6 legjobb dokumentumkezelő szoftver PC-hez [2021 Guide]

eFileCabinet

eFileCabinet vitathatatlanul a mai dokumentumkezelő szoftver. Úgy van kialakítva, hogy megkönnyítse az irodai fájlok tárolását, visszakeresését és megosztását. A szoftver funkciója azonban túlmutat a dokumentumkezelésen, mivel számviteli és HR-menedzsment eszközökkel is fel van szerelve.

Az eFileCabinet két támogatási változatot tartalmaz: az asztali (Windows 10 kompatibilis) és a kifejezetten a mobil verziót mobil eszközök.

Ez a dokumentumkezelő szoftver a „felhő-nézet” néven ismert funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy biztonsági másolatot készítsenek fájljaikról a felhőben, közvetlenül a szoftver platformján keresztül. Ezzel a felhasználók könnyen megtekinthetik és kinyerhetik a fájlokat bármilyen eszközön keresztül, feltéve, hogy az ilyen eszköz csatlakozik az internethez.

Az eFileCabinet minden szükséges ipari követelménynek eleget tesz, beleértve a SEC, HIPAA, FINRA és egyéb szabványos követelményeket.

Ezenkívül a szoftver tökéletesen működik a SecureDrawer, egy egyedülálló megosztási funkcióval, amely végpontok közötti fájlmegosztási platformként szolgál Ön és ügyfelei között. Zökkenőmentesen integrálható különféle harmadik féltől származó szoftverekkel, mint például az MS Outlook, a biztonságos eSignature, a szkennerek, a nyomtatók és egyebek.

Lastl,. Az eFileCabinet dokumentumkezelő szoftver online és helyszíni szolgáltatásokat egyaránt kínál. A szoftver kéthetes ingyenes próbaverziót kínál az új felhasználók számára, amely után fizetős előfizetésre előfizethetnek 15 dolláros kikiáltási áron.

Letöltés eFileCabinet

OpenKM

OpenKM kétségtelenül az egyik legnépszerűbb dokumentumkezelő szoftver a piacon. Ez egy rendkívül sokoldalú vállalati szintű felügyeleti szoftver, amely irodai feladatok végrehajtására épül, a dokumentumkezeléstől a munkafolyamat-automatizáláson át az adminisztratív funkciókig.

Az eszközt kifejezetten Windows számítógépekhez tervezték. Hozzáférhet azonban számos más asztali operációs rendszer, például a Linux segítségével is.

Alapvetően a dokumentumkezelő szoftver dinamikus modulkészletet tartalmaz, amelyek a szoftver teljes kezelési műveletét futtatják. Néhány ilyen modul a következőket tartalmazza: elektronikus számlázás, e-aláírás, titkosítás (fájlok titkosításához és visszafejtéséhez), Vonalkód, Mail Archiver és még sok más.

Ezenkívül a szoftver rugalmas kialakítása lehetővé teszi a zökkenőmentes integrációt a releváns irodai eszközökkel, mint például az AutoCAD, WordPress, A Google Drive, a Microsoft Office és még sok más. Dugaszolható hitelesítési rendszerrel is rendelkezik, amely külső adatbázisokhoz vagy szerverekhez, például SQL-hez, Oracle-hez, MySQL-hez és néhány máshoz csatlakoztatható.

A fentiek fényében a felhasználók számára lehetővé válik a teljes munkafolyamat egyszerűsítése a hatékonyság növelése érdekében. Ezért ezt a dokumentumkezelő szoftvert sokan inkább projektmenedzsment szoftvernek tekintik, mint egy közönséges dokumentumkezelőt.

Az OpenKM két alapvető tervet kínál az új felhasználók számára: OpenKM közösség és OpenKM Professional. Az előbbi ingyenesen elérhető (korlátozott szolgáltatásokkal), míg az utóbbi erőteljesebb funkciókkal fizetett terv, és árajánlat (egyedi árképzés) kínálja.

Ha további információt szeretne a szoftver rendszeréről és a letöltési követelményekről, jelentkezzen be az OpenKM letöltési webhelyére.

Letöltés OpenKM

Templafy

Templafy vitathatatlanul az egyik legjobb dokumentumkezelő szoftver a piacon. Ez egy sokoldalú segédprogram, amelyet az irodai dokumentumok hatékony tárolására, visszakeresésére és megosztására terveztek. Ez egy felhőalapú platform, amely a számítógépes rendszerek és a mobil eszközök minden formáját támogatja.

A kényelem érdekében léteznek asztali (Windows beleértve) és okostelefonok (mobilalkalmazások) számára kijelölt verziók is.

• OLVASSA EL: 6 fantasztikus szoftver szerkeszthető PDF-űrlapok létrehozásához

Alapvetően a Templafy megkönnyíti a fájlok tárolását és a csapat együttműködését azáltal, hogy kiküszöböli a hagyományos, szétválasztott, különböző platformokon történő munka folyamatát.

A dokumentumkezelő szoftver egyszerűsíti az összes alapvető munkahelyi eszközt, különösen az olyan dokumentum-előállító eszközöket, mint az MS Office, egyetlen platformon, ezáltal egységes munkafolyamatot biztosítva.

Ezenkívül a Templafy egy meglehetősen navigálható kezelőfelülettel rendelkezik, ami ideálissá teszi alacsony technológiájú munkában környezetben, mivel minden csapattag képes visszajelzést adni, fájlokat megosztani és dokumentumokat létrehozni elképzelhetetlen könnyedség.

Mindezeket egyetlen hírcsatornán keresztül továbbítják, és az admin (munkáltató) ellenőrzi, hogy minden követelményt és minőségi előírást teljesítsenek.

Végül, mint a legtöbb tartós közüzemi eszköz, a Templafy sem olcsó. Valójában kényelmesen az egyik legdrágább dokumentumkezelő szoftver a piacon. Havi 355 dolláros fix előfizetési áron kapható. Van azonban egy ingyenes próbaidőszak a teljes előfizetés előtt. További információkért látogasson el hivatalos weboldalukra.

Letöltés Templafy

SutiDMS

SutiDMS, a SutiSoft terméke, az egyik legátfogóbb dokumentumkezelő szoftver a piacon. Számos eszközzel van ellátva a dokumentumok kezeléséhez és rendszerezéséhez, fájlok megosztása, nyilvántartás vezetése és a csapat együttműködésének javítása.

Ez egy online, webalapú szoftver, amelyet az asztali és a mobil eszközök egyaránt támogatnak.

Ezenkívül a SutiDMS tartalmaz egy többfunkciós eszközkészletet, amelyek tartalmazzák a módosítható irányítópultot, dokumentumtárat, OCR dokumentum rögzítést, többféle integráció (MS Outlook, Gmail és Yahoo Mail alkalmazással), fájlösszevonás, dokumentumarchiválás és megőrzés, e-aláírás és fórumok mások.

A szoftver alapvetően a végső tárhelyként szolgál, ahol minden dokumentumot megőrizhet, webalapú funkcionalitása pedig biztosítja, hogy bármikor hozzáférhessen és visszakereshesse a dokumentumokat.

Ennek ellenére ez a dokumentumkezelő szoftver vállalati árképzést kínál, amely árajánlat alapján érhető el.

Két alacsonyabb terv van: a Prémium terv és a Szakmai terv. A Professional tervet legfeljebb 10 felhasználó számára tervezték, és felhasználónként (havonta) 18 USD áron érhető el. A Premium-csomag viszont egy közepes méretű, kevesebb mint 500 alkalmazottal rendelkező szervezet számára készült, és felhasználónként (havonta) 20 dolláros áron érhető el.

Letöltés SutiDMS

FileHold

FileHold egy teljesen integrált dokumentumkezelési megoldás, amely különféle funkciókat tartalmaz, hogy a felhasználók számára központosított tárhelyet és egyszerűsített munkafolyamatot biztosítsanak. A szoftver egyike azon kevés dokumentumkezelő szoftvereknek, amelyeket kifejezetten a Windows 10 PC-hez és a Windows egyéb verzióihoz (7/8 / 8.1) jelöltek ki. Ennek ellenére a böngészőkön keresztül is elérhető Linux és Mac számítógépeken.

A szoftver szolgáltatásai a „normál”, „opcionális”, „egyedi” és „dokumentum szkennelés és képalkotás” kategóriákba vannak besorolva. Ezen funkciók egy része magában foglalja a metaadatok rögzítését (dokumentumcímkézés), naptárat, elektronikus űrlapokat, e-aláírást, OCR-t (szerveroldali), automatikus kitöltést, SmartSoft-rögzítést és még sok mást.

Emellett a FileHold képes integrálni egy harmadik féltől származó szoftvereket, mint például az MS Office, az MS Active Directory, az MS SharePoint és még sok más. Mindezek megkönnyítik a fájlok tárolását, visszakeresését és megosztását, valamint a munkafolyamat koordinálását.

Végül a FileHold két alapvető árazási tervet kínál; FileHold Express és FileHold Enterprise. Az Express tervet 20-nál kevesebb alkalmazottat foglalkoztató kisvállalkozásoknak tervezték, míg az Enterprise-terv 20-nél több taggal rendelkező nagyobb szervezetek vagy csapatok számára ideális.

Mindkét terv előfizetési díja azonban csak árajánlat alapján érhető el. E-mailt küldhet a FileHold értékesítési csapatának, hogy árajánlatot kaphasson vállalkozásáról.

Letöltés FileHold

M-Files

M-Files a napjainkban elérhető egyik legjobb dokumentumkezelő szoftver. A legjelentősebb a „duplikációs elemzés” funkciója miatt, amelynek célja, hogy megvédje a felhasználókat a dokumentum sokszorosításától. Ez egy felhőalapú DMS; ezért mind asztali számítógépeken, mind mobil platformokon támogatott.

Vannak kijelölt asztali verziók (Windows 10 / 8.1 / 8/7 esetén), valamint mobilalkalmazások a kiválasztott mobileszközökhöz.

Ezenkívül ez a Windows 10 dokumentumkezelő szoftver szervezett tárhelyet is tartalmaz, ahol a dokumentumokat megfelelően rendezik és mentik. Ez alapján elemzi a dokumentumkereséseket összefüggő fájlnevek egyéb kapcsolódó mutatókkal, például dátumokkal és projektekkel. Mint ilyen, a szoftver képes egyszerűen kiküszöbölni az ismétlődéseket.

Ezenkívül egységes platformja megkönnyíti a munkahelyi hatékonyságot azáltal, hogy javítja a feladatok kiosztását (a munkáltatótól az alkalmazottakig), valamint a feladatok végrehajtását és teljesítését (a munkavállalóktól a munkáltatókig). A végeredmény a jobb termelékenység.

Ezenkívül az M-Files rugalmas DMS, amely könnyen integrálható olyan eszközökkel, mint az MS Office, és számos olyan CRM eszközzel, mint a Salesforce. Ez gyakorlatilag minden típusú vállalkozás számára ideális. Három alapvető telepítési lehetőség is rendelkezésre áll, beleértve a helyszíni, a felhőalapú és a hibrid (kombinált) lehetőségeket.

Az M-Files egy hónapos ingyenes próbaverziót kínál az új felhasználók számára, amely után könnyedén frissíthetik a vállalati tervet, amelyet árajánlat kínál.

Letöltés M-Files

Következtetés

Napjainkban a világon egyre több a papírdokumentum, sok szervezet, iskola és más szervezet használja kormányzati intézmények előnyben részesítik a papírmentes tárolás kényelmét a papírdossziék nehézkességével szemben, és mappák.

Ezért folyamatos a kereslet a szabványos és tartós dokumentumkezelő szoftverek iránt. Ezt a keresletet illetően összeállítottuk a piac legjobb dokumentumkezelő szoftvereit, hogy megkönnyítsük a döntéshozatalát, hogy melyik DMS-t alkalmazza az Ön vállalkozása számára.