Cara menghubungkan sistem ruang rapat Anda ke Microsoft Teams

Pandemi ini mendorong perusahaan di seluruh dunia untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja online. Oleh karena itu, seiring dengan semakin banyaknya orang yang mulai bekerja jarak jauh, permintaan akan pertemuan online pun meningkat.

Akibatnya, perusahaan seperti Microsoft mulai fokus pada peningkatan dan perluasan fitur layanan pertemuan mereka.

Mereka mengembangkan, merombak, dan menambahkan perubahan baru pada Microsoft Teams, berupaya menjadikannya alat pertemuan online terbaik.

Menggunakan MS Teams itu sederhana, tetapi untuk benar-benar mendapatkan manfaat dari semua alat dan penyesuaiannya, perusahaan berencana untuk mempertahankannya rapat besar perlu memastikan kemudahan untuk bergabung dalam rapat, apa pun jenis sistem ruang rapat yang Anda gunakan.

Gunakan perangkat keras ruang rapat

Jika Anda adalah bagian dari organisasi yang memiliki ribuan karyawan yang tersebar di seluruh dunia, pertemuan rutin dengan tim adalah kunci untuk tetap berhubungan.

Organisasi perlu memberikan kemudahan bagi karyawan di kantor untuk bertemu dengan rekan kerja yang bekerja dari rumah.

Kantor yang dirancang untuk mengakomodasi tenaga kerja hybrid secara ideal memastikan bahwa terdapat banyak ruang rapat video yang didedikasikan untuk mengadakan rapat online.

Ruang rapat dan ruang berkumpul harus dilengkapi dengan perlengkapan yang memfasilitasi kolaborasi yang jelas dan ringkas antara rekan kerja dan tamu.

Selain sistem video, ruang rapat memerlukan mikrofon berkualitas tinggi, perangkat kontrol, layar, dan meja atau meja dan kursi.

Bagaimana cara menghubungkan sistem ruang rapat ke MS Teams?

1. Hubungkan peralatan fisik Anda

Hal pertama yang perlu Anda lakukan saat membuat ruang rapat untuk perusahaan Anda adalah memastikan Anda memiliki semua perangkat keras yang diperlukan.

Unit pusat yang berfungsi sebagai konsol diperlukan, yang akan Anda gunakan untuk menghubungkan semua periferal lain yang diperlukan untuk ruangan tersebut.

Unit pusat harus memiliki tablet atau lainnya perangkat berkemampuan layar sentuh terhubung dengannya yang akan berfungsi sebagai pusat komando.

Koneksi Ethernet juga disarankan untuk memastikan tersedia cukup bandwidth untuk berbagi video dan layar.

Menghubungkan TV layar, mikrofon, dan periferal lainnya dapat dilakukan melalui kabel (HDMI adalah pilihan terbaik) atau secara nirkabel jika perangkat mendukungnya.

Sekarang, untuk mengakses layanan Microsoft 365, semua perangkat memerlukan alamat IP Dinamis, bukan alamat IP statis, hingga konfigurasi awal selesai.

2. Pastikan semua karyawan dan tamu dapat terhubung ke rapat Microsoft Teams

Tidak semua peserta akan berada di depan komputer saat mengikuti rapat Microsoft Teams. Untuk pengalaman rapat terbaik, rekan kerja di kantor mungkin ingin bergabung dari ruang rapat video khusus.

Tamu eksternal juga dapat bergabung dari sistem video mereka sendiri. Untuk memastikan bahwa setiap orang dapat bergabung dalam rapat Microsoft Teams dari perangkat apa pun, diperlukan solusi Interoperabilitas Video Cloud.

Solusi Cloud Video Interop (CVI) bersertifikat untuk Microsoft Teams memungkinkan semua orang bergabung ke rapat dengan aman, apa pun perangkat yang mereka gunakan.

3. Cara menggunakan solusi CVI pihak ketiga

Sangat mudah bagi peserta rapat untuk menggunakan solusi CVI untuk terhubung ke panggilan Microsoft Teams.

Pexip memungkinkan sistem konferensi video berbasis standar apa pun di SIP dan H.323 terhubung dengan lancar ke rapat Microsoft Teams. Peserta hanya perlu mengikuti langkah-langkah di bawah ini:

3.1. Menggunakan remote control atau layar sentuh

Saat menggunakan remote control atau layar sentuh VTC, Anda dapat mengadakan rapat baik melalui Resepsi Virtual atau dengan langsung menghubungi alamat rapat.

3.2.Menelepon melalui Penerimaan Virtual

1. Temukan alamat di undangan rapat dan masukkan menggunakan remote/layar sentuh. Biasanya alamatnya mirip dengan [dilindungi email].
2. Masukkan ID Konferensi pada sistem VTC.
3. Jika VTC terdaftar pada Layanan Pexip di bawah perusahaan yang sama dengan Layanan CVI untuk MS Teams atau merupakan perangkat tepercaya, itu diizinkan secara otomatis ke dalam rapat.
4. Jika tidak, maka akan ditempatkan di lobi Teams yang menunggu untuk diterima.

3.3. Memanggil alamatnya secara langsung

1. Buka undangan dan klik Petunjuk panggilan VTC alternatif tautan.
2. Masukkan alamat yang ditemukan di bawah Bergabunglah secara langsung.
3. Jika VTC terdaftar pada Layanan Pexip di bawah perusahaan yang sama dengan Layanan CVI untuk MS Teams atau merupakan perangkat tepercaya, itu diizinkan secara otomatis ke dalam rapat.
4. Jika tidak, maka akan ditempatkan di lobi Teams yang menunggu untuk diterima.
   

4. Menggunakan aplikasi seluler Pexip

Pengguna perlu mengunduh dan menginstal aplikasi seluler Pexip dan mengizinkan aplikasi membaca kalender yang digunakan untuk undangan Teams. Melihat Mengunduh aplikasi untuk informasi lebih lanjut.

Saat menggunakan aplikasi seluler Pexip untuk bergabung dalam rapat Teams dengan VTC, Anda dapat bergabung dari daftar VTC atau menggunakan pemindaian kode QR.

4.1. Bergabung dari daftar VTC

Opsi ini memerlukan langganan titik akhir aktif jika organisasi Anda telah mengadopsinya.

1. Buka aplikasi seluler Pexip di ponsel Anda.
2. Pergi ke Rapat tab dan pilih rapat Teams Anda.
3. Memilih Sistem video dan pilih VTC yang ingin Anda gunakan.
4. Jawab panggilan masuk ke ruang VTC Anda pada panel sentuh atau remote control.

4.2. Memindai kode QR

Opsi ini memerlukan langganan titik akhir Pexip yang aktif. Jika organisasi Anda telah menggunakan kode QR untuk bergabung dalam rapat video, lihat Menggunakan ponsel cerdas Anda untuk bergabung dalam rapat video dengan MeetingConnect untuk petunjuk tentang cara bergabung ke rapat.

5. Modus ruang pertemuan

Mode ruang rapat (MRM) adalah cara sederhana untuk bergabung ke rapat video terjadwal dengan satu klik. Ia bekerja dengan mengintegrasikan unit konferensi video Anda dengan aplikasi seluler Pexip (berjalan di perangkat seluler bersama) dan sistem kalender/pemesanan ruangan yang ada di perusahaan Anda.

Melihat Panduan pengaturan mode ruang rapat (MRM). untuk informasi lebih lanjut.

Cara termudah untuk bergabung dengan VMR (ruangan Anda sendiri, atau ruang yang dihosting oleh orang lain) adalah dengan mengakses tautan undangan ruang Pexip.

Anda juga dapat bergabung menggunakan remote control atau perangkat layar sentuh:

1. Unduh dan instal Pexip.
2. Buka Undangan kalender.
3. Masukkan alamat yang ditemukan di bawah Gabung secara langsung.
4. Jika tidak, pilih opsi bergabung.
5. Buka undangan dan klik tautan Petunjuk panggilan VTC Alternatif.
6. Jika VTC terdaftar di Layanan Pexip di bawah perusahaan yang sama dengan Layanan CVI untuk MS Teams atau merupakan perangkat tepercaya, VTC diizinkan secara otomatis masuk ke dalam rapat.
7. Jika tidak, maka akan ditempatkan di lobi Teams yang menunggu untuk diterima.

Microsoft Teams menerima dukungan terus-menerus

Microsoft mendedikasikan sejumlah besar sumber daya dan waktu untuk mengembangkan Teams. Mereka masih menghadirkan fitur-fitur baru saat kita berbicara.

Salah satu prioritas perusahaan adalah keamanan. Karena banyak organisasi besar mengandalkan MS Teams untuk konferensi dan rapat mereka, risiko kebocoran data menjadi tinggi. Inilah sebabnya mengapa penting bagi Anda untuk memercayai solusi pihak ketiga yang terintegrasi ke dalam MS Teams.

Raksasa Redmond ini meluncurkan pembaruan keamanan mingguan untuk menghentikan kemungkinan pelanggaran data. Selain pembaruan keamanan, mereka juga menambahkan fitur baru yang akan meningkatkan pengalaman Anda dengan perangkat lunak.

Begitulah cara Anda menyiapkan sistem ruang pertemuan dan sambungkan ke Microsoft Teams. Kami menyertakan semua langkah dan prosedur yang perlu diikuti.

Tinggalkan komentar di bagian di bawah dan beri tahu kami pendapat Anda tentang artikel tersebut, atau bagikan masukan lain mengenai subjek tersebut.