Usporedite i kombinirajte dokumente u programu Microsoft Word

Usporedi i kombiniraj dvije su vrlo korisne značajke programa Microsoft Word ali većina nas rijetko koristi zbog nesvjesnosti o tim značajkama. Te nam značajke omogućuju usporedbu dva dokumenta i pronalazak razlike između njih. Pa prvo pogledajmo neke situacije u našim svakodnevnim radovima u kojima pronalazimo njihovu upotrebu.
U nekim slučajevima možemo imati različite verzije istog dokumenta. Možda ćemo trebati usporediti ove različite verzije kako bismo vidjeli promjene između njih. Ili ćemo ih možda trebati kombinirati kako bismo stvorili konačnu kopiju dokumenta. Korištenjem značajke usporedbe možemo ispitati promjene napravljene u svakom retku, čak i promjenu praznog prostora. Također još jedna primjena ovih značajki dolazi u našoj pripremi životopisa. Obično možemo imati više primjeraka nastaviti pripremljeni za razne svrhe ili vremenom modificirani. Ako ponekad želite usporediti ili kombinirati bilo koje dvije kopije kako biste stvorili ažurirani životopis, značajka usporedbe i kombiniranja može biti od velike koristi.

Na prvi pogled može se činiti da su ove dvije značajke iste. Ali oni imaju različite funkcionalnosti. Značajka kombiniranja zapravo nam omogućuje da otkrijemo tko je u dokumentu izvršio neke promjene, uz samo obilježavanje promjena. Ali značajka usporedbe samo uspoređuje razlike u sadržaju između dva dokumenta.

Sada da vidimo kako možemo koristiti ove značajke.

Usporedba dokumenata u Wordu

1. Otvorite Word i možete pronaći Usporedite opcija ispod kartice pregled. Kliknite na Usporedite.

2. Sad iz izbornika odaberite Usporedite mogućnost usporedbe bilo koja dva dokumenta.

3. Sada će se pojaviti dijaloški okvir za usporedbu dokumenata. Moramo odabrati dva dokumenta koja treba usporediti. Odaberite izvorni dokument i revidirani dokument. U postavkama usporedbe imamo različite opcije koje se mogu provjeriti prema našim željama. Promjene se mogu usporediti na razini riječi ili znaka. Bolje je odabrati opciju prikazivanja promjena u novom dokumentu kako biste izbjegli nered s izvornim dokumentima.

4. Klikom na U redu dobit ćemo novi dokument koji će imati označene razlike. Na bočnoj traci možemo vidjeti broj umetanja, brisanja, premještanja i promjene oblikovanja. Svaka promjena bit će dobro označena i objašnjena. U novom se dokumentu briše tekst precrtavanja, dodaje crveno podvučeni tekst i premješta zeleni tekst.

5. Prema zadanim postavkama izvorna kopija dokumenta bit će odabrana i prikazana na desnoj ploči. Izvorni dokument možemo pomaknuti prema dolje na desnoj ploči, a novi dokument s označenim promjenama pomicat će se u skladu s tim. Ali imamo još jednu mogućnost da sakrijemo izvorni dokument. Ovu opciju možemo odabrati na kartici pregled. Idite na opciju Usporedba na kartici pregled -> Prikaži izvorne dokumente-> odaberite opciju Sakrij izvorni dokument.

6. Sada na kartici Praćenje odaberite opciju Baloni i kliknite Prikaži revizije u balonima.

Sada na desnoj ploči možemo vidjeti revizije u dokumentu detaljno označene u obrascu obavijesti o balonu. To omogućuje lakši pregled promjena u dokumentima.

7.Ako želite dobiti konačnu kopiju dokumenta iz izvorne i revidirane kopije, to možete jednostavno učiniti uređivanjem novog dokumenta sa svim označenim promjenama. U bilo kojoj promjeni, samo desnom tipkom miša kliknite liniju i odaberite hoćete li prihvatiti ili odbiti promjenu. Tako možemo dodati promjene koje želimo i odbaciti promjene koje nisu potrebne za stvaranje konačne kopije dokumenta.

Kombiniranje dokumenata u Wordu

Značajka kombiniranja djeluje slično usporedbi. Već smo vidjeli razliku u njihovim funkcijama. Kombinacija se može koristiti za spajanje dviju verzija dokumenta kako bi se stvorila konačna kopija dokumenta. Kada kombiniramo za generiranje novog dokumenta, sve promjene u revidiranom dokumentu postaju praćene promjene koje su identificirali autori koji su izvršili promjene.

Sada da vidimo kako koristiti funkciju kombiniranja:

1. Na kartici pregled odaberite opciju Usporedba i kliknite Kombiniraj.

2. U dijaloškom okviru Kombiniraj odaberite izvornik i revidiranu kopiju dokumenata koji se kombiniraju. Prilagodite postavke prema svojim željama i kliknite U redu.

Nakon toga dobit ćete isti izgled kao i prije u opciji usporedbe. Možete pregledati promjene, kliknuti ih desnom tipkom i odabrati hoćete li prihvatiti ili odbiti promjenu. Tako se revidirani novi dokument može generirati.

Nadam se da ste dobili jasnu ideju o usporedbi i kombiniranju funkcionalnosti. Iskoristite ove korisne značajke da biste olakšali svoje radove i uštedjeli vrijeme.