אפליקציית Microsoft Planner היא כל מה שאתה צריך כדי לבצע את המשימות שלך

האם אתה מחפש דרך קלה אך פשוטה לשתף פעולה ולשתף משימות עם הצוות שלך? ה אפליקציית מתכנן מיקרוסופט עוזר לך לעשות בדיוק את זה ועוד.

מאז הצגתו, אפליקציית מתכנן מיקרוסופט סייעה לצוותים שונים ברחבי העולם בכך שעזרה להם ליצור תוכניות חדשות, לארגן ולהקצות משימות שונות, לשתף מסמכים, דון באמצעות הצ'אט על מה כל אדם עובד כרגע, וקבל עדכוני התקדמות בכל משימה.

במילים פשוטות, האפליקציה מספקת דרך חזותית לארגן את עבודת הצוות ולהתעדכן בהתקדמות למשימות שונות.

האפליקציה בנויה עבור משרד 365, אך זמין רק למשתמשים עם תוכניות מנוי של Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium ו- Education.

פירוש הדבר שהוא אינו זמין למנויים ממשלתי או לשימוש אישי.

חלק מהמשימות איתן תוכלו למלא אפליקציית מתכנן מיקרוסופט לִכלוֹל:

• משתף פעולה עם הצוות שלך
• צרף קבצים, תמונות, מסמכים או קישורים
• הוסף רשימות משימות למשימות
• הוסף הערות למשימות
• סמן משימות עם תוויות
• הגדר ועדכן את ההתקדמות למשימות
• הגדר או הוסף תמונה מקדימה למשימות
• צפו בהתקדמות התוכניות שלכם
• צפו בכל המשימות והתוכניות
• קבל מיילים על משימות ותוכניות
• מחק משימות או תוכניות
• עקוב אחר התקדמות מכל מקום ובכל מכשיר

כיצד ליצור תוכנית באפליקציית Microsoft Planner

מתכנן מיקרוסופט מאפשר לך ליצור תוכנית, לארגן ולבנות את הצוות שלך, הקצה משימות וקבל עדכוני התקדמות.

משתמשים שאינם חדשים ב- Microsoft Planner יכולים להתחיל בביקור taken.office.com, ליצור תוכניות באפליקציית האינטרנט, ואז להציג ולעדכן את התוכניות שלהם בנייד. משתמשים קיימים יכולים להשיג את Planner דרך האינטרנט או הפלטפורמות הניידות.

כדי להתחיל בעבודה, בצע את השלבים הפשוטים הבאים להלן:

1. להתחבר
2. צור תוכנית
3. הוסף משימה
4. קבע תאריך למשימה שלך
5. סיווג את המשימות שלך
6. הוסף אנשים מהצוות שלך
7. הקצה משימות לחברי צוות שונים
8. עקוב אחר ההתקדמות

שלב 1: היכנס

כפי שצוין קודם לכן, מתכנן מיקרוסופט זמין רק למנויים לעבודה או ללימודים, כך שכדי להיכנס לחשבון, אתה זקוק לאישורי הכניסה לחשבון העבודה שלך.

חשוב לציין כי אינך זקוק להתקנות תוכנה כלשהן במחשב האישי שלך או במכשיר אחר בכדי להשתמש באפליקציה. אתה פשוט מתחבר אליו דרך דפדפן האינטרנט שלך.

לאחר שתיכנס תוכל לבצע את הפעולות הבאות:

• גש לאתר המתכנן שלך לעבודה או לבית הספר
• צפה, ערוך וצור תוכניות
• צפה, ערוך וצור משימות
• שוחח בצ'אט עם חברי הצוות
• עקוב אחר ההתקדמות בתוכניות ובמשימות

כך נכנסים למתכנן של מיקרוסופט:

1. פתח דפדפן אינטרנט
2. בשורת הכתובת, הקלד https://office.com/signin אוֹ https://portal.office.com
3. לחץ על כפתור Enter במקלדת
4. בחר את החשבון שאיתו ברצונך להיכנס
5. הזן את כתובת הדוא"ל והסיסמה שלך עבור החשבון שבחרת
6. להתחבר

הערה: אם כבר נכנסת לחשבון, או שיש לך את סביבת Office 365 עבור מקום העבודה שלך, אתה יכול להתחבר ישירות למתכנן Microsoft באמצעות משגר היישומים.

בצע את השלבים הבאים כדי לבצע זאת:

1. בחר משגר אפליקציות בחלון הדפדפן שלך
2. בחר את אריח המתכנן בדף הבית, או בחלונית האפליקציה
3. התחבר למתכנן

יצירת חשבון באמצעות Microsoft Planner

על מנת להיכנס, מוסד העבודה או בית הספר שלך צריך להירשם לתוכנית Office 365 זכאית, והמנהל שלך נותן לך חשבון.

אם אינך מסוגל להיכנס למרות זאת, פנה לדלפק העזרה של העבודה או של בית הספר שלך.

שלב 2: צור תוכנית

לאחר שנכנסת ל- Microsoft Planner, תוכל לגשת לאתר ובכך תוכל לראות את התוכניות הזמינות עבור כל אחת מקבוצות Office 365 שלך.

ישנם שני סוגים שונים של תוכניות: ציבורי ופרטי.

תוכניות ציבוריות גלויות לכולם בעבודה שלך או ארגון בית ספר כלומר הם עולים בכל פעם שמישהו בארגון מחפש תוכנית, ואילו תוכניות פרטיות גלויות לאנשים ספציפיים שנוספו לתוכנית.

הערה: אם אתה הופך את התוכנית שלך לציבורית או פרטית, קבוצת Office 365 שלך גם כן נעשית ציבורית או פרטית.

על מנת ליצור תוכנית, בצע את הצעדים הבאים:

1. בחר תוכנית על ידי מעבר אל תוכניות אהובות אוֹ כל התוכניות (אתה יכול גם להתחיל תוכנית חדשה על ידי בחירה תכנית חדשה
2. אם תבחר תכנית חדשה, תן שם לתוכנית שלך
3. בחר מי יוכל לראות את התוכנית שלך
4. בחר אפשרויות כדי:

• הוסף תיאור
• החלט אם להירשם אוטומטית לחברים חדשים להתראה

1. צור תוכנית

הערה: יצירת תוכנית חדשה יוצרת גם קבוצה חדשה של Office 365. זה מקל על שיתוף הפעולה גם ב- Microsoft Planner, וגם ביישומים אחרים כגון Outlook ו- OneDrive, בין היתר.

לאחר שתיצור תוכנית, השלב הבא הוא הוספת משימות.

שלב 3: הוסף משימות, הגדר תאריכים וסיווג

אז נכנסת בהצלחה, יצרת תוכנית ועכשיו אתה רוצה להוסיף משימות לתוכנית שלך.

הוספת משימות היא פשוט פירוט מה צריך לעשות ועל ידי מי.

כך מוסיפים משימות לתוכנית:

1. בתיבה לעשות, הזן שם משימה
2. בחר הוסף משימה (תוכל להוסיף מספר משימות על ידי הקלדת שם משימה ואז ללחוץ על Enter, ולהמשיך להקליד כדי להוסיף עוד. אם אינך רואה את התיבה לעשות, לחץ על סימן הפלוס + כדי להציג את התיבה ואז הוסף משימה

אתה יכול להוסיף פרטים נוספים למשימות שלך ולקבוע את המראה בלוח.

מתכנן מיקרוסופט מאפשר לך לבצע את הפעולות הבאות עם המשימות שאתה יוצר:

• הגדר תמונת תצוגה מקדימה עבור כל משימה. לשם כך, צרף למשימה קובץ, תמונה או קישור, או להוסיף רשימת ביקורת.

התמונה, הקובץ או הקישור הראשון שאתה מצרף הופכים לתצוגה המקדימה. אם אתה רוצה השתמש בקובץ מצורף אחר בתור תצוגה מקדימה שלך, או השתמש בתיאור במקום זאת, בחר במשימה ובחר הצג בכרטיס. כדי להסיר את התצוגה המקדימה, בטל את הסימון בתיבה הצג בכרטיס.

• הוסף התחלת משימה ותאריך יעד. לשם כך בחר משימה ואז הוסף תאריך התחלה ותאריך יעד.

ניתן להוסיף את התאריכים בכל פעם שאתה יוצר משימה חדשה על ידי בחירה באפשרות הגדר תאריך יעד.

אם אתה מגלה שתאריך אדום, פירוש הדבר שהמשימה איחרה גם אם היא עדיין בעיצומה.

• סמן משימות עם תוויות. תוויות עוזרות לך לאתר במהירות תכונות המשותפות למשימות שונות כגון מיקום, תזמון ודרישות משימה.

כדי להוסיף תוויות למשימות שלך, עבור אל הלוח, בחר משימה, בחר את התיבות הצבעוניות בצד ימין, ואז בחר את הדגל בו תשתמש ושם אותו.

שלב 4: הוסף אנשים לצוות שלך

על מנת להוסיף אנשים לצוות שלך, בצע את הצעדים הבאים:

• עבור אל מתכנן
• בחר חברים
• הזן את שם החבר שברצונך להוסיף

הערה: נכון לעכשיו אתה יכול להוסיף רק אנשים בארגון שלך. עם זאת, קיימת תוכנית בפיתוח המאפשרת למשתמשים להוסיף אנשים מחוץ לארגונים שלהם. תוכל להציג תכונות נוספות הנמצאות כעת בפיתוח ב- מפת הדרכים של Office 365.

לאחר שתוסיף אנשים, תוכל להקצות להם משימות.

אם אתה צריך להסיר מישהו מהרשימה, או שאינך זקוק עוד למישהו בתוכנית שלך, בצע את הצעדים הבאים:

1. בחר את החץ לצד חברי התוכנית
2. הצבע על האדם שברצונך להסיר
3. בחר את שלוש הנקודות
4. בחר הסר

שלב 5: עקוב אחר ההתקדמות

• הגדר ועדכן את התקדמות המשימות. אפליקציית Microsoft Planner מסווגת משימות לביצועים שלא התחילו, מתבצעים והושלמו.

באפשרותך לעדכן את ההתקדמות על ידי בחירת המשימה ואז להשתמש בתפריט הנפתח התקדמות. אתה יכול להשתמש ברשימה כדי לעקוב אחר התקדמות המשימות. עם זאת, אם אתם מחפשים תוכנית רחבה יותר, או צופים בהתקדמות הכוללת של המשימות, תצוגת התרשימים תספק זאת עבורכם. לאחר שתסיים את המשימה, סמן אותה כמושלמת על ידי הצבעה עליה ובחירת סימן הביקורת.

הערה: באפשרותך להציג משימות שהושלמו על ידי גלילה מטה לרשימת המשימות ובחירה באפשרות הצג הושלמה.

לאחר שהמשימות מוגדרות, תוכלו לעשות זאת לארגן אותם לדליים והוסף את אלה שאיתם תשתף פעולה בזמן שאתה עובד.

כיצד לקבל התראות בדוא"ל על משימות

לפעמים אתה רוצה לעקוב אחר המשימות שלך בדרכים, וזה מתאפשר באמצעות הודעות דוא"ל באפליקציית מתכנן Microsoft.

הודעות דוא"ל מופעלות ברגע שאתה יוצר תוכנית, כאשר אתה מתווסף כחבר בתוכנית קיימת, אם חבר אחר מגיב על משימה שהגבת עליה, אם הבעלים של התוכנית מפעיל התראות על פעילויות המשימה, או אם אתה מנוי על לְתַכְנֵן.

בעלי תכניות יכולים גם שלח התראות דרך האפליקציה, לעדכון התוכנית בכל פעם שמשימה מוקצית, או מסומנת כמושלמת.

הודעות בדרך כלל אינן מושבתות כברירת מחדל, ולכן על מנת לקבל אותן עליך להפעיל אותן.

כדי לקבל התראות בדוא"ל, הנה מה שאתה צריך לעשות:

• בחר את שלוש הנקודות בצד ימין של התוכנית שלך
• בחר ערוך תוכנית
• בחר שלח התראות על הקצאת משימות והשלמת המשימה לעדכון השיחות של התוכנית
• סמן את התיבה להפעלת התראות (כדי לכבות את ההודעות, בטל את הסימון של אותה תיבה).

כדי להירשם לתכנית, בחר את שלוש הנקודות בצד ימין של התוכנית, ואז בחר בצע מעקב אחר התוכנית בתיבת הדואר הנכנס. בצע את אותו הדבר כדי לבטל את הרישום, אך בחר להפסיק לעקוב אחר התוכנית בתיבת הדואר הנכנס.

יתרונות וחסרונות של אפליקציית מתכנן מיקרוסופט

יתרונות

• ארגנו את עבודת הצוות וסיימו יותר
• קל לשימוש שכן ניתן להפעיל אותו בלחיצה אחת
• ארגנו את העבודה בצורה ויזואלית
• נראות ושקיפות
• שיתוף פעולה חלק עם הצוות שלך
• הודעות בדוא"ל על משימות ותוכניות
• עבוד בכל המכשירים שלך
• ערוצים זמינים לשליחת משוב במקרה של בעיות פתרון בעיות באפליקציה

חסרונות

• לא זמין לשימוש אישי או ממשלתי
• אפליקציה לא פותחה במלואה כמו אפליקציות אחרות לשיתופי פעולה קבוצתיים כמו אסאנה, מכיוון שחלק מהתכונות עדיין בפיתוח

הורד את אפליקציית Planner מחנות Microsoft Office.

שתף אותנו בחוויה שלך באמצעות אפליקציית Microsoft Planner בקטע ההערות שלמטה.

סיפורים קשורים לבדיקה:

• כיצד להתקין ולהשתמש ב- Microsoft Teams ב- Windows 10
• הורד את Newton Mail ב- Windows 10 כדי לשפר את הפרודוקטיביות
• תוכנת מעקב זמן: הכלים הטובים ביותר להגברת הפרודוקטיביות שלך