Kako poslati e-poštu kanalu u Microsoft Teams na Windows 11 ili 10

Microsoft Teams jedna je takva aplikacija koja je revolucionirala koncept online komunikacije između timova. Iako je koncept više rasprostranjen u profesionalnom svijetu, nakon pandemije, stekao je popularnost i u osobnoj komunikaciji. Međutim, aplikacija Teams pokazala se korisnijom za tvrtke, posebno tijekom scenarija pandemije Covid-19, gdje su ljudi bili prisiljeni raditi od kuće.

Aplikacija je stekla popularnost u odnosu na konkurente zbog nekih svojih korisnih značajki koje pomažu profesionalcima da povećaju svoju produktivnost i komunikaciju kroz glatku online suradnju. Iako se može pohvaliti nizom važnih značajki koje pomažu timovima da se povežu, komuniciraju, šalju i dijele dokumente i otuda jednostavno, također dolazi sa skrivenom značajkom kao što je opcija slanja kanala e-poštom u Microsoft Teams na vašem Windows 11/10 PC. E-poruka se može poslati na cijeli kanal izravno u Teams chat odjednom, a e-pošta može sadržavati datoteke, mape i druge privitke. To olakšava zaposlenicima da se na jednom mjestu povežu s cijelim odjelom te s timovima i razgovaraju o projektima u grupi.

Ovaj će post pokriti pojedinosti o tome kako poslati e-poštu kanalu u Microsoft Teams na vašem Windows 11/10 PC računalu i kako je to korisno za vašu organizaciju.

Sve što trebate znati o Microsoftovim timovima

Kao što je gore spomenuto, Microsoft Teams je komunikacijska platforma koja zaposlenicima organizacije omogućuje suradnju na jednom mjestu, online. Od videokonferencija ili webinara do sastanaka, poziva, razgovora ili dijeljenja datoteka, podržava nesmetan i prirodan rad svih timova. Ne pomaže vam samo da se povežete s kolegama unutar organizacije, već i s klijentima izvan nje.

Najbolji dio aplikacije Teams je to što pomaže organizacijama da upravljaju svim svojim važnim aspektima na jednoj platformi koja omogućuje zajedničko okruženje za sve. Štoviše, s rastućom kulturom rada na daljinu, aplikacija Teams pomaže zaposlenicima da rade s bilo kojeg mjesta diljem svijeta i s bilo kojeg uređaja. Iako mogu održavati video konferencije za suradnju na projektu, također dobivaju mogućnost da razgovaraju, uređuju dokumente, pa čak i jednostavno dijele datoteke.

Stoga, aplikacija Microsoft Teams ne samo da pojednostavljuje online timski sastanak za tvrtke i poboljšava značajke sastanka, već također poboljšava produktivnost i mobilnost poslovanja svojom značajkom glatke integracije s drugim Microsoftom ili trećim stranama aplikacije. Osim toga, aplikacija nudi potpunu sigurnost vaših razgovora i datoteka, stabilna je i pouzdana tijekom poziva i savršeno funkcionira čak i za one koji rade na prvoj liniji.

Rekavši to, dolazi s nekim iznimno korisnim značajkama, a jedna od njih je mogućnost slanja e-pošte izravno cijelom timu odjednom. Pogledajmo neke od njegovih posebnih značajki e-pošte.

Što je ekskluzivno u vezi sa značajkom e-pošte u Microsoftovim timovima

Kao što je ranije spomenuto, aplikacija Teams ne samo da vam pomaže u dijeljenju važnih dokumenata i rasprava između njih grupama ili pojedincima, također vam omogućuje slanje e-pošte s datotekama i drugim privitcima tijekom timova razgovor. Iako je online timska komunikacija daleko napredovala s drugim naprednim značajkama, e-pošta je i dalje važna kao i ranije. Stoga se Microsoft pobrinuo da zadrže mogućnost slanja e-pošte za timove dok uz to mogu koristiti i druge značajke.

Zapravo, Microsoft je u procesu olakšavanja premještanja razgovora iz e-pošte u Teams.

Za to je tehnološki div predstavio novu značajku koja korisnicima Windowsa omogućuje slanje e-pošte cijelom timskom kanalu odjednom. Osim toga, podržava i podizanje zastavica, formatiranje tekstova i dodavanje privitaka koje tvrtka zahtijeva za funkcioniranje.

Međutim, prije nego što možete poslati e-poruku kanalu u timovima, morate imati omogućenu ovu značajku u aplikaciji. Pogledajmo kako:

Kako uključiti integraciju e-pošte u Microsoft timovima

Omogućavanje ove značajke pomoći će vam da šaljete e-poštu pomoću adrese e-pošte na određeni kanal u aplikaciji Teams. Najbolje od svega, ovu značajku možete koristiti za slanje e-pošte na bilo koji kanal određenog tima koji ga posjeduje. Evo kako omogućiti značajku integracije e-pošte u aplikaciji Teams:

*Bilješka - Ovo za korisnike koji imaju pristup Centar za administraciju Microsoft Teams.

Korak 1: Pokrenite Centar za administraciju Microsoft Teams.

Korak 2: Idite na kvadratne točke (Jelovnik) na gornjoj lijevoj strani okna.

3. korak: Sada s popisa odaberite Postavke za cijelu organizaciju.

4. korak: Zatim idite na desnu stranu prozora, pomaknite se prema dolje i ispod Integracija e-pošte odjeljak, omogućite opciju – Omogućite korisnicima slanje e-pošte na adresu e-pošte kanala.

Nakon što završite, sada možete slati e-poruke kanalima u aplikaciji Teams.

Kako slati e-poruke kanala u Microsoftovim timovima

Sada kada znate za ovu divnu značajku koja je do sada bila skrivena, slijedite upute u nastavku da biste mogli slati e-poruke na kanale u aplikaciji Teams:

Korak 1: U Timovi aplikaciji, idite na određeni kanal na koji želite poslati e-poštu.

Korak 2: Sada, na lijevoj strani zaslona, ​​ispod Vaši timovi odjeljak, kliknite na tri vodoravne točke (…) pored Općenito i odaberite Dobiti adresu e-pošte.

Sada možete poslati svoju e-poštu na kanal.

*Bilješka - Alternativno, također možete slijediti upute u nastavku za slanje e-pošte na određeni kanal:

Korak 1: Pokrenite svoj Timovi aplikaciju i identificirajte kanal tima na koji želite podijeliti svoju e-poštu.

*Bilješka - Svaki kanal ima svoj vlastiti ID e-pošte, stoga desnom tipkom miša kliknite na željeni kanal i kopirajte adresu e-pošte koju vidite.

Korak 2: Zatim otvorite Microsoft Outlook i sada možete otići na prethodnu poruku koju ste već napisali i spremili u skicu ili jednostavno napisati novu.

Sada idite na “Do” i zalijepite e-poštu koju ste kopirali Korak 1. Kada završite, pritisnite gumb za slanje baš kao što biste učinili za normalnu e-poštu u bilo kojoj drugoj aplikaciji za e-poštu.

*Bilješka -  Privici u e-poruci automatski se učitavaju i spremaju u mapu pod nazivom Poruke e-pošte u Datoteke tab. Ako mapa nije tamo prema zadanim postavkama, Timovi aplikacija ga stvara za spremanje e-poruka i privitaka.

Ove datoteke se mogu otvarati i uređivati ​​izravno u Timovi aplikaciji ili u bilo kojoj drugoj desktop aplikaciji ili SharePoint, itd. Također vam omogućuje dodavanje metapodataka tim datotekama, sinkronizaciju i još mnogo toga. Međutim, kada počnete uređivati ​​te datoteke, one postaju nove kopije stvarnih privitaka i stoga se sve promjene napravljene u tim datotekama ne dodaju izvornim privitcima u e-poruci. Dakle, to će biti potpuno odvojene kopije.

Ovo je način na koji kanal možete poslati e-poštom izravno na svoj Timovi aplikaciju, umjesto ručnog slanja e-pošte svakom članu tima pojedinačno. Na taj način možete smanjiti mogućnost pogrešaka i osigurati da svi iz određenog tima kanala budu uključeni u e-mail i da nitko ne bude izostavljen.

Ono što Outlook ovdje radi je da sprema adrese e-pošte prema zadanim postavkama s onima s kojima ste komunicirali. To je isto kao kada počnete upisivati ​​adresu e-pošte u polje "za" u normalnoj e-pošti i ona počinje automatski ispunjavati prijedloge. To znači da aplikacija automatski pamti sve adrese e-pošte kao sin dok šaljete e-poštu na kanal za buduću udobnost.

Dakle, u budućnosti, kad god želite poslati e-poruku na isti kanal, možete birati između spremljene e-pošte adrese u polju "Za" i automatski se pojavljuje i na taj način Microsoft olakšava život vas.

Kako otvoriti e-poštu na kanalu Microsoft Teams

Nakon što ste poslali e-poruku na određeni kanal tima u aplikaciji Microsoft Teams, osobe koje primaju e-poštu imaju više načina za otvaranje i pregled e-pošte.

• Mogu otvoriti i pročitati e-poštu izravno u aplikaciji Teams. Na ovaj način primatelji ne moraju otvarati zasebnu aplikaciju da bi pregledali e-poštu ili je preuzeli, čime je cjelokupno iskustvo vrlo jednostavno i glatko.
• Primatelji kanala imaju mogućnost preuzeti stvarnu e-poštu i čak je otvoriti u aplikaciji Outlook Mail i pročitati je.
• Alternativno, tim koji primi e-poštu također može kliknuti da otvori i preuzme privitak, a zatim ga pogleda.

To vam ne samo da će vam pomoći da jednostavno pošaljete e-poštu na određeni kanal u aplikaciji Teams, već će i olakšati stvari primateljima na kanalu.

Kako ograničiti objave na kanalu putem e-pošte

Ako ste administrator tima, možete kontrolirati tko može objavljivati ​​u Microsoftovom timu pomoću ove adrese e-pošte (adresa e-pošte kanala). Evo kako ograničiti objave na kanalu putem e-pošte:

Korak 1: Otvori Microsoftovi timovi aplikaciju, a zatim idite na kanal kojim želite kontrolirati.

Korak 2: Zatim, na lijevoj strani okna, kliknite na tri vodoravne točke (…), a zatim kliknite na Napredne postavke.

3. korak: Sada, ispod Dobiti adresu e-pošte odjeljak, odaberite opciju – Svatko može slati e-poruke na ovu adresu.

To će vam pomoći da kontrolirate tko može objavljivati ​​na kanalu koristeći ovu adresu e-pošte.

Odgovaranje na e-poruku kanala

Nakon što se e-poruka primi na kanal u aplikaciji Teams, članovi tima sada mogu razgovarati o istom, povezati se datoteke povezane s e-poštom, označite suradnike ili druge kanale kako biste ih uključili u raspravu, podijelili dokumente, memove, GIF-ove i još mnogo toga više.

Međutim, ako odgovorite na objavu, ona će ostati unutar timova i neće biti poslana kao odgovor na izvornu e-poštu. Dakle, ako pokušate odgovoriti na izvornu e-poruku, timovi će prikazati podsjetnik koji kaže: "ovaj razgovor ni na koji način nije povezan s niti e-pošte povezanom s ovom e-poštom.”