Cara Membuat, Menambah & Menyesuaikan Bidang Prioritas di Outlook

Tambahkan kolom menggunakan opsi Pemilih Bidang

Untuk menentukan urgensi tugas yang ditetapkan di Outlook, Anda dapat menggunakan tingkat prioritas bawaan (Tinggi, Normal, dan Rendah), tag warna, tanggal jatuh tempo, dan bidang status.

Namun, jika ingin menambahkan lebih banyak detail, Anda perlu membuat bidang prioritas khusus di Outlook, yang memerlukan beberapa langkah tambahan.

Dalam panduan komprehensif ini, kami akan menjelaskan petunjuk langkah demi langkah untuk membuat & menambahkan prioritas khusus, beserta langkah-langkah tentang cara menyesuaikan prioritas di Outlook.

Apa bidang prioritas di Outlook?

Di Outlook, bidang prioritas menampilkan tingkat kepentingan yang ditetapkan untuk tugas, email, atau item lainnya, yang menunjukkan apakah Anda dapat menunda tugas atau harus segera menanganinya.

Menambahkan tag, termasuk info yang relevan di bidang subjek untuk suatu tugas, selanjutnya akan membantu Anda mengurutkan daftar tugas dan membantu menangani item dengan prioritas tinggi terlebih dahulu.

Pengaturan prioritas default memiliki tiga opsi, Tinggi, Sedang, Dan Rendah, yang tidak selalu cukup, terutama saat Anda bekerja dalam tim yang anggotanya mungkin memiliki interpretasi prioritas yang berbeda-beda.

Selain itu, menyesuaikan bidang prioritas dapat membantu Anda mengadaptasi manajemen tugas Outlook, sehingga mempersonalisasi alur kerja.

Untuk personalisasi lebih lanjut, Anda dapat menyesuaikan Bilah alat Akses Cepat Outlook sehingga Anda dapat mengakses semua opsi yang sering digunakan tepat di depan Anda, yang menjadikan penggunaan aplikasi lebih mudah dari sebelumnya.

Bagaimana cara membuat bidang khusus di Outlook?

1. Buat bidang khusus

1. tekan Windows kunci, ketik pandangan, dan klik Membuka.
2. Buka bilah navigasi dan pilih Tugas map. Di jendela baru, Anda akan melihat tugas yang diberikan tercantum di panel kanan.
3. Selanjutnya, klik kanan bilah tajuk kolom untuk mendapatkan menu konteks dan pilih Pemilih Bidang.
4. Di Pemilih Bidang kotak dialog, klik Baru.
5. Di Kolom Baru jendela, ketikkan nama yang ingin Anda tetapkan ke kolom. Untuk Jenis Dan Format, Teks dipilih secara default, tetapi Anda dapat mengubah jenis bidang sesuai dengan nama atau tujuan kolom. Setelah Anda memasukkan semua detail, klik OKE.
6. Setelah kolom muncul di Pemilih Bidang jendela, seret dan lepas ke bilah tajuk kolom untuk menambahkannya.

Anda dapat membuat kolom sebanyak yang Anda suka untuk merampingkan daftar tugas lebih jauh tetapi jika Anda menambahkan terlalu banyak, semuanya akan menjadi rumit.

Baca lebih lanjut tentang topik ini

• Cara Membuat File PST di Outlook
• Cara Membuat Tampilan Kotak Masuk Terpadu di Outlook

2. Aktifkan Izinkan pengeditan dalam sel untuk menentukan prioritas

CATATAN

Berbeda dengan folder Inbox, folder Task sudah memiliki Izinkan pengeditan dalam sel fitur diaktifkan; namun, jika Anda tidak dapat mengetik, ikuti langkah-langkah untuk mengaktifkannya.

1. Dalam Tugas folder, pergi ke Melihat tab, dan dari Pandangan saat ini tajuk, pilih Lihat Pengaturan.
2. Di Pengaturan Tampilan Lanjutan jendela, pilih Pengaturan lainnya tombol.
3. Selanjutnya, temukan Judul Kolom dan Baris, beri tanda centang di sebelah Izinkan pengeditan dalam sel, lalu klik OKE.
4. Pada daftar tugas, temukan kolom baru yang Anda tambahkan dan tambahkan nomor atau teks yang menentukan pentingnya tugas individu.

Jika Anda ingin memprioritaskan email Anda dari pengirim dan memastikan semuanya terkirim ke Kotak Masuk Anda, Anda harus tahu caranya daftar putih email di Outlook.

Bagaimana cara menggunakan bidang prioritas khusus?

Menambahkan bidang prioritas khusus dapat membantu Anda mempersonalisasi tugas sesuai preferensi Anda, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan kejelasan & efisiensi.

Berikut adalah beberapa cara yang dapat membantu lebih memahami kegunaannya:

• Proyek atau tugas yang sensitif terhadap waktu – Jika beberapa tugas yang disebutkan dalam daftar Anda mendekati batas waktunya, Anda dapat menggunakan bidang prioritas khusus untuk menetapkannya ke tingkat prioritas tinggi.
• Prioritas terkait konteks – Untuk konteks tugas yang berbeda, seperti klien bernilai tinggi dan tenggat waktu, Anda dapat menambahkan bidang prioritas untuk menangani tugas yang sesuai.
• Mempertaruhkan – Tambahkan bidang prioritas risiko untuk menampilkan kemungkinan risiko yang terkait dengan tugas yang diberikan.
• Menindaklanjuti – Bidang prioritas tindak lanjut dapat menyorot tugas yang memerlukan tindak lanjut; Anda dapat memberi label tugas sebagai Follow-up-High.
• Kolaborasi tim – Gunakan untuk menginformasikan pentingnya tugas dalam tim Anda untuk meningkatkan komunikasi dan efisiensi.

Apa praktik terbaik yang harus diikuti untuk bidang prioritas khusus di Outlook?

Untuk manajemen tugas Outlook yang lebih baik, pertama-tama Anda harus memahami konteks tugas dalam proyek, lalu menambahkan bidang prioritas kustom yang sesuai.

Selanjutnya, untuk menggunakan fitur ini secara efektif, berikut adalah beberapa tips yang harus Anda ingat:

• Relevansi – Saat memilih nama kolom, jenis, & format, Anda harus mengingat tugas, karena label yang relevan dapat membantu Anda menilai pentingnya tugas dengan cepat.
• Alur kerja – Menyesuaikan bidang prioritas harus masuk akal bagi Anda dan selaras dengan alur kerja Anda.
• Menyortir berdasarkan angka – Menggunakan angka sebagai jenis bidang dapat membantu Anda menyebutkan prioritas tugas dalam urutan naik atau turun, yang membantu menilai tingkat urgensi.
• Tinjau prioritas tugas – Anda harus memeriksa prioritas khusus secara teratur untuk memeriksa apakah itu sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini.
• Jangan gunakan pendekatan yang sama – Mengelola tugas bersifat subyektif bagi seseorang dan tugas yang ada; oleh karena itu, Anda harus memilih bidang prioritas khusus yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan tugas yang diberikan.
• Menyederhanakan – Jangan menambahkan terlalu banyak, karena dapat membingungkan Anda dan menggagalkan tujuan memberikan kejelasan.

Bagaimana cara menetapkan prioritas khusus dalam tugas Outlook?

Anda dapat mengklik kanan bilah tajuk kolom di Daftar Tugas, pilih Pemilih Bidang, tambahkan kolom baru, beri nama dan tentukan jenis bidang yang sesuai.

Setelah dibuat, Anda dapat menarik dan melepas kolom ke daftar Tugas untuk menambahkannya ke tajuk kolom. Selanjutnya, Anda bisa menyebutkan prioritas sesuai urgensi atau preferensi lainnya.

Jadi, inilah cara Anda membuat bidang prioritas khusus di Outlook untuk memberi label pada tugas sesuai konteks, sensitivitas waktu, risiko yang terlibat, dan banyak lagi.

Jika Anda menemukan Pengindeksan Outlook lambat dan ingin memperbaikinya, kami sarankan Anda memeriksa panduan ini untuk mempercepat pengindeksan di Outlook pada Windows 11.

Jangan ragu untuk memberi kami informasi, tip, dan pengalaman Anda dengan subjek di bagian komentar di bawah.