Fitur Arsip Otomatis di Outlook membantu pengguna mengelola ruang di kotak surat mereka dengan memindahkan email secara otomatis dari folder saat ini ke lokasi arsip. Item yang diarsipkan disimpan dalam File Data Outlook (.pst). Dalam beberapa kasus, pengguna telah memperhatikan bahwa Arsip Otomatis hilang atau tidak berfungsi dengan baik meskipun semua pengaturan sudah benar.
Dalam artikel ini, kami telah mencantumkan strategi untuk memecahkan masalah dan membuat Arsip Otomatis berfungsi kembali.
Metode 1 – Ubah pengaturan Arsip Otomatis
Pengguna telah menyarankan bahwa mengubah pengaturan Arsip Otomatis telah membantu mereka memperbaiki masalah. Ini dapat diatur pada beberapa tingkatan: Default, per folder, dan pengaturan manual.
Level 1 – Pengaturan Arsip Otomatis Default
1. Pergi ke Mengajukan Tidak bisa.
2. Sekarang pilih Pilihan tab.
3. Di jendela yang terbuka, pilih Canggih tab.
4. Pencarian untuk Arsip Otomatis di panel kanan dan klik Pengaturan Arsip Otomatis… tombol.
5. Untuk memastikan AutoArchive berfungsi, centang kotak pertama dan konfigurasikan seberapa sering Anda ingin AutoArchive dijalankan.
6. Pilih kotak centang Konfirmasi sebelum Arsip Otomatis berjalan untuk mendapatkan notifikasi sebelum AutoArchive terjadi.
7. Periksa opsi berikut:
- Hapus item kedaluwarsa (hanya folder email) jika Anda ingin barang kadaluarsa dihapus
- Arsipkan atau hapus item lama jika tidak, hanya barang kadaluarsa yang akan dihapus.
- Tampilkan folder arsip dalam daftar folder untuk membiarkan archive.pst muncul di daftar folder yang membantu menemukan item yang diarsipkan dengan mudah.
- Kamu bisa atur usia item yang ingin Anda arsipkan di bidang Bersihkan item yang lebih tua dari x, yang didasarkan pada tanggal modifikasi terakhir secara default
8. Anda memiliki pilihan untuk memutuskan apakah akan pindahkan item lama ke file arsip atau hapus secara permanen.
9. Setelah Anda memilih opsi, Anda dapat menerapkannya dan mengklik oke untuk menyimpan pengaturan.
Level 2 – Pengaturan Arsip Otomatis Per Folder
Jika Arsip Otomatis tidak berfungsi pada folder tertentu di kotak surat Anda, ikuti langkah-langkah di bawah ini:
1. Klik kanan pada folder dan pilih Properti.
2. Klik pada Arsip Otomatis tab.
3. Berdasarkan kebutuhan Anda, pilih yang berikut:
- Jika Anda ingin folder ini menjadi pengecualian AutoArchive, pilih Jangan mengarsipkan item dalam hal ini.
- Jika Anda ingin mengarsipkan item di folder ini menggunakan pengaturan default seperti yang dibahas sebelumnya, lalu pilih Arsipkan item di folder ini menggunakan pengaturan default
- Jika Anda ingin mengatur opsi Arsip Otomatis yang berbeda untuk folder ini, pilih Arsipkan folder ini menggunakan pengaturan ini. Anda dapat mengubah usia item yang akan dihapus dan membuat file terpisah untuk pengarsipan.
4. Klik oke setelah Anda selesai.
Catatan: Pengaturan ini khusus untuk folder dan tidak diterapkan ke subfolder.
Level 3 – Pengaturan Arsip Secara Manual
Anda juga dapat memulai proses pengarsipan secara manual jika cara di atas tidak berhasil.
1. Pergi ke Mengajukan lalu pilih Peralatan.
2 Di Alat, pilih Bersihkan barang-barang lama. Ini memulai proses pengarsipan dan kemajuan ditampilkan di bilah Status.
Metode 2 – Ubah nilai registri ArchiveIgnoreLastModifiedTime
Proses pengarsipan di Outlook didasarkan pada tanggal dan waktu terakhir yang diubah secara default. Jika Anda membalas, meneruskan, memindahkan, mengedit, menyimpan, atau mengimpor item, maka tanggal yang diubah akan berubah yang dapat menyebabkan Arsip Otomatis tidak mengarsipkan item tersebut.
Pengguna telah menemukan Arsip Otomatis berfungsi dengan mengatur nilai registri untuk ArchiveIgnoreLastModifiedTime, yang membuat item arsip Outlook berdasarkan tanggal yang diterima. Sebelum mengubah nilai registri, simpan cadangannya jika terjadi kesalahan.
1. tekan Tombol Windows + R untuk memulai Lari. Jenis regedit untuk membuka Editor Registri.
2. Buka lokasi di bawah ini atau salin-tempel ke bilah navigasi.
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office.0\Outlook\Preferences
3. Setelah Anda mencapai subkunci registri di atas, klik Sunting Tidak bisa.
4. Di menu Edit, pilih Baru dan klik Nilai DWORD (32-bit) untuk membuat item baru di registri.
5. Beri nama item baru sebagai ArsipIgnoreLastModifiedTime dan tekan Memasuki.
6. Klik kanan item yang baru dibuat, lalu pilih Memodifikasi.
7. Tetapkan nilainya menjadi 1 dalam Data Nilai kotak dan klik oke.
8. Tutup Peninjau Suntingan Registri dan mulai ulang Outlook agar perubahan registri diterapkan.
Sekarang periksa apakah Outlook mengarsipkan item dengan benar dengan mencoba Mengarsipkan secara manual dan melihat apakah item diarsipkan berdasarkan tanggal penerimaannya.
Metode 3 – Dikecualikan dari AutoArchive
Jika Anda melihat bahwa item tertentu belum diarsipkan, itu berarti properti untuk item tersebut disetel untuk mengecualikannya dari Arsip Otomatis.
1. Klik dua kali untuk membuka item yang telah dikeluarkan dari proses arsip.
2. Klik pada Mengajukan menu lalu pilih Properti.
3. Dalam Properti jendela, hapus centang pada opsi Jangan Mengarsipkan Otomatis item ini.
4. Anda dapat menyesuaikan melihat untuk mendapatkan ikhtisar item yang opsi ini telah dikonfigurasi. Anda harus mengizinkan pengeditan dalam sel fungsi seperti di bawah ini:
- Pilih Melihat dan klik Lihat Pengaturan.
- Di sini klik pada Pengaturan lainnya tombol.
- Sekarang periksa opsinya Izinkan pengeditan dalam sel.
- Anda sekarang dapat mengklik kotak centang item tertentu di bawah Jangan Arsip Otomatis langsung dari Tampilan untuk mengaktifkan/menonaktifkan pengarsipan untuk item tersebut.
Catatan: Anda mungkin tidak melihat kotak centang untuk item Anda kecuali jika Anda mengklik bidang itu sendiri. Tidak ada kotak centang atau kotak centang yang tidak dipilih, keduanya berarti bahwa item tersebut akan diarsipkan sesuai dengan pengaturan arsip Anda.
Metode 4 – Perintah Arsip tidak tersedia di lingkungan Perusahaan
Arsip Otomatis dinonaktifkan oleh Kebijakan Grup
Jika Anda bekerja di lingkungan perusahaan dan Anda tidak dapat menemukan Arsip dan Arsip Otomatis pengaturan seperti yang disebutkan dalam Metode 1 di atas, itu berarti administrator mungkin telah menonaktifkan pengaturan sebagai grup aturan. Ini membantu mencegah data kotak surat menyebar ke berbagai komputer di seluruh jaringan dalam file pst.
Dalam hal ini, Anda perlu bertanya kepada administrator email tentang di mana Anda harus mengarsipkan data Anda dan berapa lama item harus disimpan. Selain itu, administrator Anda dapat mengatur Kebijakan Grup untuk menonaktifkan Arsip Otomatis dan mencegah pembuatan file pst.
Tukarkan dengan Arsip Online
Alasan lain untuk pengaturan yang hilang adalah ketika Anda memiliki akun Exchange, arsip Online telah diaktifkan untuk Anda di server Exchange. Dalam kasus seperti itu, opsi pengarsipan sisi klien akan dinonaktifkan secara otomatis oleh Outlook dan pengarsipan terjadi sesuai dengan kebijakan perusahaan yang ditetapkan di server Exchange.
Keuntungannya adalah Anda dapat memiliki akses ke arsip Anda di komputer mana pun yang menjalankan Outlook atau bahkan melalui browser saat mengakses kotak surat Anda melalui Outlook di Web. Karena ini diaktifkan untuk akun Anda, fitur Arsip Otomatis dan arsip manual tidak akan lagi tersedia untuk Anda di Outlook.
Metode 5 – Periksa Arsip yang Rusak atau Penuh.pst
Ketika file archive.pst menjadi rusak, Outlook tidak akan dapat mengarsipkan ke file tersebut. Dalam hal ini, Anda perlu tutup Outlook dan gunakan Alat Perbaikan Kotak Masuk (scanpst.exe) untuk memindai kesalahan dan membuat file arsip baru. Klik disini untuk menemukan lokasi scanpst.exe dan langkah-langkah untuk melakukan scan di Fix 5 artikel.
Ketika file archive.pst menjadi penuh, itu tidak akan mengizinkan Outlook untuk menyimpan item lagi di dalamnya. Saat batas peringatan tercapai, Anda tidak akan dapat memindahkan item ke arsip baik secara manual maupun menggunakan Arsip Otomatis. sekali batas tercapai, disarankan untuk buat file arsip baru. Batas ukuran didasarkan pada versi Outlook yang digunakan.
- File Outlook 97 – 2002 pst (ANSI): Ukuran file maksimum adalah 2 GB dan peringatan dikeluarkan jika mencapai 1,8 GB.
- File pst Outlook 2003 – 2019 (Unicode): Batas default adalah 20 GB Outlook 2003/2007 dan 50 GB di versi yang lebih baru 2010, 2013, 2016, 2019, dan Microsoft 365. Peringatan dikeluarkan ketika batas masing-masing mencapai 19GB dan 47,5GB.
Metode 6 – Hapus email dari Kotak Surat Penuh
Jika kotak surat Anda penuh, Anda akan menerima pesan yang menyatakan bahwa kotak surat sudah penuh saat Anda mencoba mengirim pesan. Namun, saat Anda mencoba mengarsipkan saat kotak surat penuh, arsip tidak akan berfungsi dan Anda juga tidak akan menerima kesalahan yang menyatakan hal yang sama.
Untuk membuatnya kembali berfungsi, Anda juga dapat hapus atau pindahkan beberapa item ke file arsip Anda secara manual atau hubungi administrator email Anda untuk sementara meningkatkan ukuran kotak surat Anda.
Untuk membersihkan kotak surat, Anda dapat melanjutkan proses pembersihan dengan urutan folder berikut: Item yang Dihapus, Email Sampah, Kotak Masuk, Item Terkirim, dan folder email lainnya, Jurnal, Kalender, Kontak, dan Catatan.
Jika salah satu perbaikan di atas tidak berhasil untuk Anda, maka kami menyarankan Anda untuk melakukan a perbaikan suite Office Anda atau instal ulang Office dan periksa apakah itu membantu menyelesaikan masalah.
Terima kasih telah membaca artikel ini.
Kami harap Anda dapat mengatasi kesalahan Arsip Otomatis tidak berfungsi.
