Oleh Nimisha V S
Bandingkan dan Gabungkan adalah dua fitur yang sangat berguna dari Microsoft Word tetapi jarang digunakan oleh sebagian besar dari kita karena ketidaktahuan kita tentang fitur-fitur ini. Fitur-fitur ini memungkinkan kita membandingkan dua dokumen dan menemukan perbedaan di antara keduanya. Jadi pertama-tama mari kita lihat beberapa situasi dalam pekerjaan kita sehari-hari di mana kita menemukan kegunaannya.
Dalam beberapa kasus, kami mungkin memiliki versi yang berbeda dari dokumen yang sama. Kita mungkin perlu membandingkan versi yang berbeda ini untuk melihat perubahan di antara mereka. Atau kita mungkin perlu menggabungkannya untuk menghasilkan salinan akhir dokumen. Dengan menggunakan fitur bandingkan, kita dapat memeriksa perubahan yang dibuat di setiap baris bahkan termasuk perubahan dalam ruang putih. Juga aplikasi lain dari fitur ini datang dalam persiapan resume kami. Kami biasanya memiliki lebih dari satu salinan lanjut disiapkan untuk berbagai tujuan atau dimodifikasi dari waktu ke waktu. Kadang-kadang jika ingin membandingkan atau menggabungkan dua salinan untuk membuat resume yang diperbarui maka fitur bandingkan dan gabungkan dapat sangat berguna.
Sekilas mungkin tampak bahwa kedua fitur ini sama. Tetapi mereka memiliki fungsi yang berbeda. Fitur menggabungkan sebenarnya memungkinkan kita untuk menemukan siapa yang membuat perubahan apa dalam dokumen selain hanya menandai perubahan. Tetapi fitur bandingkan hanya membandingkan perbedaan konten antara dua dokumen.
Sekarang mari kita lihat bagaimana kita dapat menggunakan fitur-fitur ini.
Membandingkan Dokumen di Word
1.Buka Word dan Anda dapat menemukan Membandingkan opsi di bawah tab ulasan. Klik Membandingkan.
2.Sekarang dari menu pilih Membandingkan pilihan untuk membandingkan dua dokumen.
3.Sekarang kotak dialog bandingkan dokumen akan muncul. Kita harus memilih dua dokumen yang akan dibandingkan. Pilih dokumen asli dan dokumen revisi. Di bawah pengaturan perbandingan, kami memiliki opsi berbeda yang dapat diperiksa sesuai dengan preferensi kami. Perubahan dapat dibandingkan pada tingkat kata atau tingkat karakter. Lebih baik memilih opsi untuk menampilkan perubahan dalam dokumen baru untuk menghindari mengacaukan dokumen asli.
4. Saat mengklik OK, kita akan mendapatkan dokumen baru yang akan memiliki perbedaan yang ditandai. Di bilah sisi kita dapat melihat jumlah penyisipan, penghapusan, pemindahan, dan perubahan format. Setiap perubahan akan ditandai dan dijelaskan dengan baik. Di dokumen baru, teks coret dihapus, teks bergaris bawah merah ditambahkan dan teks hijau dipindahkan.
5. Secara default kita akan memiliki salinan asli dari dokumen yang dipilih dan ditampilkan di panel kanan. Kita dapat menggulir ke bawah dokumen asli di panel kanan dan dokumen baru dengan perubahan yang ditandai akan menggulir sesuai. Tetapi kami memiliki opsi lain untuk menyembunyikan dokumen asli. Kita dapat memilih opsi ini dari tab review. Buka opsi Bandingkan di tab tinjauan -> Tampilkan Dokumen Sumber-> pilih opsi Sembunyikan Dokumen Sumber.
6.Sekarang di tab Pelacakan pilih opsi Balon dan klik Tampilkan revisi dalam balon.
Sekarang di panel kanan kita bisa melihat revisi dalam dokumen yang ditandai secara rinci dalam bentuk pemberitahuan balon. Ini memberikan tinjauan yang lebih mudah terhadap perubahan dalam dokumen.
7.Jika Anda ingin memiliki salinan akhir dokumen dari salinan asli dan revisi, Anda dapat melakukannya dengan mudah dengan mengedit dokumen baru dengan semua perubahan yang ditandai. Pada perubahan apa pun, cukup klik kanan pada baris dan pilih apakah akan menerima atau menolak perubahan. Dengan demikian kita dapat menambahkan perubahan yang kita inginkan dan membuang perubahan yang tidak diperlukan untuk membuat salinan akhir dokumen.
Menggabungkan Dokumen di Word
Fitur Combine bekerja mirip dengan membandingkan. Kita telah melihat perbedaan dalam fungsinya. Combine dapat digunakan untuk menggabungkan dua versi dokumen untuk membuat salinan akhir dokumen. Ketika kami menggunakan kombinasi untuk menghasilkan dokumen baru, maka semua perubahan dalam dokumen yang direvisi menjadi perubahan terlacak yang diidentifikasi oleh penulis yang membuat perubahan.
Sekarang mari kita lihat cara menggunakan fungsi kombinasikan:
1. Di tab ulasan pilih opsi Bandingkan dan klik Gabungkan.
2. Dalam kotak dialog Gabungkan pilih salinan dokumen asli dan yang direvisi untuk digabungkan. Sesuaikan pengaturan sesuai dengan preferensi Anda dan klik OK.
Setelah ini, Anda akan mendapatkan tata letak yang sama seperti sebelumnya di opsi bandingkan. Anda dapat melihat perubahan, klik kanan padanya dan pilih apakah akan menerima atau menolak perubahan. Dengan demikian dokumen baru yang direvisi dapat dihasilkan.
Semoga Anda mendapat ide yang jelas tentang membandingkan dan menggabungkan fungsi. Manfaatkan fitur berguna ini untuk mempermudah pekerjaan Anda dan menghemat waktu.
