6 migliori software di gestione dei documenti per PC [Guida 2021]

eFileCabinet

eFileCabinet è probabilmente il principale software di gestione dei documenti oggi. È progettato per facilitare l'archiviazione, il recupero e la condivisione dei file di Office. La funzione del software, però, va oltre la gestione documentale, essendo dotato anche di strumenti di contabilità e gestione delle risorse umane.

eFileCabinet ospita due varianti di supporto: la versione desktop (compatibile con Windows 10) e la versione mobile, appositamente progettata per dispositivi mobili.

Questo software di gestione dei documenti ospita una funzione nota come "cloud-view", che consente agli utenti di eseguire il backup dei propri file sul cloud, direttamente tramite la piattaforma del software. Con questo, gli utenti possono visualizzare ed estrarre facilmente i file tramite qualsiasi dispositivo, a condizione che tale dispositivo sia connesso a Internet.

Inoltre, eFileCabinet soddisfa tutti i requisiti di conformità del settore necessari, inclusi SEC, HIPAA, FINRA e altri requisiti standard.

Inoltre, il software funziona perfettamente con SecureDrawer, una funzione di condivisione unica, che funge da piattaforma di condivisione file end-to-end tra te e i tuoi clienti. È in grado di integrarsi perfettamente con una varietà di software di terze parti come MS Outlook, firma elettronica sicura, scanner, stampanti e altro ancora.

Ultimo,. Il software di gestione dei documenti eFileCabinet offre servizi sia online che on-premise. Il software offre due settimane di prova gratuita ai nuovi utenti, dopodiché possono abbonarsi a un piano a pagamento a un prezzo iniziale di $ 15.

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ApriKM

ApriKM è, senza dubbio, uno dei software di gestione dei documenti più popolari sul mercato. È un software di gestione di livello aziendale altamente versatile, creato per eseguire attività d'ufficio, che vanno dalla gestione dei documenti all'automazione del flusso di lavoro alle funzioni amministrative.

Lo strumento è appositamente progettato per i computer Windows. Tuttavia, è possibile accedervi anche tramite una serie di altri sistemi operativi desktop come Linux.

Fondamentalmente, il software di gestione dei documenti ospita un insieme dinamico di moduli, che eseguono l'intera operazione di gestione del software. Alcuni di questi moduli includono: fatturazione elettronica, firma elettronica, crittografia (per crittografia e decrittografia dei file), codice a barre, Archiviatore di posta e altro ancora.

Inoltre, il design flessibile del software gli consente di integrarsi perfettamente con strumenti per ufficio rilevanti come AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office e altro ancora. Dispone inoltre di un sistema di autenticazione pluggable, che può essere collegato a database o server esterni come SQL, Oracle, MySQL e pochi altri.

Alla luce di quanto sopra, agli utenti viene offerta l'opportunità di snellire l'intero flusso di lavoro per migliorare l'efficienza. Pertanto, questo software di gestione dei documenti è visto da molti più come un software di gestione dei progetti che come un normale gestore di documenti.

OpenKM offre due piani di base ai nuovi utenti: Comunità OpenKM e OpenKM Professional. Il primo è disponibile gratuitamente (con funzionalità limitate), mentre il secondo, con funzionalità più potenti, è un piano a pagamento ed è offerto su preventivo (prezzo personalizzato).

Per ottenere maggiori informazioni sul sistema del software e sui requisiti di download, accedere al sito Web di download di OpenKM.

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Templafy

Templafy è probabilmente uno dei migliori software di gestione dei documenti oggi sul mercato. È uno strumento di utilità a tutto tondo, progettato per archiviare, recuperare e condividere in modo efficiente i documenti dell'ufficio. È una piattaforma basata su cloud che supporta tutte le forme di sistemi informatici e dispositivi mobili.

Per comodità, esistono anche versioni designate per desktop (incluso Windows) e smartphone (app mobili).

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Fondamentalmente, Templafy facilita l'archiviazione di file e la collaborazione in team eliminando il processo convenzionale e disgiunto di lavorare su piattaforme diverse.

Il software di gestione dei documenti semplifica tutti gli strumenti essenziali per il posto di lavoro, in particolare gli strumenti per la generazione di documenti come MS Office, su un'unica piattaforma, fornendo così un flusso di lavoro unificato.

Inoltre, Templafy ospita un'interfaccia abbastanza navigabile, che lo rende ideale nel lavoro a bassa tecnologia ambiente, poiché ogni membro del team è in grado di fornire feedback, condividere file e creare documenti con facilità inimmaginabile.

Tutti questi sono canalizzati tramite un unico feed ed è monitorato dall'amministratore (datore di lavoro), per garantire che ogni requisito e standard di qualità siano soddisfatti.

Infine, come la maggior parte degli strumenti di utilità durevoli, Templafy non è economico. In effetti, è convenientemente uno dei software di gestione dei documenti più costosi sul mercato. È disponibile a una tariffa di abbonamento fissa di $ 355 al mese. Tuttavia, è previsto un periodo di prova gratuito prima dell'abbonamento completo. Visita il loro sito ufficiale per avere maggiori informazioni.

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SutiDMS

SutiDMS, un prodotto di SutiSoft, è uno dei software di gestione dei documenti più completi sul mercato. È dotato di una serie di strumenti per la gestione e l'organizzazione dei documenti, condivisione di file, tenendo registri e migliorare la collaborazione del team.

È un software online, basato sul Web, supportato su tutta la linea sia su desktop che su dispositivi mobili.

Inoltre, SutiDMS dispone di una serie di strumenti multifunzione, che includono dashboard modificabile, libreria di documenti, acquisizione di documenti OCR, integrazioni multiple (con MS Outlook, Gmail e Yahoo Mail), unione di file, archiviazione e conservazione di documenti, firma elettronica e forum tra altri.

Il software funge fondamentalmente da archivio definitivo, in cui è possibile conservare tutti i documenti e la sua funzionalità basata sul Web garantisce l'accesso e il recupero dei documenti in qualsiasi momento.

Tuttavia, questo software di gestione dei documenti offre un prezzo aziendale, disponibile su preventivo.

Ci sono due piani inferiori: il Piano premium e il Piano professionale. Il piano Professional è progettato per un massimo di 10 utenti ed è disponibile alla tariffa di $ 18 per utente (al mese). Il piano Premium, d'altra parte, è pensato per un'organizzazione di media scala con meno di 500 dipendenti ed è disponibile al prezzo di $ 20 per utente (al mese).

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FileHold

FileHold è una soluzione di gestione dei documenti completamente integrata, che incorpora diversi set di funzioni per fornire agli utenti un'archiviazione centralizzata e un processo di lavoro semplificato. Il software è uno dei pochi software di gestione dei documenti, appositamente designato per PC Windows 10 e altre versioni di Windows (7/8/8.1). Tuttavia, è possibile accedervi anche tramite browser Web su computer Linux e Mac.

Le funzionalità del software sono classificate in "standard", "opzionale", "personalizzato" e "scansione e imaging di documenti". Alcune di queste funzionalità includono l'acquisizione dei metadati (tagging dei documenti), il calendario, i moduli elettronici, la firma elettronica, l'OCR (lato server), il riempimento automatico, l'acquisizione SmartSoft e altro ancora.

Inoltre, FileHold ospita la capacità di integrarsi con una serie di software di terze parti come MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint e altro. Tutto ciò facilita l'archiviazione, il recupero e la condivisione dei file, nonché il coordinamento del flusso di lavoro.

Infine, FileHold offre due piani tariffari di base; FileHold Express e FileHold Enterprise. Il piano Express è progettato per le piccole imprese con meno di 20 dipendenti, mentre il piano Enterprise è ideale per organizzazioni o team più grandi con più di 20 membri.

Le tariffe di abbonamento di entrambi i piani sono, tuttavia, disponibili solo su preventivo. Puoi inviare un'e-mail al team di vendita di FileHold per ottenere un preventivo per la tua attività.

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M-File

M-File è uno dei migliori software di gestione dei documenti oggi disponibili. È più significativo per la sua funzione di "analisi della duplicazione", progettata per proteggere gli utenti dalla duplicazione dei documenti. È un DMS basato su cloud; quindi, è supportato sia su desktop che su piattaforme mobili.

Esistono anche versioni desktop designate (per Windows 10/8.1/8/7), nonché app mobili per dispositivi mobili selezionati.

Oltre a ciò, questo software di gestione dei documenti per Windows 10 ospita un archivio organizzato, in cui i documenti sono opportunamente organizzati e salvati. Analizza le ricerche di documenti per correlare i nomi dei file con altri indicatori correlati come date e progetti. In quanto tale, il software è in grado di eliminare facilmente i duplicati.

Inoltre, la sua piattaforma unificata facilita l'efficienza del luogo di lavoro migliorando l'assegnazione delle attività (dal datore di lavoro ai dipendenti) e l'esecuzione e la consegna delle attività (dai dipendenti al datore di lavoro). Il risultato finale è una maggiore produttività.

Inoltre, M-Files è un DMS flessibile, che può essere facilmente integrato con strumenti come MS Office e una serie di strumenti CRM come Salesforce. Questo lo rende ideale per quasi tutti i tipi di attività. Inoltre, sono disponibili tre opzioni di distribuzione di base, tra cui on-premise, basata su cloud e ibrida (combinata).

M-Files offre un mese di prova gratuita ai nuovi utenti, dopodiché possono facilmente passare al piano aziendale, offerto su preventivo.

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Conclusione

Oggi, l'uso di documenti cartacei in tutto il mondo sta diminuendo, con molte organizzazioni, scuole e istituzioni governative che preferiscono la comodità dell'archiviazione senza carta all'ingombro dei file cartacei e cartelle.

Quindi, c'è una continua richiesta di software di gestione dei documenti standard e durevole. Per quanto riguarda questa domanda, abbiamo compilato alcuni dei migliori software di gestione dei documenti sul mercato, per facilitare il tuo processo decisionale su quale DMS impiegare per la tua attività.