Come inviare un canale tramite e-mail in Microsoft Teams su Windows 11 o 10

Microsoft Teams è una di queste app che ha rivoluzionato il concetto di comunicazione online tra i team. Sebbene il concetto sia più diffuso nel mondo professionale, dopo la pandemia ha guadagnato popolarità anche nella comunicazione personale. Tuttavia, l'app Teams si è rivelata più utile per le aziende, soprattutto durante lo scenario della pandemia di Covid-19, dove le persone erano costrette a lavorare da casa.

L'app ha guadagnato popolarità rispetto alla concorrenza, grazie ad alcune delle sue utili funzionalità che aiutano i professionisti ad aumentare la produttività e la comunicazione attraverso una collaborazione online fluida. Sebbene vanti una serie di importanti funzionalità che aiutano i team a connettersi, comunicare, inviare e condividere documenti a e facilmente, viene fornito anche con una funzionalità nascosta come l'opzione per inviare tramite e-mail un canale in Microsoft Teams su Windows 11/10 PC. L'e-mail può essere inviata all'intero canale direttamente alla chat di Teams in una sola volta e l'e-mail può contenere file, cartelle e altri allegati. Ciò rende più facile per i dipendenti connettersi con l'intero reparto in un unico luogo e anche con i team e discutere i progetti in un gruppo.

Questo post tratterà i dettagli su come inviare tramite e-mail un canale in Microsoft Teams sul tuo PC Windows 11/10 e come è utile per la tua organizzazione.

Tutto quello che devi sapere su Microsoft Teams

Come discusso in precedenza, Microsoft Teams è una piattaforma di comunicazione che consente ai dipendenti di un'organizzazione di collaborare in un unico luogo, online. Dalle videoconferenze o webinar alle riunioni, chiamate, chat o condivisione di file, supporta il lavoro di tutti i team in modo fluido e naturale. Non solo ti aiuta a connetterti con i colleghi all'interno dell'organizzazione, ma anche con i clienti all'esterno.

La parte migliore dell'app Teams è che aiuta le organizzazioni a gestire tutti i loro aspetti importanti su un'unica piattaforma che consente un ambiente condiviso per tutti. Inoltre, con la crescente cultura del lavoro a distanza, l'app Teams aiuta i dipendenti a lavorare da qualsiasi luogo nel mondo e da qualsiasi dispositivo. Sebbene possano tenere videoconferenze per collaborare a un progetto, hanno anche la possibilità di chattare, modificare documenti e persino condividere file facilmente.

Pertanto, l'app Microsoft Teams non solo semplifica l'incontro online del team per le aziende e migliora le funzionalità delle riunioni, ma lo fa migliora anche la produttività e la mobilità dell'azienda con la sua funzionalità di integrazione fluida con altri Microsoft o terze parti app. Inoltre, l'app offre la sicurezza completa delle tue conversazioni e dei tuoi file, è stabile e affidabile durante le chiamate e funziona perfettamente anche per i lavoratori in prima linea.

Detto questo, viene fornito con alcune funzionalità estremamente utili e una di queste è l'opzione per inviare e-mail direttamente all'intero team in una volta sola. Vediamo alcune delle sue speciali funzionalità di posta elettronica.

Cosa c'è di esclusivo nella funzione di posta elettronica di Microsoft Teams

Come discusso in precedenza, l'app Teams non solo ti aiuta a condividere documenti e discussioni importanti gruppi o individui, ti consente anche di inviare e-mail con file e altri allegati durante un Teams conversazione. Sebbene la comunicazione del team online abbia fatto molta strada con altre funzionalità avanzate, l'e-mail rimane ancora importante come lo erano prima. Pertanto, Microsoft si è assicurata di mantenere la funzione di posta elettronica per i team mentre possono utilizzare le altre funzionalità insieme.

In effetti, Microsoft sta semplificando lo spostamento delle conversazioni dalla posta elettronica a Teams.

Per questo, il gigante della tecnologia ha introdotto la nuova funzionalità che consente agli utenti Windows di inviare e-mail a un intero canale Team in una volta sola. Inoltre, supporta anche l'innalzamento di flag, la formattazione di testi e l'aggiunta di allegati necessari a un'azienda per funzionare.

Tuttavia, prima di poter inviare un'e-mail a un canale in Teams, devi avere questa funzionalità abilitata nell'app. Vediamo come:

Come attivare l'integrazione della posta elettronica in Microsoft Teams

L'abilitazione di questa funzione ti aiuterà a inviare e-mail utilizzando l'indirizzo e-mail a un canale specifico nell'app Teams. Soprattutto, puoi utilizzare questa funzione per inviare un'e-mail a qualsiasi canale di un team specifico che lo possiede. Ecco come abilitare la funzionalità di integrazione della posta elettronica nell'app Teams:

*Nota - Questo per gli utenti che hanno accesso al Centro di amministrazione di Microsoft Teams.

Passo 1: Avvia il Centro di amministrazione di Microsoft Teams.

Passo 2: Passare ai punti quadrati (menù) sul lato superiore sinistro del riquadro.

Passaggio 3: Ora, dall'elenco, seleziona Impostazioni a livello di organizzazione.

Passaggio 4: Quindi, vai sul lato destro della finestra, scorri verso il basso e sotto il Integrazione e-mail sezione, abilitare l'opzione – Consenti agli utenti di inviare e-mail a un indirizzo e-mail del canale.

Al termine, ora puoi inviare e-mail ai canali nell'app Teams.

Come inviare e-mail di canale in Microsoft Teams

Ora che conosci questa meravigliosa funzionalità che fino ad ora era nascosta, segui le istruzioni seguenti per poter inviare e-mail ai canali nella tua app Teams:

Passo 1: Nel Squadre app, vai al canale specifico a cui desideri inviare l'e-mail.

Passo 2: Ora, sul lato sinistro dello schermo, sotto Le tue squadre sezione, fare clic sui tre punti orizzontali (…) accanto al Generale e seleziona Ottieni indirizzo email.

Ora puoi inviare la tua email al canale.

*Nota - In alternativa, puoi anche seguire le istruzioni seguenti per inviare un'e-mail a un determinato canale:

Passo 1: Lancia il tuo Squadre app e identifica il canale del team con cui desideri condividere la tua email.

*Nota - A ogni canale viene assegnato il proprio ID e-mail, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse sul canale desiderato e copia l'indirizzo e-mail che vedi.

Passo 2: Quindi, apri Microsoft Outlook e ora puoi passare a un messaggio precedente che hai già scritto e salvato in bozza, o semplicemente scriverne uno nuovo.

Ora vai al "A” e incolla l'email in cui hai copiato Passo 1. Una volta terminato, premi il pulsante di invio proprio come faresti per una normale e-mail in qualsiasi altra app di posta elettronica.

*Nota -  Gli allegati nell'e-mail vengono caricati automaticamente e salvati in una cartella denominata Messaggi di posta elettronica nel File scheda. Se la cartella non è presente per impostazione predefinita, il file Squadre l'app lo crea per salvare le e-mail e gli allegati.

Questi file possono essere aperti e modificati direttamente nel file Squadre app o in qualsiasi altra app desktop o SharePoint, eccetera. Ti consente anche di aggiungere metadati a questi file, sincronizzarli e altro ancora. Tuttavia, una volta che inizi a modificare questi file, questi diventano nuove copie degli allegati effettivi e, quindi, tutte le modifiche apportate a questi file non vengono aggiunte agli allegati originali nell'e-mail. Quindi, queste saranno copie separate del tutto.

In questo modo puoi inviare un'e-mail a un canale direttamente sul tuo Squadre app, invece di inviare manualmente un'e-mail a ciascun membro del team individualmente. In questo modo, puoi ridurre la possibilità di errori e assicurarti anche che tutti i membri del team specifico del canale siano inclusi nell'e-mail e nessuno venga escluso.

Ciò che Outlook fa qui è che salva gli indirizzi e-mail per impostazione predefinita con quelli con cui hai comunicato. È proprio come quando inizi a digitare un indirizzo e-mail nel campo "a" in una normale e-mail e inizia a compilare automaticamente i suggerimenti. Ciò significa che l'app ricorda automaticamente tutti gli indirizzi e-mail come figlio quando invii un'e-mail a un canale per comodità futura.

Quindi, in futuro, ogni volta che desideri inviare un'e-mail allo stesso canale, puoi scegliere dall'e-mail salvata indirizzi nel campo "A" e si apre automaticamente ed è così che Microsoft semplifica la vita Voi.

Come aprire le email nel canale di Microsoft Teams

Dopo aver inviato l'e-mail al canale specifico di un team nell'app Microsoft Teams, le persone che ricevono l'e-mail hanno diversi modi per aprire e visualizzare l'e-mail.

• Possono aprire e leggere l'e-mail direttamente nell'app Teams. In questo modo, i destinatari non devono aprire un'app separata per visualizzare l'e-mail o scaricarla, rendendo così l'esperienza complessiva molto semplice e fluida.
• I destinatari del canale hanno la possibilità di scaricare l'e-mail effettiva e persino di aprirla nell'app Posta di Outlook e leggerla.
• In alternativa, il team che riceve l'e-mail può anche fare clic per aprire e scaricare l'allegato e quindi visualizzarlo.

Questo non solo ti aiuterà a inviare facilmente e-mail a un canale specifico nell'app Teams, ma renderà anche le cose più facili per i destinatari nel canale.

Come limitare i post sul canale utilizzando l'e-mail

Se sei l'amministratore del team, puoi controllare chi può pubblicare post in Microsoft Team utilizzando questo indirizzo e-mail (l'indirizzo e-mail del canale). Ecco come limitare i post sul canale utilizzando l'e-mail:

Passo 1: Apri il Microsoft Team app e quindi vai al canale che desideri controllare.

Passo 2: Quindi, sul lato sinistro del riquadro, fare clic sui tre punti orizzontali (…) e quindi fare clic su Impostazioni avanzate.

Passaggio 3: Ora, sotto il Ottieni indirizzo email sezione, selezionare l'opzione – Chiunque può inviare email a questo indirizzo.

Questo ti aiuterà a controllare chi può postare sul canale utilizzando questo indirizzo email.

Rispondere all'e-mail del canale

Una volta ricevuta l'e-mail nel canale nell'app Teams, i membri del Team possono ora avere una conversazione in merito allo stesso, collegare qualsiasi file relativi all'argomento e-mail, taggare i colleghi o altri canali per includerli nella discussione, condividere documenti, meme, GIF e molto altro Di Più.

Tuttavia, se rispondi al post, rimarrà all'interno dei Team e non verrà inviato come risposta all'e-mail originale. Quindi, se provi a rispondere all'e-mail originale, Teams mostrerà un promemoria che dice "questa conversazione non è in alcun modo collegata al thread di posta elettronica associato a questa e-mail.”