Di Nimisha V S
Confronta e Combina sono due funzioni molto utili di Microsoft Word ma raramente utilizzato dalla maggior parte di noi a causa della nostra inconsapevolezza di queste caratteristiche. Queste caratteristiche ci consentono di confrontare due documenti e trovare la differenza tra loro. Quindi prima vediamo alcune situazioni nei nostri lavori quotidiani in cui troviamo il loro utilizzo.
In alcuni casi potremmo avere versioni diverse dello stesso documento. Potrebbe essere necessario confrontare queste diverse versioni per vedere i cambiamenti tra di loro. Oppure potremmo aver bisogno di combinarli per generare una copia finale del documento. Utilizzando la funzione di confronto possiamo esaminare le modifiche apportate ad ogni riga, inclusa anche una modifica dello spazio bianco. Anche un'altra applicazione di queste funzionalità arriva nella nostra preparazione del curriculum. Di solito potremmo avere più di una copia di curriculum vitae predisposti per vari scopi o modificati nel tempo. A volte, se vuoi confrontare o combinare due copie qualsiasi per creare un curriculum aggiornato, la funzione di confronto e combinazione può essere di grande utilità.
A prima vista può sembrare che queste due caratteristiche siano le stesse. Ma hanno funzionalità diverse. La funzione di combinazione ci consente in realtà di trovare chi ha apportato quali modifiche in un documento oltre a contrassegnare le modifiche. Ma la funzione di confronto confronta semplicemente le differenze di contenuto tra due documenti.
Ora vediamo come possiamo utilizzare queste funzionalità.
Confronto di documenti in Word
1.Apri Word e puoi trovare il Confrontare opzione nella scheda revisione. Clicca su Confrontare.
2.Ora dal menu selezionare Confrontare possibilità di confrontare due documenti qualsiasi.
3. Ora apparirà la finestra di dialogo Confronta documenti. Dobbiamo selezionare i due documenti da confrontare. Seleziona un documento originale e un documento revisionato. Sotto le impostazioni di confronto abbiamo diverse opzioni che possono essere controllate in base alle nostre preferenze. Le modifiche possono essere confrontate a livello di parola o di carattere. È meglio scegliere l'opzione di mostrare le modifiche in un nuovo documento per evitare di fare confusione con i documenti originali.
4. Facendo clic su OK, otterremo un nuovo documento con le differenze contrassegnate. Nella barra laterale possiamo vedere il numero di inserimenti, eliminazioni, spostamenti e modifiche di formattazione. Ogni cambiamento sarà segnato e spiegato bene. Nel nuovo documento il testo barrato viene eliminato, il testo sottolineato in rosso viene aggiunto e il testo verde viene spostato.
5. Per impostazione predefinita avremo la copia originale del documento selezionata e visualizzata nel pannello di destra. Possiamo scorrere verso il basso il documento originale nel pannello di destra e il nuovo documento con le modifiche contrassegnate scorrerà di conseguenza. Ma abbiamo un'altra opzione per nascondere il documento originale. Possiamo selezionare questa opzione dalla scheda di revisione. Vai all'opzione Confronta nella scheda Revisione -> Mostra documenti di origine-> seleziona l'opzione Nascondi documento di origine.
6.Ora nella scheda Monitoraggio selezionare l'opzione Palloncini e fare clic su Mostra revisioni nei fumetti.
Ora nel pannello di destra possiamo vedere le revisioni nel documento contrassegnate in dettaglio nel modulo di notifica del fumetto. Ciò fornisce una revisione più semplice delle modifiche nei documenti.
7.Se vuoi avere una copia finale del documento dalle copie originali e riviste, puoi farlo facilmente modificando il nuovo documento con tutte le modifiche contrassegnate. Ad ogni modifica è sufficiente cliccare con il tasto destro sulla riga e scegliere se accettare o rifiutare la modifica. Quindi possiamo aggiungere le modifiche che desideriamo e scartare le modifiche non necessarie per creare una copia finale del documento.
Combinare documenti in Word
La funzione Combina funziona in modo simile al confronto. Abbiamo già visto la differenza nelle loro funzioni. Combina può essere utilizzato per unire due versioni di un documento per creare una copia finale del documento. Quando usiamo combine per generare un nuovo documento, tutte le modifiche nel documento revisionato diventano modifiche tracciate identificate dagli autori che hanno apportato le modifiche.
Vediamo ora come utilizzare la funzione di combinazione:
1. Nella scheda Revisione selezionare l'opzione Confronta e fare clic su Combina.
2. Nella finestra di dialogo Combina selezionare la copia originale e modificata dei documenti da combinare. Regola le impostazioni in base alle tue preferenze e fai clic su OK.
Dopodiché otterrai lo stesso layout di prima nell'opzione di confronto. È possibile visualizzare le modifiche, fare clic con il tasto destro su di esse e scegliere se accettare o rifiutare la modifica. Così il nuovo documento rivisto può essere generato.
Spero che tu abbia un'idea chiara delle funzionalità di confronto e combinazione. Sfrutta queste utili funzionalità per semplificare il tuo lavoro e risparmiare tempo.
