अपनी आउटलुक नियुक्तियों पर पूरा नियंत्रण रखें
- किसी मीटिंग आमंत्रण को स्वीकार/अस्वीकार करने के लिए, आउटलुक विकल्पों में से स्वतः स्वीकार/अस्वीकार विकल्प को सक्षम करें।
- नियम निर्धारित करना या वीबीए स्क्रिप्ट चलाना इसे करने के कुछ अन्य लोकप्रिय तरीके हैं।
- प्रत्येक विधि के विस्तृत चरण जानने के लिए पढ़ते रहें।
यदि आपको अक्सर मीटिंग आमंत्रणों को स्वीकार या अस्वीकार करना पड़ता है, लेकिन मैन्युअल रूप से ऐसा करना पसंद नहीं है, तो आप उन्हें स्वचालित रूप से स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए सेट कर सकते हैं।
इससे आपको टकराव-मुक्त बैठक कार्यक्रम निर्धारित करने और विकर्षणों को कम करने में मदद मिलेगी ताकि आप जो महत्वपूर्ण है उस पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
इस गाइड में, हम आउटलुक पर आने वाले मीटिंग अनुरोधों को स्वत: स्वीकार या अस्वीकार करने के विस्तृत चरणों का पता लगाएंगे ताकि मीटिंग आयोजक को समय पर प्रतिक्रिया भेजी जा सके।
मैं आउटलुक में प्रतिक्रिया भेजे बिना किसी मीटिंग को स्वचालित रूप से कैसे स्वीकार कर सकता हूँ?
- दबाओ खिड़कियाँ कुंजी प्रकार आउटलुक और क्लिक करें खुला.
- आउटलुक मुख्य विंडो पर, पर जाएँ फ़ाइल टैब.
- चुनना विकल्प को खोलने के लिए आउटलुक विकल्प.
- जाओ पंचांग बाएँ फलक से, ढूँढें स्वत: स्वीकार या अस्वीकार, फिर क्लिक करें स्वतः स्वीकार/अस्वीकार बटन।
- पर स्वचालित स्वीकार या अस्वीकार मीटिंग स्वीकार करने के लिए विंडो के आगे एक चेकमार्क लगाएं मीटिंग अनुरोधों को स्वचालित रूप से स्वीकार करें और रद्द की गई मीटिंग हटा दें और क्लिक करें ठीक है।
- अगला, पर आउटलुक विकल्प खिड़की, पंचांग फलक, पता लगाएं कैलेंडर विकल्प और चुनें स्वीकार करना के लिए नई मीटिंग का समय प्रस्तावित करते समय इस प्रतिक्रिया का उपयोग करें विकल्प।
- क्लिक ठीक है और परिवर्तनों को सहेजने के लिए आउटलुक को पुनः लॉन्च करें।
यदि आप आउटलुक 2010 या पुराने संस्करण का उपयोग करते हैं, तो देखें संसाधन निर्धारण के स्थान पर विकल्प स्वचालित स्वीकृति या अस्वीकृति. क्लिक करें संसाधन निर्धारण पाने के लिए बटन स्वचालित स्वीकार या अस्वीकार विंडो, और आउटलुक पर मीटिंग अनुरोध सेटिंग्स बदलें।
मैं आउटलुक में प्रतिक्रिया के साथ स्वचालित रूप से बैठकें कैसे स्वीकार करूं?
1. एक नियम निर्धारित करके
- शुरू करना आउटलुक और पर जाएँ घर टैब.
- क्लिक नियम, फिर चुनें नियम और अलर्ट प्रबंधित करें ड्रॉप-डाउन सूची से.
- क्लिक नए नियम.
- पर नियम जादूगर संवाद बॉक्स, चयन करें मुझे प्राप्त होने वाले संदेशों पर नियम लागू करें और क्लिक करें अगला.
- अगले पृष्ठ पर, चयन करें जो एक मीटिंग आमंत्रण या अपडेट है और क्लिक करें अगला.
- से स्टेप 1 बॉक्स, चयन करें एक विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर दें, फिर पर जाएँ चरण दो बॉक्स और क्लिक करें विशिष्ट टेम्पलेट हाइपरलिंक.
- पर एक उत्तर टेम्पलेट चुनें खिड़की, के लिए यहां देखो, चुनना मानक टेम्पलेट या फ़ाइल सिस्टम में उपयोगकर्ता टेम्पलेट; आपको नीचे दिए गए बॉक्स में मीटिंग प्रतिक्रिया टेम्पलेट दिखाई देगा। यदि कई विकल्प हैं, तो एक चुनें और क्लिक करें खुला.
- क्लिक अगला, तब दबायें अगला.
- अब आप चाहें तो नियम को नाम दें और क्लिक करें खत्म करना.
आप भी चयन कर सकते हैं सभी खातों पर यह नियम बनाएं आउटलुक पर आपके सभी ईमेल पतों पर मीटिंग आमंत्रण को स्वतः स्वीकार करने के लिए।
2. VBA स्क्रिप्ट चलाकर
सबसे पहले, आपको स्क्रिप्ट को VBA में सहेजना होगा; उसके लिए, इन चरणों का पालन करें:
- आउटलुक विंडो पर, दबाएँ Alt + F11 खोलने के लिए आउटलुक के लिए विजुअल बेसिक एप्लीकेशन (वीबीए)।.
- जाओ डालना, फिर चुनें मापांक.
- जब नया मॉड्यूल खुलता है, तो आउटलुक पर मीटिंग आमंत्रणों को स्वतः स्वीकार करने के लिए निम्नलिखित स्क्रिप्ट को कॉपी और पेस्ट करें और दबाएँ Ctrl + एस इसे सहेजने के लिए:
Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. एक बार जब आपके पास VBA में स्क्रिप्ट आ जाए, तो आपको इसे चलाने की आवश्यकता होगी; ऐसा करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- आउटलुक विंडो पर जाएं और पर जाएं डेवलपर्स टैब.
- चुनना मैक्रो, और ड्रॉप-डाउन सूची से, इसे चलाने के लिए आपके द्वारा बनाए गए मैक्रोज़ को चुनें।
आउटलुक पर वीबीए स्क्रिप्ट का उपयोग करने से पहले, अपने डेटा और कॉन्फ़िगरेशन सेटिंग्स का बैकअप बनाएं, और स्क्रिप्ट को पूरे मेलबॉक्स पर चलाने से पहले हमेशा छोटे पैमाने पर परीक्षण करें।
आउटलुक में मीटिंग आमंत्रणों का स्वतः प्रत्युत्तर देने से आपका समय बचता है। यह बैठक आयोजक को आपकी उपस्थिति के बारे में सूचित करने का एक परेशानी मुक्त तरीका है। हालाँकि, हमेशा अपने साथी सहभागियों को जानने के लिए मीटिंग अनुरोध की जाँच करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप बैठक के एजेंडे में प्रतिभागियों के साथ जुड़े हुए हैं।
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मैं आउटलुक में स्वचालित रूप से मीटिंग कैसे अस्वीकार कर सकता हूँ?
1. सभी मीटिंग आमंत्रणों को अस्वीकार करने के लिए आउटलुक विकल्प का उपयोग करें
- आउटलुक लॉन्च करें और पर जाएं फ़ाइल टैब.
- चुनना विकल्प को खोलने के लिए आउटलुक विकल्प.
- जाओ पंचांग, पता लगाएं स्वचालित स्वीकृति या अस्वीकृति & क्लिक करें स्वतः स्वीकार/अस्वीकार बटन।
- चुनना किसी मीटिंग को अस्वीकार करने के लिए मौजूदा अपॉइंटमेंट या मीटिंग के साथ टकराव वाले मीटिंग अनुरोधों को स्वचालित रूप से अस्वीकार कर दें.
- अगला, चयन करें गिरावट के लिए नई मीटिंग का समय प्रस्तावित करते समय इस प्रतिक्रिया का उपयोग करें कैलेंडर विकल्प के अंतर्गत विकल्प चुनें और ठीक पर क्लिक करें।
- परिवर्तनों को सहेजने के लिए आउटलुक को पुनः लॉन्च करें।
2. किसी विशिष्ट ईमेल पते से मीटिंग आमंत्रणों को अस्वीकार करने के लिए एक नियम निर्धारित करें
सबसे पहले, आपको एक प्रतिक्रिया बनानी होगी और मीटिंग को अस्वीकार करने के लिए टेम्पलेट सहेजना होगा; उसके लिए, इन चरणों का पालन करें:
- आउटलुक मुख्य विंडो पर, पर जाएँ पंचांग और चुनें नई बैठक.
- में बैठक विंडो, उस टेक्स्ट को मुख्य भाग में दर्ज करें जिसे आप मीटिंग आमंत्रण को अस्वीकार करने के लिए भेजना चाहते हैं और पर जाएं फ़ाइल टैब.
- अब क्लिक करें के रूप रक्षित करें.
- पर के रूप रक्षित करें खिड़की, के लिए टाइप के रुप में सहेजें, चुनना आउटलुक टेम्पलेट (.oft), और फ़ाइल नाम के लिए, एक नाम इनपुट करें और क्लिक करें बचाना.
अब जब आपके पास एक अनुकूलित टेम्पलेट है तो आइए हम मीटिंग को अस्वीकार करने के लिए एक नियम बनाएं।
- आउटलुक लॉन्च करें और पर जाएं घर टैब.
- क्लिक नियम, उसके बाद चुनो नियम और अलर्ट प्रबंधित करें ड्रॉप-डाउन सूची से.
- पर नियम और चेतावनियाँ विंडो, चयन करें नए नियम.
- पर नियम जादूगर संवाद बॉक्स, चयन करें मुझे प्राप्त होने वाले संदेशों पर नियम लागू करें और क्लिक करें अगला.
- से स्टेप 1 बॉक्स, का चयन करें लोगों या सार्वजनिक समूह से विकल्प, फिर आगे बढ़ें चरण दो, और क्लिक करें लोग या सार्वजनिक समूह हाइपरलिंक.
- यह खुल जाएगा नियम पता खिड़की; उस उपयोगकर्ता नाम का चयन करें जिसके मीटिंग आमंत्रण को आप अस्वीकार करना चाहते हैं, क्लिक करें से, और तब ठीक है.
- अब सेलेक्ट करें जो एक मीटिंग आमंत्रण या अपडेट है और क्लिक करें अगला.
- अगले पृष्ठ पर, चुनें एक विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर दें से विकल्प स्टेप 1 बॉक्स और अंदर चरण दो, क्लिक करें विशिष्ट टेम्पलेट हाइपरलिंक.
- पर एक उत्तर टेम्पलेट चुनें खिड़की, के लिए यहां देखो, चुनना फ़ाइल सिस्टम में उपयोगकर्ता टेम्पलेट; आपको नीचे दिए गए बॉक्स में मीटिंग प्रतिक्रिया टेम्पलेट दिखाई देगा। जो आपने बनाया है उसे चुनें और क्लिक करें खुला.
- क्लिक अगला, तब दबायें अगला.
- अब नियम को नाम दें और क्लिक करें खत्म करना.
चुनना सभी खातों पर यह नियम बनाएं यदि आप अन्य ईमेल पर मीटिंग अनुरोधों का स्वचालित रूप से जवाब देना चाहते हैं हिसाब किताब.
3. एकाधिक मीटिंग आमंत्रणों को अस्वीकार करने के लिए VBA स्क्रिप्ट का उपयोग करें
सबसे पहले, आपको स्क्रिप्ट को VBA में जोड़ना और सहेजना होगा, यहां बताया गया है कि आप यह कैसे कर सकते हैं:
- आउटलुक लॉन्च करें और मुख्य विंडो पर दबाएँ Alt + F11 वीबीए खोलने के लिए.
- जाओ डालना, और क्लिक करें मापांक.
- मॉड्यूल में मीटिंग अनुरोध को हटाने के लिए निम्नलिखित स्क्रिप्ट को कॉपी और पेस्ट करें और दबाएँ Ctrl + एस इसे सहेजने के लिए:
Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. अब जब आपने स्क्रिप्ट सहेज ली है, तो VBA विंडो बंद करें। स्क्रिप्ट चलाने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- आउटलुक विंडो पर, उस मीटिंग आमंत्रण का चयन करें जिसे आप अस्वीकार करना चाहते हैं, फिर दबाएँ Alt + एफ8.
- तुम्हें मिल जाएगा मैक्रो विंडो, का चयन करें अस्वीकार_अनुरोध मॉड्यूल और क्लिक करें दौड़ना.
- अगली विंडो पर, अस्वीकरणों की संख्या दर्ज करें और क्लिक करें ठीक है. यहां, आपके द्वारा चुने गए मीटिंग अनुरोधों की संख्या दर्ज करें।
यदि आप उसी समय स्लॉट पर अनुपलब्ध हैं, तो स्क्रिप्ट स्वचालित रूप से मीटिंग को अस्वीकार कर देगी लेकिन आउटलुक से ईमेल संदेश को नहीं हटाएगी, ताकि आप ऐसा कर सकें मीटिंग आमंत्रण अग्रेषित करें आपकी ओर से इसमें भाग लेने के लिए किसी को।
इसके अलावा, आप मीटिंग लॉजिस्टिक्स के बारे में बार-बार आने वाले ईमेल से भी बच सकते हैं व्यक्ति को मीटिंग में जोड़ने के लिए Bcc का उपयोग करें.
मीटिंग आमंत्रण के लिए प्रतिक्रिया को स्वचालित करने से आपको यह बताकर आपकी शेड्यूलिंग दक्षता बढ़ सकती है कि कौन से समय स्लॉट निःशुल्क हैं, जिससे आपका वर्कफ़्लो सुव्यवस्थित हो जाता है।
नीचे टिप्पणी अनुभाग में हमें बताएं कि मीटिंग अनुरोध पर स्वत: प्रतिक्रिया देने से आपको किस प्रकार मदद मिली है।
