כיצד לשלוח דואר אלקטרוני לערוץ ב-Microsoft Teams ב-Windows 11 או 10

Microsoft Teams היא אפליקציה כזו שחוללה מהפכה בתפיסה של תקשורת מקוונת בין צוותים. אמנם, הרעיון נפוץ יותר בעולם המקצועי, לאחר המגיפה, הוא זכה לפופולריות גם בתקשורת אישית. עם זאת, אפליקציית Teams התבררה כמועילה יותר לעסקים, במיוחד בתרחיש של מגיפת Covid-19, שבו אנשים נאלצו לעבוד מהבית.

האפליקציה צברה פופולריות על פני מתחרותיה, בשל כמה מהתכונות השימושיות שלה המסייעות לאנשי מקצוע להגביר את הפרודוקטיביות והתקשורת שלהם באמצעות שיתוף פעולה מקוון חלק. הוא אמנם מתגאה במגוון תכונות חשובות שעוזרות לצוותים להתחבר, לתקשר, לשלוח ולשתף מסמכים בקלות, הוא מגיע גם עם תכונה נסתרת כמו אפשרות לשלוח בדוא"ל לערוץ ב-Microsoft Teams ב-Windows 11/10 שלך PC. ניתן לשלוח את המייל לערוץ כולו ישירות לצ'אט של Teams בבת אחת והמייל יכול להכיל קבצים, תיקיות וקבצים מצורפים אחרים. זה מקל על העובדים להתחבר למחלקה כולה במקום אחד וגם לצוותים ולדון בפרויקטים בקבוצה.

פוסט זה יכסה את הפרטים כיצד לשלוח דואר אלקטרוני לערוץ ב-Microsoft Teams במחשב Windows 11/10 וכיצד הוא שימושי עבור הארגון שלך.

כל מה שאתה צריך לדעת על Microsoft Teams

כפי שנדון לעיל, Microsoft Teams היא פלטפורמת תקשורת המאפשרת לעובדי ארגון לשתף פעולה במקום אחד, מקוון. החל משיחות ועידה בווידאו או סמינרים מקוונים ועד לפגישה, שיחות, צ'אט או שיתוף קבצים, הוא תומך בכל צוותי עבודה חלקה וטבעיות. זה לא רק עוזר לך ליצור קשר עם עמיתים בתוך הארגון, אלא גם עם לקוחות מבחוץ.

החלק הטוב ביותר באפליקציית Teams הוא שהיא עוזרת לארגונים לנהל את כל ההיבטים החשובים שלהם בפלטפורמה אחת המאפשרת סביבה משותפת לכולם. יתרה מכך, עם התרבות העולה של עבודה מרחוק, אפליקציית Teams עוזרת לעובדים לעבוד מכל מקום ברחבי העולם ומכל מכשיר. בעוד שהם יכולים לקיים ועידות וידאו כדי לשתף פעולה בפרויקט, הם גם מקבלים את המאפשר לצ'אט, לערוך מסמכים ואפילו לשתף קבצים בקלות.

לכן, אפליקציית Microsoft Teams לא רק מייעלת את מפגש הצוות המקוון לעסקים ותכונות פגישות משופרות, אלא גם היא גם משפר את הפרודוקטיביות והניידות של העסק עם תכונת האינטגרציה החלקה שלו עם Microsoft או צד שלישי אחרים אפליקציות. בנוסף, האפליקציה מציעה אבטחה מלאה של השיחות והקבצים שלך, היא יציבה ואמינה בזמן ביצוע שיחות, ועובדת בצורה מושלמת אפילו עבור העובדים הקדמיים.

עם זאת, הוא מגיע עם כמה תכונות שימושיות במיוחד ואחת מהן היא האפשרות לשלוח מיילים ישירות לכל הצוות בבת אחת. בואו נראה כמה מתכונות האימייל המיוחדות שלו.

מה בלעדי בתכונת הדוא"ל של Microsoft Teams

כפי שצוין קודם לכן, אפליקציית Teams לא רק עוזרת לך לשתף מסמכים חשובים ודיונים ביניהם קבוצות או יחידים, זה גם מאפשר לך לשלוח מיילים עם קבצים וקבצים מצורפים אחרים במהלך Teams שִׂיחָה. למרות שתקשורת צוות מקוונת עברה דרך ארוכה עם תכונות מתקדמות אחרות, הדוא"ל עדיין חשוב כמו קודם לכן. לפיכך, מיקרוסופט דאגה שהם ישמרו על מתקן דוא"ל לצוותים בזמן שהם יכולים להשתמש בתכונות האחרות לצד.

למעשה, מיקרוסופט נמצאת בתהליך של העברת שיחות ממייל אל Teams קל יותר.

לשם כך, ענקית הטכנולוגיה הציגה את התכונה החדשה המאפשרת למשתמשי Windows לשלוח אימייל לערוץ צוות שלם בבת אחת. בנוסף, הוא גם תומך בהרמת דגלים, עיצוב טקסטים והוספת קבצים מצורפים שעסק דורש כדי לתפקד.

עם זאת, לפני שתוכל לשלוח אימייל לערוץ ב-Teams, עליך להפעיל את התכונה הזו באפליקציה. בוא נראה איך:

כיצד להפעיל שילוב דוא"ל ב-Microsoft Teams

הפעלת תכונה זו תעזור לך לשלוח מיילים באמצעות כתובת הדוא"ל לערוץ ספציפי באפליקציית Teams. והכי חשוב, אתה יכול להשתמש בתכונה זו כדי לשלוח דוא"ל לכל ערוץ של צוות ספציפי שבבעלותו. כך תוכל להפעיל את תכונת שילוב הדוא"ל באפליקציית Teams:

*פתק - זה עבור המשתמשים שיש להם גישה ל- מרכז הניהול של Microsoft Teams.

שלב 1: הפעל את מרכז הניהול של Microsoft Teams.

שלב 2: נווט אל הנקודות המרובעות (תַפרִיט) בצד השמאלי העליון של החלונית.

שלב 3: כעת, מהרשימה, בחר הגדרות כלל הארגון.

שלב 4: לאחר מכן, עבור לצד ימין של החלון, גלול מטה ומתחת ל- שילוב אימייל סעיף, הפעל את האפשרות - אפשר למשתמשים לשלוח אימיילים לכתובת דוא"ל של ערוץ.

לאחר שתסיים, כעת תוכל לשלוח אימיילים לערוצים באפליקציית Teams.

כיצד לשלוח הודעות דוא"ל לערוצים ב-Microsoft Teams

עכשיו כשאתה יודע על התכונה הנפלאה הזו שהיתה מוסתרת עד עכשיו, עקוב אחר ההוראות שלהלן כדי להיות מסוגל לשלוח אימיילים לערוצים באפליקציית Teams שלך:

שלב 1: בתוך ה צוותים אפליקציה, נווט לערוץ הספציפי שאליו ברצונך לשלוח את האימייל.

שלב 2: כעת, בצד שמאל של המסך, מתחת הצוותים שלך בקטע, לחץ על שלוש הנקודות האופקיות (…) ליד כללי ובחר קבל כתובת אימייל.

כעת תוכל לשלוח את המייל שלך לערוץ.

*פתק - לחלופין, תוכל גם לבצע את ההוראות שלהלן כדי לשלוח דוא"ל לערוץ מסוים:

שלב 1: הפעל את שלך צוותים אפליקציה וזיהוי ערוץ הצוות שאליו ברצונך לשתף את האימייל שלך.

*פתק - לכל ערוץ מוקצה מזהה דוא"ל משלו, אז לחץ לחיצה ימנית על הערוץ הרצוי והעתק את כתובת המייל שאתה רואה.

שלב 2: לאחר מכן, פתח Microsoft Outlook וכעת אתה יכול לעבור להודעה קודמת שכבר כתבת ושמרת בטיוטה, או פשוט לכתוב הודעה חדשה.

כעת, עבור אל "ל" שדה והדבק את האימייל שהעתקת בו שלב 1. לאחר שתסיים, לחץ על כפתור השליחה בדיוק כפי שהיית עושה עבור דוא"ל רגיל בכל אפליקציית דוא"ל אחרת.

*פתק -  הקבצים המצורפים במייל מועלים אוטומטית ונשמרים בתיקייה בשם הודעות אימייל בתוך ה קבצים לשונית. אם התיקיה לא נמצאת שם כברירת מחדל, ה- צוותים האפליקציה יוצרת אותו כדי לשמור את האימיילים והקבצים המצורפים.

ניתן לפתוח ולערוך קבצים אלה ישירות ב- צוותים אפליקציה או בכל אפליקציות שולחן עבודה אחרות או SharePoint, וכו. זה גם מאפשר לך להוסיף מטא נתונים לקבצים אלה, לסנכרן אותם ועוד. עם זאת, ברגע שתתחיל לערוך את הקבצים הללו, אלה הופכים לעותקים חדשים של הקבצים המצורפים בפועל, ומכאן שכל שינוי שנעשה בקבצים אלה לא יתווסף לקבצים המצורפים המקוריים בדוא"ל. אז אלה יהיו עותקים נפרדים לגמרי.

כך תוכל לשלוח דוא"ל לערוץ ישירות על שלך צוותים אפליקציה, במקום לשלוח מייל ידני לכל חבר צוות בנפרד. כך תוכלו להוריד את האפשרות לשגיאות וגם לוודא שכל אחד מהצוות הספציפי של הערוץ נכלל במייל ואף אחד לא נשאר בחוץ.

מה שאאוטלוק עושה כאן הוא שהוא שומר את כתובות הדוא"ל כברירת מחדל עם אלה שתקשרת איתן. זה בדיוק כמו כשאתה מתחיל להקליד כתובת דוא"ל בשדה "אל" בדוא"ל רגיל וזה מתחיל למלא אוטומטית את ההצעות. המשמעות היא שהאפליקציה זוכרת אוטומטית את כל כתובות האימייל בתור בן כשאתה שולח מייל לערוץ לנוחות עתידית.

אז, בעתיד, בכל פעם שתרצה לשלוח אימייל לאותו ערוץ, תוכל לבחור מתוך האימייל השמור כתובות בשדה "אל" והוא צץ אוטומטית וכך מייקרוסופט הופכת את החיים לקלים יותר אתה.

כיצד לפתוח אימיילים בערוץ Microsoft Teams

לאחר ששלחת את האימייל לערוץ הספציפי של צוות באפליקציית Microsoft Teams, לאנשים שמקבלים את האימייל יש מספר דרכים לפתוח ולהציג את האימייל.

• הם יכולים לפתוח ולקרוא את האימייל ישירות באפליקציית Teams. בדרך זו, הנמענים לא צריכים לפתוח אפליקציה נפרדת כדי לראות את האימייל או להוריד אותו, ובכך להפוך את החוויה הכוללת לקלה וחלקה מאוד.
• לנמעני הערוץ יש אפשרות להוריד את המייל בפועל ואפילו לפתוח אותו באפליקציית Outlook Mail ולקרוא אותו.
• לחלופין, הצוות שמקבל את המייל יכול גם ללחוץ כדי לפתוח ולהוריד את הקובץ המצורף ולאחר מכן להציג אותו.

זה לא רק יעזור לך לשלוח מיילים לערוץ ספציפי באפליקציית Teams בקלות, אלא גם יקל על הנמענים בערוץ.

כיצד להגביל את הפוסטים בערוץ באמצעות המייל

אם אתה מנהל הצוות, אתה יכול לקבוע מי יכול לפרסם בצוות Microsoft באמצעות כתובת הדוא"ל הזו (כתובת הדוא"ל של הערוץ). הנה איך להגביל את הפוסטים בערוץ באמצעות האימייל:

שלב 1: פתח את ה צוותי מיקרוסופט האפליקציה ולאחר מכן נווט לערוץ שברצונך לשלוט בו.

שלב 2: לאחר מכן, בצד שמאל של החלונית, לחץ על שלוש הנקודות האופקיות (…) ולאחר מכן לחץ על הגדרות מתקדמות.

שלב 3: עכשיו, מתחת ל קבל כתובת אימייל סעיף, בחר באפשרות - כל אחד יכול לשלוח מיילים לכתובת זו.

זה יעזור לך לשלוט מי יכול לפרסם לערוץ באמצעות כתובת האימייל הזו.

משיב למייל הערוץ

ברגע שהמייל מתקבל בערוץ באפליקציית Teams, חברי הצוות יכולים כעת לנהל שיחה בנושא, לחבר כל קבצים הקשורים לעניין הדוא"ל, תייג עמיתים לעבודה או ערוצים אחרים כדי לכלול אותם בדיון, שיתוף מסמכים, ממים, GIF ועוד הרבה יותר.

עם זאת, אם תשיב לפוסט, הוא יישאר בתוך הצוותים ולא יישלח כתשובה לדוא"ל המקורי. לכן, אם תנסה להשיב לדוא"ל המקורי, Teams יציג תזכורת האומרת, "שיחה זו אינה קשורה בשום אופן לשרשור האימייל המשויך לאימייל זה.”