6 najboljih softvera za upravljanje dokumentima za računalo [Vodič za 2021]

eFileCabinet

eFileCabinet je danas vodeći softver za upravljanje dokumentima. Izgrađen je kako bi olakšao pohranu, pronalaženje i dijeljenje uredskih datoteka. Funkcija softvera, međutim, nadilazi upravljanje dokumentima, jer je također opremljena alatima za računovodstvo i upravljanje ljudskim resursima.

eFileCabinet nudi dvije inačice podrške: radnu verziju (kompatibilnu sa sustavom Windows 10) i mobilnu verziju, posebno dizajniranu za Mobilni uredaji.

Ovaj softver za upravljanje dokumentima domaćin je funkcije poznate kao "pogled u oblaku", koja korisnicima omogućuje izradu sigurnosnih kopija datoteka u oblaku, izravno putem softverske platforme. Ovim korisnici mogu lako pregledavati i izdvajati datoteke putem bilo kojeg uređaja, pod uvjetom da je takav uređaj povezan s internetom.

Također, eFileCabinet ispunjava sve potrebne industrijske usklađenosti, uključujući SEC, HIPAA, FINRA i druge standardne zahtjeve.

Nadalje, softver savršeno dobro funkcionira sa SecureDrawer, jedinstvenom funkcijom dijeljenja, koja služi kao platforma za zajedničko korištenje datoteka između vas i vaših klijenata. U mogućnosti je neprimjetno se integrirati s raznim softverom trećih strana, kao što je MS Outlook, sigurni e-potpis, skeneri, pisači i još mnogo toga.

Lastl,. eFileCabinet softver za upravljanje dokumentima nudi mrežne i lokalne usluge. Softver nudi dva tjedna besplatnog probnog razdoblja za nove korisnike, nakon čega se mogu pretplatiti na plaćeni paket po početnoj cijeni od 15 USD.

preuzimanje datoteka eFileCabinet

OpenKM

OpenKM je, bez sumnje, jedan od najpopularnijih softvera za upravljanje dokumentima na tržištu. Riječ je o vrlo svestranom softveru za upravljanje tvrtke, koji je stvoren za izvršavanje uredskih zadataka, od upravljanja dokumentima do automatizacije tijeka posla do administrativnih funkcija.

Alat je posebno dizajniran za Windows računala. Međutim, može mu se pristupiti i putem niza drugih stolnih operativnih sustava poput Linuxa.

U osnovi, softver za upravljanje dokumentima hostira dinamički skup modula koji pokreću cjelokupne operacije upravljanja softverom. Neki od ovih modula uključuju: Elektroničko fakturiranje, e-potpis, kriptografija (za šifriranje i dešifriranje datoteka), Barkod, Mail Archiver i još mnogo toga.

Također, fleksibilni dizajn softvera omogućuje mu neprimjetno integriranje s relevantnim uredskim alatima poput AutoCAD-a, WordPress, Google Drive, Microsoft Office i još mnogo toga. Sadrži i sustav za provjeru autentičnosti koji se može priključiti, a koji se može povezati s vanjskim bazama podataka ili poslužiteljima poput SQL-a, Oracle-a, MySQL-a i nekoliko drugih.

U svjetlu gore navedenog, korisnicima se pruža mogućnost usmjeravanja cijelog tijeka rada kako bi se poboljšala učinkovitost. Stoga ovaj softver za upravljanje dokumentima mnogi više vide kao softver za upravljanje projektima nego kao obični upravitelj dokumenata.

OpenKM novim korisnicima nudi dva osnovna plana: OpenKM zajednica i OpenKM Professional. Prvi je dostupan besplatno (s ograničenim značajkama), dok je drugi, s moćnijim značajkama, plaćeni plan i nudi se prema cijeni (prilagođene cijene).

Da biste dobili više informacija o sustavu softvera i zahtjevima za preuzimanje, prijavite se na web mjesto za preuzimanje OpenKM.

preuzimanje datoteka OpenKM

Predlošci

Predlošci je nedvojbeno jedan od najboljih softvera za upravljanje dokumentima na tržištu danas. To je svestrani uslužni alat koji je dizajniran za učinkovito pohranjivanje, dohvaćanje i dijeljenje uredskih dokumenata. To je platforma zasnovana na oblaku koja podržava sve oblike računalnih sustava i mobilnih uređaja.

Radi praktičnosti postoje i određene verzije za radnu površinu (uključujući sustav Windows) i pametne telefone (mobilne aplikacije).

• PROČITAJTE I: 6 izvrsnih softvera za stvaranje PDF obrazaca koji se mogu uređivati

U osnovi, Templafy olakšava pohranu datoteka i timsku suradnju uklanjanjem uobičajenog, razdvojenog procesa rada na različitim platformama.

Softver za upravljanje dokumentima usmjerava sve bitne alate na radnom mjestu, posebno alate za generiranje dokumenata, poput MS Officea, na jednoj platformi, pružajući tako objedinjeni tijek rada.

Nadalje, Templafy je domaćin prilično plovnog sučelja, što ga čini idealnim u radu s niskom tehnologijom okruženje, jer je svaki član tima u mogućnosti davati povratne informacije, dijeliti datoteke i stvarati dokumente s njima nezamisliva lakoća.

Sve se to kanalizira putem jednog feeda, a nadgleda ga administrator (poslodavac), kako bi se osiguralo da su ispunjeni svi zahtjevi i standardi kvalitete.

I na kraju, kao i većina trajnih uslužnih alata, Templafy nije jeftin. Zapravo je to prikladno jedan od najskupljih programa za upravljanje dokumentima na tržištu. Dostupna je po fiksnoj stopi pretplate od 355 USD mjesečno. Međutim, postoji besplatno probno razdoblje prije potpune pretplate. Posjetite njihovo službeno web mjesto da biste saznali više.

preuzimanje datoteka Predlošci

SutiDMS

SutiDMS, proizvod tvrtke SutiSoft, jedan je od najopsežnijih softvera za upravljanje dokumentima na tržištu. Opremljen je nizom alata za upravljanje i organiziranje dokumenata, dijeljenje datoteka, vođenje evidencije i poboljšanje timske suradnje.

To je mrežni softver zasnovan na webu koji je podržan na svim računalima i mobilnim uređajima.

Osim toga, SutiDMS sadrži niz višenamjenskih alata, koji uključuju prilagodljivu nadzornu ploču, biblioteku dokumenata, OCR snimanje dokumenata, višestruke integracije (s MS Outlook, Gmail i Yahoo Mail), spajanje datoteka, arhiviranje i zadržavanje dokumenata, e-potpis i forumi među drugi.

Softver u osnovi služi kao krajnja pohrana, u kojoj možete čuvati sve svoje dokumente, a njegova internetska funkcionalnost osigurava pristup i pristup dokumentima u bilo kojem trenutku.

Ipak, ovaj softver za upravljanje dokumentima nudi cjenovne cijene poduzeća, koje su dostupne po cijeni.

Postoje dva niža plana: Premium plan i Stručni plan. Profesionalni plan dizajniran je za najviše 10 korisnika i dostupan je po cijeni od 18 USD po korisniku (mjesečno). S druge strane, Premium plan namijenjen je organizaciji srednje veličine s manje od 500 zaposlenih, a dostupan je po cijeni od 20 USD po korisniku (mjesečno).

preuzimanje datoteka SutiDMS

FileHold

FileHold je potpuno integrirano rješenje za upravljanje dokumentima, koje uključuje različite skupove funkcija kojima korisnicima omogućuje centralizirano pohranjivanje i pojednostavljeni radni proces. Softver je jedan od rijetkih softvera za upravljanje dokumentima koji je posebno namijenjen računalu sa sustavom Windows 10 i ostalim verzijama sustava Windows (7/8 / 8.1). Ipak, može mu se pristupiti i putem web preglednika na računalima Linux i Mac.

Značajke softvera kategorizirane su pod "standardno", "neobavezno", "prilagođeno" i "skeniranje i slika dokumenata". Neke od tih značajki uključuju hvatanje metapodataka (označavanje dokumenata), kalendar, elektronički obrasci, e-potpis, OCR (na strani poslužitelja), automatsko popunjavanje, snimanje SmartSoft i još mnogo toga.

Također, FileHold nudi mogućnost integriranja s nizom softvera treće strane poput MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint i još mnogo toga. Sve to olakšava pohranu datoteka, pronalaženje i dijeljenje, kao i koordinaciju tijeka rada.

I na kraju, FileHold nudi dva osnovna cjenovna plana; FileHold Express i FileHold Enterprise. Express plan namijenjen je malim poduzećima s manje od 20 zaposlenih, dok je Enterprise plan idealan za veće organizacije ili timove s više od 20 članova.

Međutim, pretplata na oba plana dostupna je samo prema cijenama. Možete poslati e-poruku prodajnom timu FileHold-a kako biste dobili ponudu za svoju tvrtku.

preuzimanje datoteka FileHold

M-dosjei

M-dosjei jedan je od najboljih softvera za upravljanje dokumentima koji su danas dostupni. Najznačajnija je po funkciji "analize dupliciranja" koja je dizajnirana da zaštiti korisnike od dupliciranja dokumenata. To je DMS zasnovan na oblaku; stoga je podržan na stolnim računalima i mobilnim platformama.

Postoje i određene radne verzije (za Windows 10 / 8.1 / 8/7), kao i mobilne aplikacije za odabrane mobilne uređaje.

Osim toga, ovaj softver za upravljanje dokumentima za Windows 10 nudi organiziranu pohranu u kojoj se dokumenti prikladno organiziraju i spremaju. Analizira pretraživanja dokumenata po korelirajući nazivi datoteka s ostalim povezanim pokazateljima poput datuma i projekata. Kao takav, softver je u stanju lako ukloniti duplikate.

Također, njegova objedinjena platforma olakšava učinkovitost na radnom mjestu poboljšavajući dodjelu zadataka (od poslodavca zaposlenicima) i izvršavanje i isporuku zadataka (od zaposlenika do poslodavca). Krajnji rezultat je poboljšana produktivnost.

Nadalje, M-Files je fleksibilni DMS, koji se lako može integrirati s alatima poput MS Officea i mnoštvom CRM alata poput Salesforcea. To ga čini idealnim za gotovo sve vrste poduzeća. Također, u ponudi su tri osnovne mogućnosti implementacije, uključujući lokalnu, zasnovanu na oblaku i hibridnu (kombiniranu).

M-Files nudi jednomesečno besplatno probno razdoblje za nove korisnike, nakon čega se lako mogu nadograditi na poslovni plan, koji se nudi po cijeni.

preuzimanje datoteka M-dosjei

Zaključak

Danas se sve više primjenjuje papirnati dokumenti širom svijeta, s mnogim organizacijama, školama i vladine institucije preferiraju praktičnost skladištenja bez papira nego glomaznost papirnatih datoteka i mape.

Stoga postoji stalna potražnja za standardnim i trajnim softverom za upravljanje dokumentima. S obzirom na ovu potražnju, sastavili smo neke od najboljih softvera za upravljanje dokumentima na tržištu kako bismo vam olakšali donošenje odluke o tome koji DMS koristiti za vaše poslovanje.