Come creare e utilizzare le categorie in Outlook: aumenta la tua produttività

Scopri come utilizzare al meglio le categorie di Outlook a tuo vantaggio

Questa è una guida completa su come creare e utilizzare le categorie in Microsoft Outlook. Abbiamo spiegato tutti i dettagli che ti aiuteranno a comprendere i vantaggi dell'utilizzo delle categorie e le istruzioni dettagliate su come creare, rinominare ed eliminare le categorie.

Oltre a questo, imparerai anche come assegnare categorie a e-mail, riunioni, contatti e attività. L'articolo fornirà anche suggerimenti su come ordinare e filtrare i messaggi per categoria predefinita.

In questo articolo

• Cosa sono le categorie di Outlook?
• Perché non posso utilizzare le categorie in Outlook?
• Come creare e utilizzare le categorie di Outlook?
• 1. Crea categorie di Outlook
• 1.1 Cliente desktop
• 1.2 Applicazione web
• 2. Rinomina le categorie di Outlook
• 2.1 Applicazione desktop
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• 2.2 Cliente web
• 3. Elimina le categorie di Outlook
• 3.1 Applicazione desktop
• 3.2 Cliente Web
• 4. Usa le categorie di Outlook
• 4.1 Assegna le categorie di Outlook alla tua email
• 4.2 Aggiungere una categoria all'evento del calendario
• Come ordinare e filtrare i messaggi per categoria?

Cosa sono le categorie di Outlook?

Molte persone sono confuse tra cosa sia una categoria di Outlook e cosa sia una cartella di Outlook. Tuttavia, sanno che esistono diversi modi per personalizzare Outlook e l'app stessa offre diversi modi per ordinare messaggi, cercare cartelle, ordinare cartelle e molto altro.

Tuttavia, c'è sempre una certa confusione tra le categorie e le cartelle di Outlook. Le cartelle di Outlook ti consentono di organizzare la posta in arrivo e archiviare i messaggi.

Quando sposti i messaggi nelle cartelle, li sposti dalla Posta in arrivo a queste cartelle. Quindi per individuare i messaggi, tutto ciò che devi fare è entrare nella cartella delle categorie e cercarla.

D'altra parte, le categorie di Outlook sono un modo per visualizzare e modificare il codice colore dei messaggi nella posta in arrivo.

Quando assegni una categoria a un messaggio, non lascia la posta in arrivo ma viene assegnato un colore di categoria. Utilizzando la categoria dei colori, puoi trovare facilmente il messaggio che stai cercando dall'elenco delle categorie.

Perché non posso utilizzare le categorie in Outlook?

Molti utenti hanno segnalato di non essere in grado di utilizzare le categorie in Outlook. Uno dei motivi principali per cui il pulsante Categoria non è disponibile per gli account IMAP è che non si sincronizzano nuovamente con il server.

Inoltre, non sarai in grado di assegnare una categoria di colori agli account IMAP poiché Outlook 2016 ha una limitazione sulla funzione delle categorie di colori. Per risolvere questo problema, devi cambiare l'account IMAP in un account POP3.

Come creare e utilizzare le categorie di Outlook?

1. Crea categorie di Outlook

1.1 Cliente desktop

1. Avvia l'app desktop Outlook.
2. Nel Tag clic della sezione Classificare.
3. Dall'elenco a discesa selezionare Tutte le categorie.
4. Colpire il Nuovo pulsante nel Categorie di colore scatola.
5. Nel Aggiungi nuova categoria casella, assegna un nome alla categoria digitandola nel campo di testo.
6. Scegli un colore personalizzato dal Colore menu a discesa.
7. Usando il Tasto di scelta rapida, aggiungi un tasto di scelta rapida per la tua categoria.
8. Clic OK per chiudere il Aggiungi nuova categoria casella e di nuovo fare clic OK per salvare le tue preferenze.

1.2 Applicazione web

1. Visita il funzionario Pagina di accesso di Outlook.
2. Clicca su Impostazioni.
3. Selezionare Generale poi Categorie.
4. Premere + Crea categoria in cima all'elenco delle categorie.
5. Assegna un nome alla categoria, seleziona un colore per essa, quindi fai clic su Salva.

2. Rinomina le categorie di Outlook

2.1 Applicazione desktop

1. Avvia l'app desktop Outlook.
2. Nel Tag clic della sezione Classificare.
3. Dall'elenco a discesa selezionare Tutte le categorie.
4. Selezionare una categoria che si desidera rinominare e premere il Rinominare pulsante.
5. Immettere un nuovo nome nel campo di testo e fare clic OK per applicare le modifiche.

2.2 Cliente web

1. Visita il funzionario Pagina di accesso di Outlook.
2. Clicca su Impostazioni.
3. Selezionare Generale poi Categorie.
4. Clicca sul matita accanto a una categoria per modificarla.
5. Digitare il nome preferito della categoria nel campo di testo e fare clic OK. Puoi anche cambiare il colore di quella categoria.

Seguendo il metodo sopra, puoi facilmente rinominare la categoria di Outlook e assegnarle un nome a tua scelta sia sul desktop che sull'app Web.

3. Elimina le categorie di Outlook

3.1 Applicazione desktop

1. Avvia l'app desktop Outlook.
2. Nel Tag clic della sezione Classificare.
3. Dall'elenco a discesa selezionare Tutte le categorie.
4. Seleziona una categoria che desideri eliminare e premi il pulsante Eliminare pulsante.

3.2 Cliente Web

1. Visita il funzionario Pagina di accesso di Outlook.
2. Clicca su Impostazioni.
3. Selezionare Generale poi Categorie.
4. Clicca sul Spazzatura accanto a una categoria per eliminarla.

Utilizzando i metodi di cui sopra, puoi eliminare facilmente le categorie sul tuo computer e l'app client Web di MS Outlook.

Leggi di più su questo argomento

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4. Usa le categorie di Outlook

4.1 Assegna le categorie di Outlook alla tua email

1. Vai al Casa menu dell'app Outlook.
2. Fare clic con il tasto destro sull'e-mail, fare clic su Classificare e seleziona una categoria dal menu a comparsa.
3. Una volta assegnato, puoi visualizzare il colore della categoria e il nome della categoria nel file Categorie colonna della tua casella di posta.

Seguendo il metodo sopra, puoi facilmente assegnare categorie di Outlook a uno o più messaggi. Questo ti aiuterà a concentrarti sui messaggi relativi a una categoria. Ad esempio, puoi mettere a fuoco e gestire i messaggi relativi al lavoro all'interno della categoria Lavoro.

4.2 Aggiungere una categoria all'evento del calendario

1. Avvia l'app Outlook sul tuo PC.
2. Fare clic con il tasto destro sull'evento del calendario e selezionare Classificare dall'elenco a discesa e scegliere una categoria. Se non vedi la tua categoria preferita, clicca su Tutte le categorie.
3. Dopo aver selezionato la categoria, vedrai il nome della categoria e il colore applicato all'evento del calendario.

Puoi applicare le categorie ai contatti, agli appuntamenti e ad altri eventi nell'app desktop Outlook o nell'app Web.

Come ordinare e filtrare i messaggi per categoria?

1. Dopo aver assegnato una categoria alle tue e-mail, puoi semplicemente ordinare i messaggi premendo il Categorie colonna nella barra orizzontale che appare sopra i messaggi di Outlook.
2. Sotto il Categorie sezione, è possibile espandere o chiudere una determinata categoria utilizzando il piccolo triangolo pulsante nell'intestazione della categoria.

I passaggi precedenti ti aiuteranno a ordinare e filtrare la posta in arrivo di Outlook in modo categorico. Di seguito sono elencati alcuni degli importanti vantaggi della funzionalità di categoria in Outlook.

• Le categorie ti consentono di trovare rapidamente un messaggio specifico correlato a un argomento specifico
• È possibile individuare facilmente un particolare messaggio osservando il colore della categoria se è assegnata a una categoria
• Puoi mantenere organizzata la posta in arrivo di Outlook assegnando una categoria ai tuoi messaggi, agli eventi del calendario o persino ai contatti
• Le categorie sono più vantaggiose per gli utenti rispetto alle cartelle, poiché puoi assegnare più categorie a un messaggio
• Una volta assegnato, è facile classificare
• Non c'è limite al numero di categorie che puoi avere in Outlook

Questo è tutto da noi in questa guida. Puoi consultare la nostra guida che spiega in dettaglio come eseguire a cercare una categoria vuota in Outlook.

Abbiamo anche una guida dedicata su come controlla in quale cartella si trova una posta di Outlook. Inoltre, puoi fare riferimento alla nostra guida che ti aiuterà a risolvere il Outlook non sposta le email nella cartella problema.

Sentiti libero di farci sapere nei commenti qui sotto se la guida di cui sopra ti ha aiutato con la tua domanda su come creare e utilizzare le categorie di Outlook.