L'app Microsoft Planner è tutto ciò di cui hai bisogno per svolgere le tue attività

Stai cercando un modo facile ma semplice per collaborare e condividere compiti con la tua squadra? Il App Microsoft Planner ti aiuta a fare proprio questo e altro ancora.

Dalla sua introduzione, l'app Microsoft Planner ha assistito vari team in tutto il mondo aiutandoli a creare nuovi piani, organizzare e assegnare diverse attività, condividere documenti, discuti via chat su cosa sta attualmente lavorando ogni persona e ricevi aggiornamenti sui progressi su ogni attività.

In poche parole, l'app fornisce un modo visivo per organizzare il lavoro di squadra e rimanere aggiornato sui progressi per varie attività.

L'app è stata creata per Ufficio 365, ma è disponibile solo per gli utenti con piani di abbonamento a Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium ed Education.

Ciò significa che non è disponibile per l'abbonamento governativo o per uso personale.

Alcuni dei compiti che puoi svolgere con App Microsoft Planner includere:

• Collaborare con il tuo team
• Allega file, foto, documenti o link
• Aggiungi liste di controllo alle attività
• Aggiungi commenti alle attività
• Contrassegna attività con etichette
• Imposta e aggiorna lo stato di avanzamento delle attività
• Imposta o aggiungi un'immagine di anteprima per le attività
• Visualizza lo stato di avanzamento dei tuoi piani
• Visualizza tutte le attività e i piani
• Ricevi e-mail su attività e piani
• Elimina attività o piani
• Tieni traccia dei progressi da qualsiasi luogo, su qualsiasi dispositivo

Come creare un piano sull'app Microsoft Planner

Microsoft Planner ti consente di creare un piano, organizza e costruisci la tua squadra, assegnare compiti e ottenere aggiornamenti sui progressi.

Gli utenti che non conoscono Microsoft Planner possono iniziare visitando task.office.com, crea piani nell'app Web, quindi visualizza e aggiorna i loro piani sul dispositivo mobile. Gli utenti esistenti possono ottenere Planner tramite il Web o le piattaforme mobili.

Per iniziare, segui questi semplici passaggi di seguito:

1. registrati
2. Crea un piano
3. Aggiungi un'attività
4. Imposta una data per il tuo compito
5. Classifica i tuoi compiti
6. Aggiungi persone del tuo team
7. Assegna compiti a diversi membri del team
8. Tieni traccia dei progressi

Passaggio 1: accedi

Come accennato in precedenza, Microsoft Planner è disponibile solo per gli abbonamenti aziendali o scolastici, quindi per accedere sono necessarie le credenziali di accesso dell'account aziendale o dell'istituto di istruzione.

È importante notare che non è necessaria alcuna installazione di software sul PC o su altri dispositivi per utilizzare l'app. Ti connetti semplicemente ad esso tramite il tuo browser web.

Una volta effettuato l'accesso, puoi effettuare le seguenti operazioni:

• Accedi al tuo sito Planner di lavoro o scuola
• Visualizza, modifica e crea piani
• Visualizza, modifica e crea attività
• Chatta con i membri del team
• Tieni traccia dei progressi su piani e attività

Ecco come accedere a Microsoft Planner:

1. Apri il browser web
2. Sulla barra degli indirizzi, digita https://office.com/signin o https://portal.office.com
3. Premi il pulsante Invio sulla tastiera
4. Scegli l'account con cui vuoi accedere
5. Inserisci il tuo indirizzo email e la password per l'account che hai scelto
6. registrati

Nota: se hai già effettuato l'accesso o hai il Ambiente Office 365 per il tuo posto di lavoro, puoi connetterti direttamente a Microsoft Planner tramite l'utilità di avvio delle app.

Segui questi passaggi per eseguire questa operazione:

1. Selezionare lanciatore di app nella finestra del tuo browser
2. Scegli il riquadro Planner nella home page o nel riquadro dell'app
3. Connettiti a Planner

Creazione di un account con Microsoft Planner

Per accedere, il tuo istituto di lavoro o scolastico deve aver sottoscritto un piano di Office 365 idoneo, quindi l'amministratore ti fornisce un account.

Se nonostante ciò non riesci ad accedere, rivolgiti al tuo ufficio o all'help desk della scuola.

Passaggio 2: crea un piano

Dopo aver effettuato l'accesso a Microsoft Planner, puoi accedere al sito e quindi essere in grado di vedere i piani disponibili per ciascuno dei tuoi gruppi di Office 365.

Esistono due diversi tipi di piani: pubblici e privati.

I piani pubblici sono visibili a tutti nel tuo lavoro o organizzazione scolastica il che significa che vengono visualizzati ogni volta che qualcuno nell'organizzazione cerca il piano, mentre i piani privati ​​sono visibili a persone specifiche aggiunte al piano.

Nota: se rendi il tuo piano pubblico o privato, anche il tuo gruppo Office 365 viene reso pubblico o privato.

Per creare un piano, segui questi passaggi:

1. Scegli un piano andando su Piani preferiti o Tutti i piani (puoi anche iniziare un nuovo piano selezionando Nuovo piano
2. Se selezioni Nuovo piano, dai un nome al tuo piano
3. Scegli chi può vedere il tuo piano
4. Selezionare Opzioni in modo da:

• Aggiungi una descrizione
• Decidi se iscrivere automaticamente i nuovi membri alla notifica

1. Crea un piano

Nota: la creazione di un nuovo piano crea anche un nuovo gruppo di Office 365. Ciò facilita la collaborazione sia in Microsoft Planner che in altre applicazioni come Outlook e Una guida, tra gli altri.

Una volta creato un piano, il passaggio successivo consiste nell'aggiungere attività.

Passaggio 3: aggiungere attività, impostare date e classificare

Quindi hai eseguito correttamente l'accesso, creato un piano e ora desideri aggiungere attività al tuo piano.

Aggiungere attività significa semplicemente scomporre ciò che deve essere fatto e da chi.

Ecco come aggiungere attività al tuo piano:

1. Sotto la casella Da fare, inserisci un nome per l'attività
2. Seleziona Aggiungi attività (puoi aggiungere diverse attività digitando il nome di un'attività, quindi premi Invio e continua a digitare per aggiungerne altre. Se non riesci a vedere la casella Da fare, fai clic sul segno + per mostrare la casella, quindi aggiungi un'attività

Puoi aggiungere ulteriori dettagli alle tue attività e determinare l'aspetto sulla bacheca.

Microsoft Planner ti consente di eseguire le seguenti operazioni con le attività che crei:

• Imposta un'immagine di anteprima per ogni attività. Per fare ciò, allegare un file, una foto o un collegamento all'attività, oppure aggiungi una lista di controllo.

La prima foto, file o collegamento che alleghi diventa l'anteprima. Se lo desidera usa un allegato diverso come anteprima o utilizza invece una descrizione, seleziona l'attività, quindi seleziona Mostra su scheda. Per rimuovere l'anteprima, deseleziona la casella Mostra su scheda.

• Aggiungi l'inizio dell'attività e la data di scadenza. Per fare ciò, seleziona un'attività, quindi aggiungi una data di inizio e una data di scadenza.

Le date possono essere aggiunte anche ogni volta che crei una nuova attività selezionando Imposta data di scadenza.

Se trovi che una data è rossa, significa che l'attività è scaduta anche se è ancora in corso.

• Contrassegna le attività con etichette. Le etichette ti aiutano a individuare rapidamente i tratti condivisi da diverse attività come posizione, tempistica e requisiti delle attività.

Per aggiungere etichette alle tue attività, vai alla bacheca, seleziona un'attività, scegli le caselle colorate a destra, quindi scegli la bandiera che utilizzerai e assegnagli un nome.

Passaggio 4: aggiungi persone al tuo team

Per aggiungere persone al tuo team, segui questi passaggi:

• Vai a Planner
• Seleziona membri
• Inserisci il nome del membro che vuoi aggiungere

Nota: attualmente puoi aggiungere solo persone all'interno della tua organizzazione. Tuttavia, è in fase di sviluppo un piano per consentire agli utenti di aggiungere persone al di fuori delle proprie organizzazioni. È possibile visualizzare più funzionalità attualmente in fase di sviluppo su Roadmap di Office 365.

Dopo aver aggiunto le persone, puoi assegnare loro delle attività.

Se devi rimuovere qualcuno dall'elenco o non hai più bisogno di qualcuno nel tuo piano, segui questi passaggi:

1. Seleziona la freccia accanto a Membri del piano
2. Indica la persona che vuoi rimuovere
3. Seleziona i tre punti
4. Scegli Rimuovi

Passaggio 5: tieni traccia dei progressi

• Imposta e aggiorna lo stato di avanzamento dell'attività. L'app Microsoft Planner classifica le attività in non avviate, in corso e completate.

Puoi aggiornare i progressi scegliendo l'attività, quindi utilizzare il menu a discesa Progressi. Puoi utilizzare un elenco di controllo per tenere traccia dei progressi nelle attività. Tuttavia, se stai cercando un piano più ampio o per visualizzare l'avanzamento generale delle attività, la visualizzazione Grafici te lo fornirà. Una volta terminata un'attività, contrassegnala come completata indicandola e selezionando il segno di spunta.

Nota: puoi visualizzare le attività completate scorrendo verso il basso l'elenco delle attività e scegliere Mostra completate.

Una volta che le tue attività sono impostate, puoi organizzali in secchi e aggiungi quelli con cui collaborerai mentre lavori.

Come ricevere notifiche e-mail sulle attività

A volte vuoi tenere traccia delle tue attività in movimento e ciò è reso possibile tramite le notifiche e-mail sull'app Microsoft Planner.

Le notifiche e-mail vengono attivate una volta creato un piano, quando vieni aggiunto come membro di un piano esistente, se un altro membro commenti su un'attività che hai commentato, se il proprietario del piano attiva le notifiche di attività dell'attività o se sei iscritto a un Piano.

I proprietari del piano possono anche inviare notifiche tramite l'app, al feed del piano ogni volta che un'attività viene assegnata o contrassegnata come completata.

Le notifiche di solito sono disattivate per impostazione predefinita, quindi per riceverle è necessario attivarle.

Per ricevere notifiche e-mail, ecco cosa devi fare:

• Seleziona i tre punti a destra del tuo piano
• Scegli Modifica piano
• Seleziona Invia notifiche sull'assegnazione dell'attività e sul completamento dell'attività al feed di conversazione del piano
• Seleziona la casella per attivare le notifiche (per disattivare le notifiche, deseleziona la stessa casella).

Per iscriverti a un piano, seleziona i tre puntini a destra del piano, quindi scegli Segui il piano nella posta in arrivo. Fai lo stesso per annullare l'iscrizione, ma scegli Smetti di seguire il piano nella posta in arrivo.

Pro e contro dell'app Microsoft Planner

Professionisti

• Organizza il lavoro di squadra e fai di più
• Facile da usare perché puoi avviarlo con un clic
• Organizza visivamente il lavoro
• Visibilità e trasparenza
• Collaborazione senza soluzione di continuità con il tuo team
• Notifiche e-mail su attività e piani
• Lavora su tutti i tuoi dispositivi
• Canali disponibili per l'invio di feedback in caso di problemi di risoluzione dei problemi con l'app

Contro

• Non disponibile per uso personale o governativo
• App non completamente sviluppata come altre app di collaborazione in team come Asana, perché alcune funzionalità sono ancora in fase di sviluppo

Scarica l'app Planner dal Microsoft Office Store.

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