Hogyan lehet automatikusan elfogadni vagy elutasítani a találkozókat az Outlookban?

Vegye át az Outlook-találkozók teljes irányítását

Ha gyakran kell elfogadnia vagy visszautasítania az értekezlet-meghívókat, de nem szereti ezt manuálisan megtenni, beállíthatja, hogy a rendszer automatikusan elfogadja vagy elutasítsa azokat.

Ez segít összeütközésektől mentes megbeszélések ütemezésében, és minimalizálja a zavaró tényezőket, hogy a fontosra összpontosíthasson.

Ebben az útmutatóban részletesen megvizsgáljuk a bejövő értekezlet-összehívások automatikus elfogadásának vagy elutasításának lépéseit az Outlook alkalmazásban, hogy az értekezlet szervezője időben megkapja a választ.

Hogyan fogadhatok el automatikusan egy értekezletet válasz küldése nélkül az Outlookban?

1. megnyomni a ablakok kulcs, típus kilátások és kattintson Nyisd ki.
instagram story viewer
2. Az Outlook főablakában lépjen a Fájl lapon.
3. Válassza ki Lehetőségek kinyitni Az Outlook beállításai.
4. Menj Naptár a bal oldali ablaktáblában keresse meg Automatikus elfogadás vagy elutasítás, majd kattintson a Automatikus elfogadás/elutasítás gomb.
5. A Automatikus elfogadás vagy elutasítás ablakban, egy értekezlet elfogadásához jelöljön be egy pipát a mellett Értekezlet-összehívások automatikus elfogadása és a törölt értekezletek eltávolítása és kattintson RENDBEN.
6. Következő, a Az Outlook beállításai ablak, Naptár ablaktábla, keresse meg A naptár beállításai és válassza ki Elfogad a Használja ezt a választ, amikor új találkozó időpontját javasolja választási lehetőség.
7. Kattintson rendben és indítsa újra az Outlookot a módosítások mentéséhez.

Ha Outlook 2010-et vagy régebbi verziót használ, keresse meg a Erőforrás ütemezés opció helyett Automatikus elfogadás vagy elutasítás. Kattints a Erőforrás ütemezés gombot a Automatikus elfogadás vagy elutasítás ablak, és módosítsa az értekezlet-összehívás beállításait az Outlookban.

Hogyan fogadhatom el automatikusan a választ tartalmazó értekezleteket az Outlookban?

1. Szabály felállításával

1. Dob Outlook és menj a itthon lapon.
2. Kattintson Szabályok, majd válassza ki Szabályok és figyelmeztetések kezelése a legördülő listából.
3. Kattintson Új szabály.
4. A Szabályvarázsló párbeszédpanelen válassza ki Szabály alkalmazása a kapott üzenetekre és kattintson Következő.
5. A következő oldalon válassza ki amely egy találkozóra szóló meghívó vagy frissítés és kattintson Következő.
6. Tól 1. lépés mezőbe, válassza ki válaszoljon egy adott sablon használatával, majd lépjen a 2. lépés mezőbe, és kattintson a konkrét sablon hiperhivatkozás.
7. Tovább Válasszon válaszsablont ablak, mert Benéz, választ Szabványos sablon vagy Felhasználói sablonok a fájlrendszerben; az alábbi mezőben látni fogja az értekezletre adott válaszsablont. Ha több lehetőség van, válasszon egyet, és kattintson Nyisd ki.
8. Kattintson Következő, majd kattintson Következő.
9. Most nevezze el a szabályt, ha akarja, és kattintson Befejez.

Választhat is Hozza létre ezt a szabályt az összes fiókban hogy automatikusan elfogadja a találkozó meghívását az Outlook összes e-mail címére.

2. VBA-szkript futtatásával

Először is el kell mentenie a szkriptet VBA-ban; ehhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Az Outlook ablakban nyomja meg a gombot Alt + F11 kinyitni a Visual Basic Application (VBA) az Outlookhoz.
2. Menj Beszúrás, majd válassza ki Modul.
3. Amikor megnyílik az új modul, másolja ki és illessze be a következő szkriptet az Outlookban lévő értekezlet-meghívások automatikus elfogadásához, majd nyomja meg a Ctrl + S menteni:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Miután megvan a szkript a VBA-ban, le kell futtatnia azt; ehhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Lépjen az Outlook ablakba, és lépjen a Fejlesztők lapon.
2. Válassza ki Makrók, és a legördülő listából válassza ki a futtatáshoz létrehozott makrókat.

Mielőtt VBA-szkripteket használna az Outlookban, készítsen biztonsági másolatot az adatokról és a konfigurációs beállításokról, és mindig kis léptékben tesztelje a szkriptet, mielőtt a teljes postafiókra futtatná.

Az Outlookban az értekezlet-meghívók automatikus megválaszolása időt takarít meg. Ez egy problémamentes módja annak, hogy értesítse az értekezlet szervezőjét a részvételéről. Azonban mindig ellenőrizze a találkozó összehívását, hogy megismerje a többi résztvevőt hogy igazodjon az ülés napirendjén szereplő résztvevőkhöz.

Olvasson többet erről a témáról

• Adathalász e-mailek bejelentése az Outlookban
• Hogyan lehet gyorsan megváltoztatni az alapértelmezett böngészőt az Outlookban
• Hogyan migrálja e-mailjeit Hotmailről az Outlookba
• Névjegycsoport vagy terjesztési lista megosztásának 4 módja az Outlookban
• Több Outlook Windows megnyitása Windows 11 rendszeren

Hogyan utasíthatom el automatikusan az értekezleteket az Outlookban?

1. Használja az Outlook beállításait az összes értekezlet-meghívás elutasításához

1. Indítsa el az Outlook programot, és lépjen a Fájl lapon.
2. Válassza ki Lehetőségek kinyitni Az Outlook beállításai.
3. Menj Naptár, keresse meg Automatikus elfogadás vagy elutasítás & kattints a Automatikus elfogadás/elutasítás gomb.
4. Válassza ki A megbeszélés elutasításához automatikusan elutasítja azokat az értekezlet-összehívásokat, amelyek ütköznek egy meglévő találkozóval vagy találkozóval.
5. Ezután válassza ki Hanyatlás a Használja ezt a választ, amikor új találkozó időpontját javasolja opciót a Naptár beállításai alatt, majd kattintson az OK gombra.
6. Indítsa újra az Outlookot a módosítások mentéséhez.

2. Állítson be egy szabályt az adott e-mail címről érkező megbeszélések elutasítására

Először is létre kell hoznia egy választ, és el kell mentenie a sablont az értekezlet elutasításához; ehhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Az Outlook főablakában lépjen a következőre: Naptár és válassza ki Új Találkozó.
2. Ban,-ben Találkozó ablakban írja be a szöveget a szövegtörzsbe, amelyet el szeretne küldeni az értekezlet-meghívás elutasításához, majd lépjen a Fájl lapon.
3. Most kattintson Mentés másként.
4. A Mentés másként ablak, mert Mentés típusként, válassza ki Outlook sablon (.oft), majd a Fájlnévhez írjon be egy nevet, majd kattintson a gombra Megment.

Most, hogy van egy személyre szabott sablon, hozzunk létre egy szabályt a megbeszélés elutasítására.

1. Indítsa el az Outlook programot, és lépjen a itthon lapon.
2. Kattintson Szabályok, majd válasszon Szabályok és figyelmeztetések kezelése a legördülő listából.
3. A Szabályok és figyelmeztetések ablakban válassza ki Új szabály.
4. A Szabályvarázsló párbeszédpanelen válassza ki Szabály alkalmazása a kapott üzenetekre és kattintson Következő.
5. Tól 1. lépés mezőben válassza ki a emberektől vagy nyilvános csoportoktól opciót, majd lépjen ide 2. lépés, és kattintson az emberek vagy a nyilvános csoport hiperhivatkozás.
6. Megnyílik a Szabály címe ablak; válassza ki azt a felhasználónevet, akinek a találkozó meghívását el szeretné utasítani, kattintson a gombra Tól től, és akkor rendben.
7. Most válassza ki amely egy találkozóra szóló meghívó vagy frissítés és kattintson Következő.
8. A következő oldalon válassza ki a válaszoljon egy adott sablon használatával opció a 1. lépés doboz és be 2. lépés, kattints a konkrét sablon hiperhivatkozás.
9. Tovább Válasszon válaszsablont ablak, mert Benéz, választ Felhasználói sablonok a fájlrendszerben; az alábbi mezőben látni fogja az értekezletre adott válaszsablont. Válassza ki a létrehozottat, és kattintson Nyisd ki.
10. Kattintson Következő, majd kattintson Következő.
11. Most nevezze el a szabályt, és kattintson Befejez.

Válassza ki Hozza létre ezt a szabályt az összes fiókban ha automatikusan szeretne válaszolni a másik e-mailben lévő értekezlet-összehívásokra fiókok.

3. Használjon VBA-szkriptet több értekezlet-meghívás elutasításához

Először is hozzá kell adnia és el kell mentenie a szkriptet a VBA-ba, ezt a következőképpen teheti meg:

1. Indítsa el az Outlook programot, és a főablakban nyomja meg a gombot Alt + F11 a VBA megnyitásához.
2. Menj Beszúrás, és kattintson Modul.
3. Másolja és illessze be a következő szkriptet az értekezlet-összehívás törléséhez a modulban, majd nyomja meg a gombot Ctrl + S menteni:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Most, hogy elmentette a szkriptet, zárja be a VBA ablakot. A szkript futtatásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Az Outlook ablakban válassza ki az elutasítani kívánt értekezlet-meghívásokat, majd nyomja meg a gombot Alt + F8.
2. Meg fogja kapni a Makrók ablakban válassza ki a Decline_Requests modult, és kattintson Fuss.
3. A következő ablakban adja meg az elutasítások számát, és kattintson a gombra rendben. Itt adja meg a kiválasztott értekezlet-összehívások számát.

Ha Ön nem érhető el ugyanabban az időpontban, a szkript automatikusan elutasítja a megbeszélést, de nem törli az e-mail üzenetet az Outlookból, így továbbítsa a találkozó meghívóját valakinek, hogy részt vegyen rajta az Ön nevében.

Ezenkívül az értekezlet logisztikájáról szóló oda-vissza e-mailek elkerülése érdekében megteheti használja a Titkos másolatot a személy hozzáadásához az értekezlethez.

Az értekezlet-meghívásra adott válasz automatizálása növelheti az ütemezési hatékonyságot azáltal, hogy tudatja Önnel, hogy mely időrések szabadok, így egyszerűsödik a munkafolyamat.

Mondja el nekünk, hogyan segített az értekezlet-összehívásra adott automatikus válaszadás az alábbi megjegyzések részben.