Cara Mengirim Email Saluran di Microsoft Teams di Windows 11 atau 10

Microsoft Teams adalah salah satu aplikasi yang merevolusi konsep komunikasi online antar tim. Sementara, konsep ini lebih umum di dunia profesional, pasca pandemi, itu juga mendapatkan popularitas dalam komunikasi pribadi. Namun, aplikasi Teams ternyata lebih bermanfaat untuk bisnis, terutama di masa pandemi Covid-19, di mana orang-orang terpaksa bekerja dari rumah.

Aplikasi ini mendapatkan popularitas di atas pesaingnya, karena beberapa fitur bergunanya yang membantu para profesional meningkatkan produktivitas dan komunikasi mereka melalui kolaborasi online yang lancar. Meskipun menawarkan serangkaian fitur penting yang membantu tim untuk terhubung, berkomunikasi, mengirim dan berbagi dokumen ke dan mondar-mandir dengan mudah, itu juga dilengkapi dengan fitur tersembunyi seperti opsi untuk mengirim email ke saluran di Microsoft Teams di Windows 11/10 Anda komputer. Email dapat dikirim ke seluruh saluran langsung ke obrolan Teams sekaligus dan email dapat berisi file, folder, dan lampiran lainnya. Hal ini memudahkan karyawan untuk terhubung dengan seluruh departemen di satu tempat dan juga dengan tim dan mendiskusikan proyek dalam kelompok.

Posting ini akan membahas detail tentang cara mengirim email ke saluran di Microsoft Teams di PC Windows 11/10 Anda dan bagaimana hal itu berguna untuk organisasi Anda.

Yang Perlu Anda Ketahui Tentang Microsoft Teams

Seperti dibahas di atas, Microsoft Teams adalah platform komunikasi yang memungkinkan karyawan suatu organisasi untuk berkolaborasi di satu tempat, secara online. Dari konferensi video atau webinar hingga rapat, menelepon, mengobrol, atau berbagi file, ini mendukung semua tim bekerja dengan lancar dan alami. Ini tidak hanya membantu Anda terhubung dengan rekan kerja di dalam organisasi, tetapi juga dengan klien di luar.

Bagian terbaik tentang aplikasi Teams adalah membantu organisasi mengelola semua aspek penting mereka pada satu platform yang memungkinkan lingkungan bersama untuk semua. Selain itu, dengan meningkatnya budaya kerja jarak jauh, aplikasi Teams membantu karyawan bekerja dari lokasi mana pun di seluruh dunia dan dari perangkat apa pun. Meskipun mereka dapat mengadakan konferensi video untuk berkolaborasi dalam suatu proyek, mereka juga mendapatkan fasilitas untuk mengobrol, mengedit dokumen, dan bahkan berbagi file dengan mudah.

Oleh karena itu, aplikasi Microsoft Teams tidak hanya menyederhanakan rapat tim online untuk bisnis dan meningkatkan fitur rapat, tetapi juga juga meningkatkan produktivitas dan mobilitas bisnis dengan fitur integrasi yang mulus dengan Microsoft atau pihak ketiga lainnya aplikasi. Selain itu, aplikasi ini menawarkan keamanan lengkap untuk percakapan dan file Anda, stabil dan andal saat melakukan panggilan, dan berfungsi sempurna bahkan untuk pekerja garis depan.

Karena itu, ia hadir dengan beberapa fitur yang sangat berguna dan salah satunya adalah opsi untuk mengirim email langsung ke seluruh tim sekaligus. Mari kita lihat beberapa fitur email khusus.

Apa yang Eksklusif Tentang Fitur Email Microsoft Teams

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, aplikasi Teams tidak hanya membantu Anda berbagi dokumen dan diskusi penting antara grup atau individu, ini juga memungkinkan Anda mengirim email dengan file dan lampiran lainnya selama Teams percakapan. Sementara komunikasi tim online telah berkembang pesat dengan fitur-fitur canggih lainnya, email masih tetap sama pentingnya seperti sebelumnya. Oleh karena itu, Microsoft memastikan bahwa mereka tetap menyediakan fasilitas email untuk tim sementara mereka dapat menggunakan fitur-fitur lain bersama-sama.

Faktanya, Microsoft sedang dalam proses membuat pemindahan percakapan dari email ke Teams menjadi lebih mudah.

Untuk ini, raksasa teknologi telah memperkenalkan fitur baru yang memungkinkan pengguna Windows untuk mengirim email ke seluruh saluran Tim sekaligus. Selain itu, ini juga mendukung pengibaran bendera, memformat teks, dan menambahkan lampiran yang diperlukan bisnis agar berfungsi.

Namun, sebelum Anda bisa mengirim email ke saluran di teams, Anda harus mengaktifkan fitur ini di aplikasi. Mari kita lihat caranya:

Cara Mengaktifkan Integrasi Email di Microsoft Teams

Mengaktifkan fitur ini akan membantu Anda mengirim email menggunakan alamat email ke saluran tertentu di aplikasi Teams. Yang terbaik dari semuanya, Anda dapat menggunakan fitur ini untuk mengirim email ke saluran mana pun dari tim tertentu yang memilikinya. Berikut cara mengaktifkan fitur integrasi email di aplikasi Teams:

*Catatan - Ini untuk pengguna yang memiliki akses ke Pusat Admin Microsoft Teams.

Langkah 1: Luncurkan Pusat Admin Microsoft Teams.

Langkah 2: Arahkan ke titik-titik persegi (Tidak bisa) di sisi kiri atas panel.

Langkah 3: Sekarang, dari daftar, pilih Pengaturan seluruh organisasi.

Langkah 4: Selanjutnya, pergi ke sisi kanan jendela, gulir ke bawah dan di bawah Integrasi Email bagian, aktifkan opsi – Izinkan pengguna mengirim email ke alamat email saluran.

Setelah selesai, Anda sekarang dapat mengirim email ke saluran di aplikasi Teams.

Cara Mengirim Email Saluran di Microsoft Teams

Sekarang setelah Anda mengetahui tentang fitur luar biasa yang disembunyikan hingga sekarang, ikuti petunjuk di bawah ini untuk dapat mengirim email ke saluran di aplikasi Teams Anda:

Langkah 1: Dalam tim aplikasi, navigasikan ke saluran tertentu yang ingin Anda kirimi email.

Langkah 2: Sekarang, di sisi kiri layar, di bawah Tim Anda bagian, klik pada tiga titik horizontal (…) di sebelah Umum dan pilih Dapatkan alamat email.

Sekarang Anda dapat mengirim email ke saluran.

*Catatan - Atau, Anda juga dapat mengikuti petunjuk di bawah ini untuk mengirim email ke saluran tertentu:

Langkah 1: Luncurkan tim aplikasi dan identifikasi saluran tim yang ingin Anda bagikan email Anda.

*Catatan - Setiap saluran diberikan id emailnya sendiri, jadi klik kanan pada saluran yang diinginkan dan salin alamat email yang Anda lihat.

Langkah 2: Selanjutnya, buka Microsoft Outlook dan sekarang Anda dapat membuka pesan sebelumnya yang telah Anda tulis dan simpan dalam draf, atau cukup tulis yang baru.

Sekarang, pergi ke “Ke” dan rekatkan email yang Anda salin Langkah 1. Setelah selesai, tekan tombol kirim seperti yang Anda lakukan untuk email biasa di aplikasi email lainnya.

*Catatan -  Lampiran dalam email secara otomatis diunggah dan disimpan dalam folder bernama Pesan email dalam File tab. Jika folder tidak ada secara default, tombol tim app membuatnya untuk menyimpan email dan lampiran.

File-file ini dapat dibuka dan diedit langsung di tim aplikasi atau di aplikasi desktop lainnya atau SharePoint, dll. Ini juga memungkinkan Anda untuk menambahkan metadata ke file-file ini, menyinkronkannya, dan banyak lagi. Namun, setelah Anda mulai mengedit file-file ini, ini menjadi salinan baru dari lampiran yang sebenarnya dan karenanya, setiap perubahan yang dibuat dalam file-file ini, tidak ditambahkan ke lampiran asli di email. Jadi, ini akan menjadi salinan terpisah sama sekali.

Beginilah cara Anda dapat mengirim email ke saluran langsung di tim aplikasi, alih-alih mengirim email secara manual ke setiap anggota tim satu per satu. Dengan cara ini, Anda dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dan juga memastikan bahwa semua orang dari tim tertentu saluran disertakan dalam email dan tidak ada yang tertinggal.

Apa yang dilakukan Outlook di sini adalah menyimpan alamat email secara default dengan alamat email yang Anda gunakan untuk berkomunikasi. Ini sama seperti ketika Anda mulai mengetik alamat email ke dalam bidang "ke" di email biasa dan mulai mengisi otomatis saran. Ini berarti bahwa aplikasi secara otomatis mengingat semua alamat email sebagai anak saat Anda mengirim email ke saluran untuk kenyamanan masa depan.

Jadi, di masa mendatang, kapan pun Anda ingin mengirim email ke saluran yang sama, Anda dapat memilih dari email yang disimpan alamat di bidang "Kepada" dan itu muncul secara otomatis dan begitulah cara Microsoft membuat hidup lebih mudah Anda.

Cara Membuka Email di Saluran Microsoft Teams

Setelah Anda mengirim email ke saluran tim tertentu di aplikasi Microsoft Teams, orang yang menerima email memiliki beberapa cara untuk membuka dan menampilkan email.

• Mereka dapat membuka dan membaca email secara langsung di aplikasi Teams. Dengan cara ini, penerima tidak perlu membuka aplikasi terpisah untuk melihat email atau mengunduhnya, sehingga membuat keseluruhan pengalaman menjadi sangat mudah dan lancar.
• Penerima saluran memiliki opsi untuk mengunduh email yang sebenarnya dan bahkan membuka yang sama di aplikasi Outlook Mail dan membacanya.
• Atau, tim yang menerima email juga dapat mengeklik untuk membuka dan mengunduh lampiran, lalu melihatnya.

Ini tidak hanya akan membantu Anda mengirim email ke saluran tertentu di aplikasi Teams dengan mudah, tetapi juga mempermudah penerima di saluran tersebut.

Cara membatasi posting di saluran menggunakan email

Jika Anda adalah administrator Tim, Anda dapat mengontrol siapa yang dapat memposting ke Tim Microsoft menggunakan alamat email ini (alamat email saluran). Berikut cara membatasi postingan di saluran menggunakan email:

Langkah 1: Buka Tim Microsoft aplikasi dan kemudian arahkan ke saluran yang ingin Anda kontrol.

Langkah 2: Selanjutnya, di sisi kiri panel, klik pada tiga titik horizontal (…) lalu klik Pengaturan lanjutan.

Langkah 3: Sekarang, di bawah Dapatkan alamat email bagian, pilih opsi – Siapapun dapat mengirim email ke alamat ini.

Ini akan membantu Anda mengontrol siapa yang dapat memposting ke saluran menggunakan alamat email ini.

Membalas email Saluran

Setelah email diterima di saluran di aplikasi Teams, anggota Team sekarang dapat melakukan percakapan tentang hal yang sama, menghubungkan file yang terkait dengan masalah email, beri tag rekan kerja atau saluran lain untuk memasukkannya ke dalam diskusi, berbagi dokumen, meme, GIF, dan banyak lagi lagi.

Namun, jika Anda membalas postingan, postingan akan tetap berada di dalam Teams dan tidak dikirim sebagai balasan ke email asli. Jadi, jika Anda mencoba membalas email asli, Teams akan menampilkan pengingat yang mengatakan, “percakapan ini sama sekali tidak terhubung ke utas email yang terkait dengan email ini.”