Elsőbbségi mezők létrehozása, hozzáadása és testreszabása az Outlookban

Adjon hozzá egy oszlopot a Mezőválasztó opcióval

Egy hozzárendelt feladat sürgősségének meghatározásához az Outlookban használhatja a beépített prioritási szinteket (Magas, Normál és Alacsony), a színcímkéket, a határidőt és az állapotmezőt.

Ha azonban további részleteket szeretne hozzáadni, létre kell hoznia egy egyéni prioritási mezőt az Outlookban, amely néhány további lépést igényel.

Ebben az átfogó útmutatóban lépésről lépésre ismertetjük az egyéni prioritások létrehozására és hozzáadására vonatkozó utasításokat, valamint a prioritások testreszabásának lépéseit az Outlook programban.

Mik a prioritást élvező mezők az Outlookban?

Az Outlook alkalmazásban a prioritási mező a feladathoz, e-mailhez vagy egyéb elemhez rendelt fontossági szintet mutatja, amely jelzi, hogy késleltetheti-e a feladatot, vagy azonnal kezelnie kell.

Ha címkéket ad hozzá, beleértve a releváns információkat a feladat tárgymezőjében, akkor tovább segíti a teendők listájának rendezését, és segít először a kiemelt fontosságú elemek kezelésében.

Az alapértelmezett prioritási beállításoknak három lehetősége van, Magas, Közepes, és Alacsony, amelyek nem mindig elegendőek, különösen, ha olyan csapatban dolgozik, ahol a tagok eltérően értelmezhetik a prioritásokat.

Ezenkívül a prioritási mező testreszabása segíthet az Outlook feladatkezelésének adaptálásában, ezáltal személyre szabva a munkafolyamatot.

A további személyre szabáshoz testreszabhatja a Outlook gyorselérési eszköztár így az összes gyakran használt opciót közvetlenül maga előtt érheti el, ami minden eddiginél egyszerűbbé teszi az alkalmazás használatát.

Hogyan hozhatok létre egyéni mezőt az Outlookban?

1. Hozzon létre egy egyéni mezőt

1. megnyomni a ablakok kulcs, típus kilátások, és kattintson Nyisd ki.
2. Lépjen a navigációs sávra, és válassza ki a Feladatok mappát. Az új ablakban a jobb oldali ablaktáblában megjelenik a hozzárendelt feladat.
3. Ezután kattintson a jobb gombbal az oszlopfejléc sávra a helyi menü megjelenítéséhez, és válassza ki Mezőválasztó.
4. A Mezőválasztó párbeszédpanelen kattintson Új.
5. A Új oszlop ablakban írja be az oszlophoz rendelni kívánt nevet. Mert típus és Formátum, Alapértelmezés szerint a szöveg van kiválasztva, de a mező típusát az oszlopnév vagy a cél szerint módosíthatja. Miután megadta az összes adatot, kattintson a gombra rendben.
6. Miután az oszlop megjelenik a Mezőválasztó ablakban húzza át az oszlopfejléc sávjába a hozzáadáshoz.

Tetszőleges számú oszlopot hozhat létre a feladatlista további egyszerűsítéséhez, de ha túl sokat ad hozzá, a dolgok bonyolulttá válnak.

Olvasson többet erről a témáról

• PST-fájl létrehozása az Outlookban
• Egységesített beérkező levelek nézet létrehozása az Outlookban

2. A prioritás meghatározásához engedélyezze a cellán belüli szerkesztés engedélyezése lehetőséget

JEGYZET

Az Inbox mappától eltérően a Feladat mappában már megtalálható a A cellán belüli szerkesztés engedélyezése funkció engedélyezve; ha azonban nem tud beírni, kövesse a lépéseket az engedélyezéséhez.

1. Ban,-ben Feladatok mappát, lépjen a Kilátás lapon, és a Aktuális nézet fejléc, válassza ki Beállítások megtekintése.
2. A Speciális nézetbeállítások ablakban válassza ki a Egyéb beállitások gomb.
3. Ezután keresse meg Oszlopcímek és sorok, tegyél egy pipát a mellette A cellán belüli szerkesztés engedélyezése, majd kattintson rendben.
4. A feladatlistában keresse meg az új oszlopot, amelyet hozzáadott, és adja hozzá az egyes feladatok fontosságát meghatározó számot vagy szöveget.

Ha szeretné priorizálni a feladótól érkező e-maileket, és biztosítani szeretné, hogy mindegyik a Beérkezett üzenetek mappájába kerüljön, tudnia kell, hogyan egy e-mail engedélyezési listája az Outlookban.

Hogyan használhatom az egyéni prioritási mezőket?

Az egyéni prioritási mezők hozzáadásával személyre szabhatja a feladatokat az Ön preferenciái szerint, növelve a termelékenységet, valamint az átláthatóságot és a hatékonyságot.

Íme néhány módszer, amelyek segíthetnek jobban megérteni, mennyire hasznos:

• Időérzékeny projektek vagy feladatok – Ha a listában említett feladatok közül néhány közeledik esedékességéhez, az egyéni prioritási mezők segítségével magas prioritású szinteket rendelhet hozzájuk.
• Kontextusfüggő prioritás – Különböző feladatkörnyezetekhez, például nagy értékű ügyfelekhez és határidőkhöz, hozzáadhat egy prioritási mezőt a feladat megfelelő kezeléséhez.
• Kockázat – Adjon hozzá egy kockázati prioritási mezőt a hozzárendelt feladattal kapcsolatos valószínű kockázatok megjelenítéséhez.
• Nyomon követés – A Nyomon követés prioritási mező kiemelheti a nyomon követést igénylő feladatot; a feladatot Követő-magasnak jelölheti.
• Csapat összefogás – Használja, hogy tájékoztassa a csapaton belüli feladatok fontosságáról a kommunikáció és a hatékonyság növelése érdekében.

Milyen bevált módszereket kell követni az Outlook egyéni prioritási mezőinél?

A jobb Outlook-feladatkezelés érdekében először meg kell értenie a projektben lévő feladatok kontextusát, majd hozzá kell adnia egy megfelelő egyéni prioritási mezőt.

Ezen túlmenően a funkció hatékony használatához néhány tippet kell szem előtt tartania:

• Relevancia – Az oszlop nevének, típusának és formátumának kiválasztásakor szem előtt kell tartania a feladatokat, mivel a megfelelő címke segítségével gyorsan felmérheti a feladat fontosságát.
• Munkafolyamat – A prioritási mezők testreszabásának ésszerűnek kell lennie, és összhangban kell lennie a munkafolyamattal.
• Rendezés számok szerint – A számok mezőtípusként történő használata segíthet a feladat prioritásainak növekvő vagy csökkenő sorrendben történő említésében, ami segít a sürgősségi szint felmérésében.
• Tekintse át a feladat prioritását – Rendszeresen ellenőriznie kell az egyéni prioritásokat, hogy ellenőrizze, megfelel-e az aktuális követelményeinek.
• Ne használja ugyanazt a megközelítést – A feladatok irányítása szubjektív az adott személytől és feladattól; ezért ki kell választania az igényeinek és a hozzárendelt feladatnak megfelelő egyéni prioritási mezőket.
• Egyszerűsítsd – Ne adjon hozzá túl sokat, mert megzavarhatja Önt, és meghiúsíthatja a tisztánlátás célját.

Hogyan állíthatok be egyéni prioritást az Outlook-feladatokban?

Jobb gombbal kattintson a Feladatlista oszlopfejlécére, és válassza ki Mezőválasztó, adjon hozzá egy új oszlopot, nevezze el, és ennek megfelelően határozza meg a mezőtípusokat.

Létrehozása után az oszlopot a Feladatlistába húzva hozzáadhatja az oszlopfejléchez. Ezután megemlítheti a prioritást a sürgősségi vagy egyéb preferenciák szerint.

Tehát így hozhat létre egyéni prioritási mezőt az Outlookban a feladatok kontextusnak, időérzékenységének, kockázatának stb.

Ha megtalálja a Az Outlook indexelése lassú és szeretné kijavítani, javasoljuk, hogy tekintse meg ezt az útmutatót, hogy felgyorsítsa az indexelést a Windows 11 Outlookban.

Kérjük, adjon meg nekünk bármilyen információt, tippet és tapasztalatát a témával kapcsolatban az alábbi megjegyzések részben.