook, ועבור אל האימייל שברצונך ליצור עבורו משימה.
- לחץ לחיצה ימנית על האימייל ובחר מעקב, ולאחר מכן בחר את דֶגֶל סמל עבור אין תאריך.
- נווט ולחץ על לעשות לשונית בתפריט הניווט.
- על לעשות חלון, בחר אימייל מסומן מהחלונית השמאלית.
- תקבל את רשימת האימיילים המסומנים; בחר את זה שהוספת זה עתה. בחלונית הימנית, תקבלו אפשרויות; נְקִישָׁה הוסף תאריך יעד, והזן תאריך יעד שיוסיף את המשימה ל- מתוכנן רשימה.
אז, אלו הן השיטות השונות בהן תוכל להשתמש כדי ליצור משימה ממייל ב-Outlook; השתמש בכל אחד מהם ליצירת משימות.
אם אתה רוצה לדעת איך לשתף ו לנהל משימות ב-Outlook שלך לוח שנה, יש לנו מדריך נהדר בנושא.
אנא אל תהסס לתת לנו כל מידע, טיפים והניסיון שלך בהמרת אימיילים למשימות בקטע ההערות למטה.
