Come creare, gestire e utilizzare i passaggi rapidi in Microsoft Outlook

Se desideri eseguire più azioni su un singolo messaggio di posta elettronica con un solo clic, i passaggi rapidi di Microsoft Outlook possono essere utili per te. Supponiamo di essere in una riunione e di ricevere un'e-mail, non hai tempo per esaminare l'e-mail e rispondere immediatamente. In questo scenario, puoi inviare una risposta rapida con un solo clic utilizzando i passaggi rapidi. Non pensi che sia utile? In questo articolo impareremo come creare, utilizzare, modificare ed eliminare passaggi rapidi in Outlook.

Prima di creare un nuovo passaggio rapido è bene sapere che ci sono alcuni passaggi rapidi già inclusi in Outlook di default.

Al Direttore – Se desideri inoltrare l'e-mail selezionata al tuo manager, puoi fare clic su questo rapido passaggio.

E-mail di squadra – Crea un messaggio vuoto per i membri del tuo team.

Fatto – Contrassegna il messaggio come letto e lo sposta in una cartella specificata.

Rispondi ed elimina – Si aprirà un messaggio di risposta vuoto e dopo aver inviato la risposta, il messaggio originale verrà eliminato.

Puoi utilizzarli selezionando il messaggio di posta elettronica per il quale desideri applicare i passaggi rapidi e quindi facendo clic sul passaggio rapido appropriato sopra.

Crea e usa i passaggi rapidi in Outlook

Passaggio 1: apri Microsoft Outlook

Passaggio 2: nel gruppo Passaggi rapidi fare clic su Creare nuovo. Apre la finestra Modifica passaggio rapido.

Passaggio 3: dai un nome al passaggio rapido in Nome campo.

Passaggio 4: seleziona un'azione per il tuo passaggio rapido dalle azioni cadere in picchiata elenco. Qui selezionerò Imposta importanza dal menu a discesa.

Passaggio 5: puoi aggiungere più azioni facendo clic su Aggiungi azione pulsante e quindi selezionando un'azione dall'elenco a discesa. Qui selezionerò Rispondi dal menu a discesa.

Passaggio 6: fare clic su Mostra opzioni e compila i dettagli aggiuntivi per la tua risposta.

Passaggio 7: sono disponibili diverse opzioni come oggetto, testo, tasto di scelta rapida, importanza, ecc. Puoi impostarli se necessario. Ad esempio, qui inserirò un messaggio "Grazie. Ti ricontatterò' come risposta nel campo di testo.

Passaggio 8: puoi anche inviare automaticamente il testo facendo clic sulla casella di controllo accanto all'invio automatico dopo 1 minuto di ritardo.

Passaggio 9: aggiorna se hai bisogno di opzioni aggiuntive come la bandiera, l'importanza, il tasto di scelta rapida, ecc. e una volta terminate le impostazioni fai clic su Fine.

Passaggio 10: ora il passaggio rapido è stato creato e puoi vederlo sopra nel gruppo Passaggi rapidi.

Passaggio 11: per utilizzarlo, fai clic sul messaggio e-mail per il quale desideri utilizzare il passaggio rapido. Fai clic sul passaggio rapido che hai creato e le impostazioni vengono applicate a quel messaggio.

Modifica il passaggio rapido

Passaggio 1: puoi modificare il passaggio rapido fare clic con il pulsante destro del mouse sul Prestofare un passo che hai creato e selezionato Modificare dalla lista.

Oppure puoi anche fare clic sulla piccola freccia nell'angolo in basso a destra nella finestra Quick Steps. Si aprirà una finestra Gestisci passaggio rapido, seleziona il passaggio rapido particolare da sinistra, quindi fai clic su Modifica.

Si aprirà una finestra Gestisci passaggio rapido, Selezionare il particolare passaggio rapido da sinistra, quindi fare clic su Modificare.

Passaggio 2: apportare le modifiche necessarie e fare clic su OK

Passaggio 3: una volta terminato, per salvarlo fare clic su Salva pulsante.

Elimina il passaggio rapido

Passaggio 1: per eliminare il passaggio rapido è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse nel passaggio rapido che hai creato e seleziona Elimina dalla lista.

Oppure puoi anche fare clic sulla piccola freccia nell'angolo in basso a destra nella finestra Quick Steps. Si aprirà una finestra Gestisci passaggio rapido, Selezionare il particolare passaggio rapido da sinistra, quindi fare clic su Elimina.

Passaggio 2: verrà visualizzata una finestra pop-up che richiede la conferma, fare clic su sì. Clicca su OK. Ed è cancellato.

Questo è tutto! Spero che questo articolo sia facile da seguire e utile. Grazie!!