תיקון: ארכיון אוטומטי חסר או לא עובד ב- MS Outlook

תכונת הארכיון האוטומטי ב- Outlook מסייעת למשתמשים לנהל את השטח בתיבת הדואר שלהם על ידי העברת הודעות דוא"ל אוטומטית מהתיקיה הנוכחית למיקום הארכיון. הפריטים שהועברו לארכיון מאוחסנים בקובץ נתונים של Outlook (.pst). במקרים מסוימים, משתמשים שמו לב שהארכיון האוטומטי חסר או שאינו פועל כראוי גם כאשר כל ההגדרות נכונות.

במאמר זה, רשמנו אסטרטגיות לפתרון בעיות ולגרום לארכיון האוטומטי לפעול שוב.

שיטה 1 - שנה את הגדרות הארכיון האוטומטי

משתמשים הציעו ששינוי הגדרות הארכיון האוטומטי עזר להם לתקן את הבעיה. ניתן להגדיר זאת במספר רמות: ברירת מחדל, לכל תיקיה והגדרות ידניות.

רמה 1 - ברירת מחדל של הגדרות ארכיון אוטומטי

1. לך ל קוֹבֶץ תַפרִיט.

2. כעת בחר את אפשרויות כרטיסייה.

3. בחלון שנפתח בחר את מִתקַדֵם כרטיסייה.

4. לחפש אחר ארכיון אוטומטי בחלונית הימנית ולחץ על הגדרות ארכיון אוטומטי ... לַחְצָן.

5. כדי לוודא שהארכיון האוטומטי פועל, סמן את התיבה הראשונה והגדר את התדירות שבה ברצונך להפעיל את הארכיון האוטומטי.

6. סמן את תיבת הסימון הנחייה לפני הפעלת הארכיון האוטומטי כדי לקבל הודעה לפני שהארכיון האוטומטי יקרה.

7. בדוק את האפשרויות הבאות:

• מחק פריטים שפג תוקפם (תיקיות דואר אלקטרוני בלבד) אם ברצונך למחוק פריטים שפג תוקפם
• העבר לארכיון או מחק פריטים ישנים אחרת רק פריטים שפג תוקפם יימחקו.
• הצג תיקיית ארכיון ברשימת התיקיות לתת לאתר archive.pst להופיע ברשימת התיקיות שעוזרת למצוא פריטים שהועברו לארכיון בקלות.
• אתה יכול לקבוע את גיל הפריטים שברצונך לארכיון בתחום נקה פריטים מבוגרים מ- x, המבוסס על תאריך השינוי האחרון כברירת מחדל

8. יש לך אפשרויות להחליט אם העבר פריטים ישנים לקובץ ארכיון אוֹ למחוק אותם לצמיתות.

9. לאחר שבחרת באפשרות תוכל ליישם אותן וללחוץ עליה בסדר כדי לשמור את ההגדרות.

רמה 2 - הגדרות ארכיון אוטומטי לכל תיקיה

אם הארכיון האוטומטי אינו פועל בתיקיה ספציפית בתיבת הדואר שלך, בצע את השלבים הבאים:

1. מקש ימני בתיקיה ובחר נכסים.

2. הקלק על ה ארכיון אוטומטי כרטיסייה.

3. בהתבסס על הדרישות שלך בחר את הדברים הבאים:

• אם ברצונך שתיקיה זו תהיה חריגה מארכיון אוטומטי, בחר אין לאחסן פריטים בזה.
• אם ברצונך לאחסן פריטים בתיקיה זו באמצעות הגדרות ברירת המחדל כפי שנדונו קודם לכן, בחר העבר פריטים לתיקיה זו באמצעות הגדרות ברירת מחדל
• אם ברצונך להגדיר אפשרויות שונות של ארכיון אוטומטי לתיקיה זו, בחר העבר את התיקיה הזו לארכיון באמצעות הגדרות אלה. אתה יכול לשנות את גיל הפריטים למחיקה וליצור קובץ נפרד לארכיון.

4. לחץ על בסדר ברגע שתסיים.

הערה: הגדרות אלה ספציפיות לתיקייה ואינן מיושמות על תיקיות משנה.

רמה 3 - הגדרות ארכיון באופן ידני

תוכל גם להתחיל את תהליך הארכיון באופן ידני אם האמור לעיל אינו פועל.

1. לך ל קוֹבֶץ ולאחר מכן בחר כלים.

2 ב כלים, בחר לנקות פריטים ישנים. הוא מתחיל את תהליך הארכיון וההתקדמות מוצגת בשורת המצב.

שיטה 2 - שנה את ערך הרישום ArchiveIgnoreLastModifiedTime

תהליך הארכיון ב- Outlook מבוסס על התאריך והשעה האחרונים ששונו כברירת מחדל. אם אתה עונה, מעביר, מעביר, עורך, שומר או מייבא פריט, התאריך שתשתנה ישתנה מה שעלול לגרום לארכיון האוטומטי לא לשלוח את הפריט לארכיון.

משתמשים מצאו כי ארכיון אוטומטי פועל על ידי הגדרת ערך הרישום עבור ArchiveIgnoreLastModifiedTime, מה שהופך את פריטי הארכיון של Outlook המבוססים על התאריך שהתקבל. לפני שינוי ערך הרישום, שמור על גיבוי שלו במקרה של שגיאות.

1. ללחוץ מקש Windows + R. להתחיל לָרוּץ. סוּג regedit כדי לפתוח את עורך רישום.

2. עבור למיקום למטה או העתק והדבק אותו בסרגל הניווט.

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office.0 \ Outlook \ Preferences 

3. לאחר שתגיע למפתח המשנה של הרישום למעלה, לחץ על לַעֲרוֹך תַפרִיט.

4. בתפריט עריכה, בחר חָדָשׁ ולחץ על ערך DWORD (32 סיביות) ליצירת פריט חדש ברישום.

5. תן שם לפריט החדש בשם ArchiveIgnoreLastModifiedTime ולחץ להיכנס.

6. לחץ לחיצה ימנית על הפריט החדש שנוצר ולאחר מכן בחר לְשַׁנוֹת.

7. הגדר את הערך ל- 1 בתוך ה נתוני ערך תיבה ולחץ על בסדר.

8. סגור את עורך הרישום והפעל מחדש את Outlook כדי לגרום לשינויי הרישום להיכנס לתוקף.

עכשיו בדוק אם Outlook מאחסן את הפריטים כראוי על ידי ניסיון לארכיון באופן ידני ובדוק אם הפריטים מאוחסנים בארכיון על סמך התאריך שהתקבל.

שיטה 3 - לא נכלל בארכיון אוטומטי

אם אתה מבחין שפריט ספציפי לא הועבר לארכיון, המשמעות היא שהנכס עבורו מוגדר לא לכלול אותו מהארכיון האוטומטי.

1. לחץ פעמיים כדי לפתוח את הפריט שהוסר מהתהליך הארכיון.

2. הקלק על ה קוֹבֶץ בתפריט ולאחר מכן בחר נכסים.

3. בתוך ה נכסים חלון, בטל את סימון האפשרות אין להעביר פריט זה לארכיון אוטומטי.

4. אתה יכול להתאים אישית את שלך נוף כדי לקבל סקירה כללית של הפריטים שעבורם הוגדרה אפשרות זו. אתה צריך לאפשר את עריכה בתוך התא לתפקד כדלקמן:

• בחר נוף ולחץ על הצג הגדרות.

• כאן לחץ על הגדרות אחרות לַחְצָן.

• עכשיו בדוק את האפשרות אפשר עריכה בתוך התא.

• כעת תוכל ללחוץ על תיבת הסימון של פריטים מסוימים מתחת אל תעשה ארכיון אוטומטי ישירות מהתצוגה להפעלה/כיבוי של ארכיון של פריט זה.

הערה: ייתכן שלא תראה תיבת סימון לפריטים שלך אלא אם תלחץ על השדה עצמו. אין תיבת סימון או תיבת סימון שלא נבחרה פירוש הדבר שהפריט יועבר לארכיון בהתאם להגדרות הארכיון שלך.

שיטה 4 - פקודת ארכיון אינה זמינה בסביבת התאגיד

ארכיון אוטומטי מושבת על פי מדיניות קבוצתית

במקרה שאתה עובד בסביבה ארגונית ואינך מצליח למצוא את הארכיון והארכיון האוטומטי ההגדרות כפי שהוזכרו בשיטה 1 לעיל, המשמעות היא שאולי מנהל המערכת השבית את ההגדרות כקבוצה מְדִינִיוּת. זה עוזר למנוע את התפשטות נתוני תיבת הדואר ברחבי מחשבים שונים ברחבי הרשת בקבצי pst.

במקרה זה, עליך לשאול את מנהל הדואר לגבי היכן עליך לאחסן את הנתונים שלך וכמה זמן יש לשמור אותם. כמו כן, מנהלי המערכת יכולים להגדיר את המדיניות הקבוצתית להשבית את הארכיון האוטומטי ולמנוע יצירת קבצי pst.

החלפה עם ארכיון מקוון

סיבה נוספת להגדרות החסרות היא כאשר יש לך חשבון Exchange, ארכיון מקוון הופעל עבורך בשרת Exchange. במקרים כאלה, אפשרויות הארכיון בצד הלקוח יושבתו אוטומטית על ידי Outlook והארכיון מתרחש בהתאם למדיניות הארגונית שנקבעה בשרת Exchange.

היתרון הוא שאתה יכול לקבל גישה לארכיון שלך בכל מחשב שבו פועל Outlook או אפילו באמצעות דפדפן בעת ​​גישה לתיבת הדואר שלך באמצעות Outlook באינטרנט. כתוצאה מכך שהוא מופעל עבור חשבונך, הארכיון האוטומטי ותכונות הארכיון הידני כבר לא יהיו זמינות עבורך ב- Outlook.

שיטה 5 - בדוק אם Archive.pst פגום או מלא

כאשר הקובץ archive.pst הופך פגום, Outlook לא יוכל לשמור לארכיון לקובץ זה. במקרה כזה, אתה צריך סגור את אאוטלוק והשתמש ב- כלי התיקון לתיבת הדואר הנכנס (scanpst.exe) לסרוק אותו לאיתור שגיאות וליצור קובץ ארכיון חדש. לחץ כאן כדי למצוא את המיקום של scanpst.exe ואת השלבים לביצוע הסריקה בתיקון 5 של המאמר.

כאשר הקובץ archive.pst הופך מלא, זה לא יאפשר ל- Outlook לאחסן בו פריטים נוספים. כאשר מגבלת האזהרה תגיע, לא תוכל להעביר פריטים לארכיון באופן ידני או באמצעות ארכיון אוטומטי. פעם ה הגבול הגיע, מומלץ ליצור קובץ ארכיון חדש. מגבלת הגודל מבוססת על גירסת Outlook בשימוש.

• קובצי pst של Outlook 97 - 2002 (ANSI): גודל הקובץ המקסימלי הוא 2GB ומתריעה אזהרה כאשר הוא מגיע ל -1.8 GB.
• קבצי PST של Outlook 2003 - 2019 (Unicode): מגבלת ברירת המחדל היא 20 GB Outlook 2003/2007 ו- 50 GB בגרסאות מאוחרות יותר 2010, 2013, 2016, 2019 ו- Microsoft 365. אזהרה ניתנת כאשר המגבלה מגיעה ל -19 GB ול- 47.5 GB בהתאמה.

שיטה 6 - מחיקת מיילים מתיבת הדואר המלאה

במקרה שתיבת הדואר שלך מלאה, תקבל הודעה המציינת כי תיבת הדואר מלאה כאשר אתה מנסה לשלוח הודעה. עם זאת, כאשר אתה מנסה לארכיון כאשר תיבת הדואר מלאה, הארכיון לא יפעל וגם לא תקבל שגיאה המציינת את אותו הדבר.

כדי להחזיר אותו לעבודה, אתה יכול גם מחק או העבר פריטים מסוימים לקובץ הארכיון שלך באופן ידני אוֹ צור קשר עם מנהל הדואר שלך כדי להגדיל באופן זמני את גודל תיבת הדואר שלך.

כדי לנקות את תיבת הדואר שלך, תוכל להמשיך בתהליך הניקוי בסדר הבא של התיקיות: פריטים שנמחקו, דואר זבל, תיבת דואר נכנס, פריטים שנשלחו ותיקיות דואר אחרות, יומן, לוח שנה, איש קשר ועוד הערות.

אם אחד מהתיקונים שלעיל אינו פועל עבורך, אנו ממליצים לך לבצע א תיקון חבילת Office שלך אוֹ להתקין מחדש את אופיס ובדוק אם זה עוזר לפתור את הבעיה.

תודה שקראת מאמר זה.

אנו מקווים שהצלחת לפתור את שגיאת הארכיון האוטומטי שאינו פועל.