Kategóriák létrehozása és használata az Outlookban: Növelje termelékenységét

Ismerje meg, hogyan használhatja a legjobban az Outlook kategóriáit a maga előnyére

Ez egy átfogó útmutató a kategóriák létrehozásához és használatához a Microsoft Outlook programban. Elmagyaráztunk minden olyan részletet, amely segít megérteni a kategóriák használatának előnyeit, és lépésről lépésre bemutattuk a kategóriák létrehozásának, átnevezésének és törlésének módját.

Ezen kívül azt is megtanulja, hogyan rendelhet kategóriákat e-mailekhez, értekezletekhez, névjegyekhez és feladatokhoz. A cikk tippeket is ad az üzenetek alapértelmezett kategória szerinti rendezéséhez és szűréséhez.

Ebben a cikkben

• Mik azok az Outlook kategóriák?
• Miért nem használhatok kategóriákat az Outlookban?
• Hogyan lehet Outlook kategóriákat létrehozni és használni?
• 1. Hozzon létre Outlook kategóriákat
• 1.1 Asztali kliens
• 1.2 Webalkalmazás
• 2. Az Outlook kategóriáinak átnevezése
instagram story viewer
• 2.1 Asztali alkalmazás
• 2.2 Webes kliens
• 3. Törölje az Outlook kategóriáit
• 3.1 Asztali alkalmazás
• 3.2 Webes kliens
• 4. Használja az Outlook kategóriáit
• 4.1 Rendeljen Outlook kategóriákat az e-mailekhez
• 4.2 Kategória hozzáadása a naptári eseményhez
• Hogyan lehet kategóriák szerint rendezni és szűrni az üzeneteket?

Mik azok az Outlook kategóriák?

Sokan össze vannak zavarodva, hogy mi az Outlook kategória és mi az Outlook mappa. Bár tudják, hogy az Outlook testreszabásának többféle módja van, és maga az alkalmazás is különféle módokat kínál az üzenetek rendezésére, mappák keresésére, mappák rendezésére és még sok másra.

Azonban mindig van némi zavar az Outlook kategóriái és mappái között. Az Outlook mappák lehetővé teszik a beérkező levelek rendszerezését és az üzenetek tárolását.

Amikor áthelyezi az üzeneteket a mappáiba, akkor áthelyezi őket a beérkező levelek mappából ezekbe a mappákba. Ezután az üzenetek megtalálásához nem kell mást tennie, mint belépni a kategória mappájába, és megkeresni.

Másrészt az Outlook kategóriái segítségével megjelenítheti és megváltoztathatja a beérkezett üzenetek színkódját.

Amikor kategóriát rendel egy üzenethez, az nem hagyja el a beérkező leveleket, hanem egy kategóriaszínt rendel hozzá. A színkategória segítségével könnyedén megtalálhatja a kategórialistából a keresett üzenetet.

Miért nem használhatok kategóriákat az Outlookban?

Sok felhasználó arról számolt be, hogy nem tudja használni a kategóriákat az Outlookban. Az egyik fő oka annak, hogy a Kategória gomb nem érhető el IMAP-fiókok esetén, hogy nem szinkronizálódnak vissza a szerverre.

Ezenkívül nem rendelhet színkategóriát az IMAP-fiókokhoz, mivel az Outlook 2016 korlátozza a színkategóriák funkcióját. Ennek kijavításához módosítania kell az IMAP-fiókot POP3-fiókra.

Hogyan lehet Outlook kategóriákat létrehozni és használni?

1. Hozzon létre Outlook kategóriákat

1.1 Asztali kliens

1. Indítsa el az Outlook asztali alkalmazást.
2. Ban,-ben Címkék szakasz kattintása Kategorizálás.
3. A legördülő listából válassza ki Minden kategória.
4. Üsd a Új gombot a Színes kategóriák doboz.
5. Ban,-ben Új kategória hozzáadása mezőbe írja be a kategóriáját.
6. Válasszon egy egyedi színt a Szín legördülő menü.
7. Használni a Gyorsbillentyű, adjon hozzá egy gyorsbillentyűt a kategóriájához.
8. Kattintson rendben bezárni a Új kategória hozzáadása mezőbe, és kattintson újra rendben a beállítások mentéséhez.

1.2 Webalkalmazás

1. Látogassa meg a tisztviselőt Outlook bejelentkezési oldal.
2. Kattintson Beállítások.
3. Válassza ki Tábornok és akkor Kategóriák.
4. nyomja meg + Kategória létrehozása a kategórialista tetején.
5. Nevezze el a kategóriát, válasszon színt, majd kattintson a gombra Megment.

2. Az Outlook kategóriáinak átnevezése

2.1 Asztali alkalmazás

1. Indítsa el az Outlook asztali alkalmazást.
2. Ban,-ben Címkék szakasz kattintása Kategorizálás.
3. A legördülő listából válassza ki Minden kategória.
4. Válassza ki az átnevezni kívánt kategóriát, és nyomja meg a gombot Átnevezés gomb.
5. Írjon be egy új nevet a szövegmezőbe, és kattintson a gombra rendben a változtatások alkalmazásához.

2.2 Webes kliens

1. Látogassa meg a tisztviselőt Outlook bejelentkezési oldal.
2. Kattintson Beállítások.
3. Válassza ki Tábornok és akkor Kategóriák.
4. Kattintson a ceruza gombra a kategória mellett a szerkesztéshez.
5. Írja be a kategória kívánt nevét a szövegmezőbe, és kattintson a gombra rendben. Az adott kategória színét is módosíthatja.

A fenti módszert követve egyszerűen átnevezheti az Outlook kategóriát, és tetszőleges nevet rendelhet hozzá mind az asztalon, mind a webalkalmazásban.

3. Törölje az Outlook kategóriáit

3.1 Asztali alkalmazás

1. Indítsa el az Outlook asztali alkalmazást.
2. Ban,-ben Címkék szakasz kattintása Kategorizálás.
3. A legördülő listából válassza ki Minden kategória.
4. Válassza ki a törölni kívánt kategóriát, és nyomja meg a gombot Töröl gomb.

3.2 Webes kliens

1. Látogassa meg a tisztviselőt Outlook bejelentkezési oldal.
2. Kattintson Beállítások.
3. Válassza ki Tábornok és akkor Kategóriák.
4. Kattintson a Szemét gombot a kategória mellett a törléshez.

A fenti módszerekkel egyszerűen törölheti a kategóriákat a számítógépén, valamint az MS Outlook webes kliens alkalmazásában.

Olvasson többet erről a témáról

• Az Outlook-naptár nem engedélyezi a szerkesztéseket: 3 módszer a javításra
• 2 módszer az e-mailek előhívására és újraküldésére az Outlook alkalmazásban
• Ünnepnapok hozzáadása Outlook-naptárához
• E-mailek nyomtatása az Outlook Web & Desktop alkalmazásból

4. Használja az Outlook kategóriáit

4.1 Rendeljen Outlook kategóriákat az e-mailekhez

1. Menj a itthon az Outlook alkalmazás menüjében.
2. Kattintson a jobb gombbal az e-mailre, kattintson a gombra Kategorizálás és válasszon egy kategóriát a legördülő menüből.
3. A hozzárendelés után megtekintheti a kategória színét, valamint a kategória nevét a Kategóriák a beérkező levelek oszlopában.

A fenti módszert követve egyszerűen hozzárendelhet Outlook-kategóriákat egy vagy több üzenethez. Ez segít a kategóriához kapcsolódó üzenetekre összpontosítani. Például a Munka kategóriában fókuszálhat és kezelheti a munkával kapcsolatos üzeneteket.

4.2 Kategória hozzáadása a naptári eseményhez

1. Indítsa el az Outlook alkalmazást a számítógépén.
2. Kattintson a jobb gombbal a naptári eseményre, és válassza ki Kategorizálás a legördülő listából, és válasszon egy kategóriát. Ha nem látja a kívánt kategóriát, kattintson a gombra Minden kategória.
3. A kategória kiválasztása után látni fogja a kategória nevét és a naptári eseményhez alkalmazott színt.

A kategóriákat a névjegyekre, találkozókra és egyéb eseményekre alkalmazhatja az Outlook asztali alkalmazásban vagy a webalkalmazásban.

Hogyan lehet kategóriák szerint rendezni és szűrni az üzeneteket?

1. Miután kategóriát rendelt e-mailjeihez, egyszerűen rendezheti az üzeneteket a gomb megnyomásával Kategóriák oszlopot az Outlook üzenetek felett megjelenő vízszintes sávban.
2. Alatt Kategóriák szakaszban kibonthat vagy bezárhat egy bizonyos kategóriát a kis háromszög gombra a Kategória fejlécben.

A fenti lépések segítenek az Outlook beérkező levelek kategorikus rendezésében és szűrésében. Az alábbiakban felsorolunk néhány fontos előnyt az Outlook kategória funkciójából.

• A kategóriák segítségével gyorsan megtalálhat egy adott témához kapcsolódó üzenetet
• Könnyen megkereshet egy adott üzenetet, ha megnézi a kategória színét, ha hozzá van rendelve egy kategória
• Az Outlook beérkezett üzenetek mappáját rendszerezheti, ha kategóriát rendel üzeneteihez, naptári eseményeihez vagy akár névjegyeihez
• A kategóriák előnyösebbek a felhasználók számára, mint a mappák, mivel több kategóriát is hozzárendelhet egy üzenethez
• A hozzárendelés után könnyen kategorizálható
• Nincs korlátozva az Outlookban használható kategóriák száma

Ez áll tőlünk ebben az útmutatóban. Megtekintheti útmutatónkat, amely részletesen elmagyarázza, hogyan hajthat végre a keressen egy üres kategóriát az Outlookban.

Van egy külön útmutatónk is, hogyan kell ellenőrizze, hogy az Outlook levelei melyik mappában vannak. Tekintse meg útmutatónkat is, amely segít a probléma megoldásában Az Outlook nem helyezi át az e-maileket a mappába probléma.

Nyugodtan ossza meg velünk az alábbi megjegyzésekben, ha a fenti útmutató segített az Outlook-kategóriák létrehozásával és használatával kapcsolatos kérdésében.