Bagaimana Cara Menerima atau Menolak Rapat Secara Otomatis di Outlook?

Kendalikan sepenuhnya janji temu Outlook Anda

Jika Anda sering harus menerima atau menolak undangan rapat namun tidak suka melakukannya secara manual, Anda bisa mengaturnya agar diterima atau ditolak secara otomatis.

Ini akan membantu Anda mengatur jadwal rapat tanpa bentrokan dan meminimalkan gangguan sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal penting.

Dalam panduan ini, kita akan mempelajari langkah-langkah mendetail untuk menerima atau menolak permintaan rapat masuk secara otomatis di Outlook sehingga respons tepat waktu dikirimkan ke penyelenggara rapat.

Bagaimana cara saya menerima rapat secara otomatis tanpa mengirimkan respons di Outlook?

1. tekan jendela kunci, ketik pandangan dan klik Membuka.
2. Di jendela utama Outlook, buka Mengajukan tab.
instagram story viewer
3. Pilih Pilihan membuka Opsi Pandangan.
4. Pergi ke Kalender dari panel kiri, cari Menerima atau menolak secara otomatis, lalu klik Terima/Tolak Otomatis tombol.
5. Di Terima atau Tolak Otomatis jendela, untuk menerima rapat, beri tanda centang di sebelah Secara otomatis menerima permintaan rapat dan menghapus rapat yang dibatalkan dan klik OKE.
6. Selanjutnya, di Opsi Pandangan jendela, Kalender panel, temukan Opsi kalender dan pilih Menerima Untuk Gunakan tanggapan ini ketika mengusulkan waktu pertemuan baru pilihan.
7. Klik OKE dan luncurkan kembali Outlook untuk menyimpan perubahan.

Jika Anda menggunakan Outlook 2010 atau versi yang lebih lama, carilah Penjadwalan Sumber Daya pilihan alih-alih Menerima atau menolak secara otomatis. Klik Penjadwalan Sumber Daya tombol untuk mendapatkan Jendela Terima atau Tolak Otomatis, dan ubah pengaturan permintaan rapat di Outlook.

Bagaimana cara saya secara otomatis menerima rapat dengan respons di Outlook?

1. Dengan menetapkan aturan

1. Meluncurkan Pandangan dan pergi ke Rumah tab.
2. Klik Aturan, lalu pilih Kelola Aturan dan Peringatan dari daftar drop-down.
3. Klik Aturan baru.
4. Di Penyihir Aturan kotak dialog, pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima dan klik Berikutnya.
5. Di halaman berikutnya, pilih yaitu undangan rapat atau update dan klik Berikutnya.
6. Dari Langkah 1 kotak, pilih membalas menggunakan template tertentu, lalu pergi ke Langkah 2 kotak dan klik templat tertentu hyperlink.
7. Pada Pilih templat Balasan jendela, untuk Lihat kedalam, memilih Templat Standar atau Templat Pengguna di Sistem File; Anda akan melihat templat respons rapat pada kotak di bawah. Jika ada beberapa opsi, pilih salah satu dan klik Membuka.
8. Klik Berikutnya, lalu klik Berikutnya.
9. Sekarang beri nama Aturan jika Anda mau dan klik Menyelesaikan.

Anda juga dapat memilih Buat aturan ini di semua akun untuk secara otomatis menerima undangan rapat di semua alamat email Anda di Outlook.

2. Dengan menjalankan skrip VBA

Pertama, Anda perlu menyimpan skrip di VBA; untuk itu, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di jendela Outlook, tekan alternatif + F11 untuk membuka Aplikasi Visual Basic (VBA) untuk Outlook.
2. Pergi ke Menyisipkan, lalu pilih Modul.
3. Saat modul baru terbuka, salin & tempel skrip berikut untuk menerima undangan rapat secara otomatis di Outlook dan tekan Ctrl + S untuk menyimpannya:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Setelah Anda memiliki skrip di VBA, Anda harus menjalankannya; ikuti langkah-langkah berikut untuk melakukannya:

1. Buka jendela Outlook dan buka Pengembang tab.
2. Pilih Makro, dan dari daftar drop-down, pilih Makro yang Anda buat untuk menjalankannya.

Sebelum menggunakan skrip VBA di Outlook, buat cadangan data dan pengaturan konfigurasi Anda, dan selalu uji skrip dalam skala kecil sebelum menjalankannya untuk seluruh kotak surat.

Menanggapi undangan rapat secara otomatis di Outlook menghemat waktu Anda. Ini adalah cara mudah untuk memberi tahu penyelenggara rapat tentang kehadiran Anda. Namun, selalu periksa permintaan rapat untuk mengetahui sesama peserta untuk memastikan Anda selaras dengan peserta dalam agenda rapat.

Baca lebih lanjut tentang topik ini

• Cara Melaporkan Email Phishing di Outlook
• Cara Cepat Mengubah Browser Default di Outlook
• Cara Memigrasikan Email Anda Dari Hotmail ke Outlook
• 4 Cara Berbagi Grup Kontak atau Daftar Distribusi di Outlook
• Cara Membuka Banyak Windows Outlook di Windows 11

Bagaimana cara menolak rapat secara otomatis di Outlook?

1. Gunakan Opsi Outlook untuk menolak semua undangan rapat

1. Luncurkan Outlook dan buka Mengajukan tab.
2. Pilih Pilihan membuka Opsi Pandangan.
3. Pergi ke Kalender, temukan Menerima atau menolak secara otomatis & klik Terima/Tolak Otomatis tombol.
4. Pilih Secara otomatis menolak permintaan rapat yang bertentangan dengan janji temu atau rapat yang ada untuk menolak rapat.
5. Selanjutnya, Pilih Menolak Untuk Gunakan tanggapan ini ketika mengusulkan waktu pertemuan baru opsi di bawah Opsi kalender dan klik OK.
6. Luncurkan kembali Outlook untuk menyimpan perubahan.

2. Tetapkan aturan untuk menolak undangan rapat dari alamat email tertentu

Pertama, Anda harus membuat respons dan menyimpan template untuk menolak rapat; untuk itu, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di jendela utama Outlook, buka Kalender dan pilih Pertemuan Baru.
2. Dalam Pertemuan jendela, masukkan teks di badan yang ingin Anda kirim untuk menolak undangan rapat dan buka Mengajukan tab.
3. Sekarang klik Simpan sebagai.
4. Di Simpan Sebagai jendela, untuk Simpan sebagai tipe, Pilih Templat Outlook (.oft), dan untuk Nama file, masukkan nama dan klik Menyimpan.

Sekarang setelah Anda memiliki templat yang disesuaikan, mari kita membuat aturan untuk menolak rapat.

1. Luncurkan Outlook dan buka Rumah tab.
2. Klik Aturan, lalu pilih Kelola Aturan dan Peringatan dari daftar drop-down.
3. Di Aturan dan Peringatan jendela, pilih Aturan baru.
4. Di Penyihir Aturan kotak dialog, pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima dan klik Berikutnya.
5. Dari Langkah 1 kotak, Pilih dari orang atau kelompok masyarakat pilihan, lalu pindah ke Langkah 2, dan klik masyarakat atau kelompok masyarakat hyperlink.
6. Ini akan membuka Alamat Aturan jendela; pilih nama pengguna yang undangan rapatnya ingin Anda tolak, klik Dari, kemudian OKE.
7. Sekarang pilih yaitu undangan rapat atau update dan klik Berikutnya.
8. Di halaman berikutnya, pilih membalas menggunakan template tertentu pilihan dari Langkah 1 kotak dan masuk Langkah 2, klik templat tertentu hyperlink.
9. Pada Pilih templat Balasan jendela, untuk Lihat kedalam, memilih Templat Pengguna di Sistem File; Anda akan melihat templat respons rapat pada kotak di bawah. Pilih yang Anda buat dan klik Membuka.
10. Klik Berikutnya, lalu klik Berikutnya.
11. Sekarang beri nama Aturan dan klik Menyelesaikan.

Pilih Buat aturan ini di semua akun jika Anda ingin merespons permintaan rapat di email lain secara otomatis akun.

3. Gunakan skrip VBA untuk menolak beberapa undangan rapat

Pertama, Anda perlu menambahkan dan menyimpan skrip ke VBA, berikut cara melakukannya:

1. Luncurkan Outlook, dan di jendela utama, tekan alternatif + F11 untuk membuka VBA.
2. Pergi ke Menyisipkan, dan klik Modul.
3. Copy & paste script berikut untuk menghapus permintaan pertemuan di modul dan tekan Ctrl + S untuk menyimpannya:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Sekarang Anda telah menyimpan skrip, tutup jendela VBA. Untuk menjalankan skrip, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di jendela Outlook, pilih undangan rapat yang ingin Anda tolak, lalu tekan alternatif + F8.
2. Anda akan mendapatkan Makro jendela, pilih Tolak_Permintaan modul dan klik Berlari.
3. Di jendela berikutnya, masukkan jumlah penolakan dan klik OKE. Di sini, masukkan jumlah permintaan pertemuan yang Anda pilih.

Jika Anda tidak dapat hadir pada slot waktu yang sama, skrip akan secara otomatis menolak rapat namun tidak akan menghapus pesan email dari Outlook, sehingga Anda dapat meneruskan undangan rapat kepada seseorang untuk menghadirinya atas nama Anda.

Selain itu, untuk menghindari email bolak-balik tentang logistik pertemuan, Anda bisa gunakan Bcc untuk menambahkan orang ke rapat.

Mengotomatiskan respons undangan rapat dapat meningkatkan efisiensi penjadwalan dengan memberi tahu Anda slot waktu mana yang kosong, sehingga menyederhanakan alur kerja Anda.

Beri tahu kami bagaimana respons otomatis terhadap permintaan rapat telah membantu Anda di bagian komentar di bawah.