Non lasciare spazio ad ambiguità
- Le riunioni provvisorie sono quelle a cui non si può essere certi di partecipare.
- Puoi rispondere alle richieste di riunione come Provvisorio subito o impostarlo in seguito.
- Per rispondere a una richiesta o gestire riunioni provvisorie, procedere come segue.
Outlook è un popolare servizio di posta elettronica che consente agli utenti di organizzare riunioni e inviare richieste. Quando lo si fa, a volte si scopre che il particolare slot della riunione viene visualizzato come Provvisorio in Outlook, il che li porta a chiedersi se l'utente è disponibile.
Seguendo la definizione del dizionario, provvisorio è tutto ciò che non è fisso o certo. L’incertezza è l’aspetto chiave. Allora cosa significa provvisorio in Outlook? Continua a leggere per scoprirlo!
Cosa significa provvisorio in Outlook?
Provvisorio consente agli utenti di informare l'amministratore della riunione che potrebbero o meno essere in grado di partecipare alla riunione, anche se intendono farne parte.
Offre ampio spazio per tirarsi indietro quando hai altri impegni programmati per quel periodo. E quando le convocazioni di riunione di Outlook vengono visualizzate come provvisorie, gli amministratori sapranno in anticipo che la tua partecipazione non è certa.
Ricorda, lo stato provvisorio non è infallibile ed è uno dei motivi principali alla base della doppia prenotazione di una determinata fascia oraria poiché gli amministratori non possono vedere lo stato provvisorio in Evento. È visibile sotto il Assistente alla pianificazione.
Capiamolo con un esempio. Supponiamo che un utente abbia impostato uno slot particolare come Provvisorioe quando un altro utente pianifica e invia un invito a una riunione, verrà visualizzato come Disponibile.
Per eliminare l'ambiguità, il primo utente deve avere specificatamente Occupato nel loro calendario. Inoltre, gli utenti possono rispondere alle richieste di riunione come Provvisorio.
Oltretutto provvisorio, sotto sono disponibili le seguenti opzioni Mostra come:
- Gratuito
- Lavorare altrove
- Occupato
- Fuori dall'ufficio
Come faccio a impostare le convocazioni di riunione di Outlook in modo che vengano visualizzate come provvisorie?
- Quando ricevi una notifica di riunione o un invito via e-mail, saranno disponibili diverse risposte alla riunione. Basta fare clic su Provvisorio. In alternativa, puoi aprire la riunione e scegliere la risposta.
- Dopo averlo fatto, l'utente che ha impostato la riunione riceverà una notifica e il suo calendario rifletterà la stessa cosa.
È facile rispondere alle richieste di riunione come provvisorie in Outlook. Ma assicurati di non abusare della funzionalità, poiché crea confusione per l'utente che inoltrato l'invito alla riunione per scoprire se parteciperesti o meno, vanificando così l'intero scopo.
Rendere subito evidenti i tuoi piani è il modo migliore per procedere!
Inoltre, Outlook utilizza la codifica a colori per evidenziare il modo in cui i partecipanti hanno contrassegnato la loro presenza. Li troverai in fondo al Pianificazione sezione.
Quando rispondi alle convocazioni di riunione in Outlook, hai le seguenti opzioni:
- Accettare: Ciò dimostra che sei disponibile e la riunione viene aggiunta al tuo calendario.
- Provvisorio: indica che puoi partecipare alla riunione ed è ancora aggiunto al calendario.
- Declino: indica la tua impossibilità a partecipare alla riunione e non viene aggiunta al calendario.
- Proporre un nuovo orario: Se consentito dall'organizzatore della riunione, puoi proporre un nuovo orario per la riunione, uno in cui sarai disponibile. Una nuova convocazione di riunione deve essere inviata all'organizzatore.
Ognuna di queste ha opzioni secondarie, ma sono praticamente autoesplicative, dato che si comprendono i diversi termini utilizzati nelle riunioni di Outlook.
- Cos'è il file BAK di Outlook? Come aprire/ripristinare un file BAK
- Come importare vCard in Outlook in 2 modi rapidi
Come gestire gli appuntamenti provvisori in Outlook?
- Avvia Outlook e apri la riunione.
- Vai a Mostra come menu a discesa e selezionare un'opzione diversa da Provvisorio.
Puoi modificare gli appuntamenti e le riunioni provvisorie e accettarli o rifiutarli in una fase successiva, una volta che le cose si saranno chiarite. Di norma, scegli attentamente la tua risposta alle riunioni e esamina i dettagli della riunione.
Ricorda, le riunioni e gli appuntamenti vengono sempre visualizzati come Occupato per impostazione predefinita in Outlook ed è necessario modificare manualmente lo stato.
Per riassumere, sebbene la riunione provvisoria in Outlook sia un'ottima funzionalità, c'è ancora spazio per miglioramenti, soprattutto per gli utenti che spesso hanno una doppia prenotazione. Utilizza la sezione feedback in Outlook per condividere i tuoi suggerimenti!
La nostra raccomandazione è di essere diretti con le vostre risposte alle richieste di incontro e di non lasciare ambiguità.
Se stai affrontando problemi con le riunioni di Outlook o non riesco a trovare lo slot giusto, inviare inviti alle riunioni più volte per coinvolgere tutti a bordo.
Per qualsiasi domanda o per condividere i problemi riscontrati con le riunioni provvisorie in Outlook, lascia un commento qui sotto.
