फ़ील्ड चयनकर्ता विकल्प का उपयोग करके एक कॉलम जोड़ें
- यदि डिफ़ॉल्ट प्राथमिकता सेटिंग्स आपके लिए पर्याप्त नहीं हैं, तो आप आउटलुक पर एक कस्टम प्राथमिकता फ़ील्ड जोड़ सकते हैं।
- आपको बस कॉलम हेडर पर राइट-क्लिक करना है, फ़ील्ड चयनकर्ता का चयन करना है, नया क्लिक करना है, एक नाम जोड़ना है, और इसे कार्य सूची में खींचना है।
आउटलुक पर किसी असाइन किए गए कार्य की तात्कालिकता निर्धारित करने के लिए, आप इनबिल्ट प्राथमिकता स्तर (उच्च, सामान्य और निम्न), रंग टैग, नियत तिथि और स्थिति फ़ील्ड का उपयोग कर सकते हैं।
हालाँकि, यदि आप अधिक विवरण जोड़ना चाहते हैं, तो आपको आउटलुक में एक कस्टम प्राथमिकता फ़ील्ड बनाने की आवश्यकता है, जिसके लिए कुछ अतिरिक्त चरणों की आवश्यकता है।
इस व्यापक मार्गदर्शिका में, हम आउटलुक में प्राथमिकताओं को अनुकूलित करने के चरणों के साथ-साथ कस्टम प्राथमिकताएं बनाने और जोड़ने के लिए चरण-दर-चरण निर्देशों की व्याख्या करेंगे।
आउटलुक में प्राथमिकता वाले क्षेत्र क्या हैं?
आउटलुक में, प्राथमिकता फ़ील्ड किसी कार्य, ईमेल या अन्य आइटम को दिए गए महत्व के स्तर को दिखाती है, जो इंगित करती है कि क्या आप कार्य में देरी कर सकते हैं या इसे तुरंत संभाल लेना चाहिए।
किसी कार्य के लिए विषय क्षेत्र में प्रासंगिक जानकारी सहित टैग जोड़ने से आपको कार्य सूची को क्रमबद्ध करने में मदद मिलेगी और पहले उच्च-प्राथमिकता वाली वस्तुओं पर ध्यान देने में मदद मिलेगी।
डिफ़ॉल्ट प्राथमिकता सेटिंग्स में तीन विकल्प होते हैं, उच्च, मध्यम, और कम, जो हमेशा पर्याप्त नहीं होते हैं, खासकर जब आप एक ऐसी टीम में काम कर रहे हों जिसमें सदस्यों की प्राथमिकताओं की अलग-अलग व्याख्या हो सकती है।
साथ ही, प्राथमिकता फ़ील्ड को अनुकूलित करने से आपको आउटलुक कार्य प्रबंधन को अनुकूलित करने में मदद मिल सकती है, जिससे वर्कफ़्लो को वैयक्तिकृत किया जा सकता है।
अधिक वैयक्तिकरण के लिए, आप इसे अनुकूलित कर सकते हैं आउटलुक क्विक एक्सेस टूलबार ताकि आप अपने सामने ही अक्सर उपयोग किए जाने वाले सभी विकल्पों तक पहुंच सकें, जिससे ऐप का उपयोग करना पहले से कहीं अधिक आसान हो जाता है।
मैं आउटलुक में एक कस्टम फ़ील्ड कैसे बनाऊं?
1. एक कस्टम फ़ील्ड बनाएं
- दबाओ खिड़कियाँ कुंजी प्रकार आउटलुक, और क्लिक करें खुला.
- नेविगेशन बार पर जाएं और चुनें कार्य फ़ोल्डर. नई विंडो में, आपको दाएँ फलक में सूचीबद्ध कार्य दिखाई देगा।
- इसके बाद, संदर्भ मेनू प्राप्त करने और चयन करने के लिए कॉलम हेडर बार पर राइट-क्लिक करें फ़ील्ड चयनकर्ता.
- पर फ़ील्ड चयनकर्ता संवाद बॉक्स, क्लिक करें नया.
- पर नया कॉलम विंडो, वह नाम टाइप करें जिसे आप कॉलम में निर्दिष्ट करना चाहते हैं। के लिए प्रकार और प्रारूप, टेक्स्ट डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाता है, लेकिन आप कॉलम नाम या उद्देश्य के अनुसार फ़ील्ड प्रकार बदल सकते हैं। एक बार जब आप सभी विवरण दर्ज कर लें, तो क्लिक करें ठीक है.
- एक बार कॉलम दिखाई देने पर फ़ील्ड चयनकर्ता विंडो, इसे जोड़ने के लिए इसे कॉलम हेडर बार पर खींचें और छोड़ें।
आप कार्य सूची को और सुव्यवस्थित करने के लिए जितने चाहें उतने कॉलम बना सकते हैं, लेकिन यदि आप बहुत अधिक जोड़ते हैं, तो चीजें जटिल हो जाएंगी।
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2. प्राथमिकता को परिभाषित करने के लिए इन-सेल संपादन की अनुमति दें सक्षम करें
टिप्पणी
इनबॉक्स फ़ोल्डर के विपरीत, टास्क फ़ोल्डर में पहले से ही है इन-सेल संपादन की अनुमति दें सुविधा सक्षम; हालाँकि, यदि आप टाइप नहीं कर सकते हैं, तो इसे सक्षम करने के लिए चरणों का पालन करें।
- में कार्य फ़ोल्डर, पर जाएँ देखना टैब, और से वर्तमान दृश्य शीर्षलेख, चयन करें दृश्य सेटिंग्स.
- पर उन्नत दृश्य सेटिंग्स विंडो, का चयन करें अन्य सेटिंग बटन।
- अगला, पता लगाएं कॉलम शीर्षक और पंक्तियाँ, बगल में एक चेकमार्क लगाएं इन-सेल संपादन की अनुमति दें, तब दबायें ठीक है.
- कार्य सूची में, आपके द्वारा जोड़े गए नए कॉलम का पता लगाएं और किसी व्यक्तिगत कार्य के महत्व को परिभाषित करने वाली संख्या या पाठ जोड़ें।
यदि आप किसी प्रेषक से प्राप्त अपने ईमेल को प्राथमिकता देना चाहते हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे सभी आपके इनबॉक्स में पहुंचें, तो आपको पता होना चाहिए कि कैसे करना है आउटलुक में एक ईमेल को श्वेतसूची में डालें.
मैं कस्टम प्राथमिकता फ़ील्ड का उपयोग कैसे कर सकता हूँ?
कस्टम प्राथमिकता फ़ील्ड जोड़ने से आपको अपनी प्राथमिकताओं के अनुसार कार्यों को वैयक्तिकृत करने, उत्पादकता बढ़ाने और स्पष्टता और दक्षता बढ़ाने में मदद मिल सकती है।
यहां कुछ तरीके दिए गए हैं जो यह समझने में मदद कर सकते हैं कि यह कैसे उपयोगी है:
- समय के प्रति संवेदनशील परियोजनाएँ या कार्य - यदि आपकी सूची में उल्लिखित कुछ कार्य अपनी नियत तारीख के करीब आ रहे हैं, तो आप उन्हें उच्च-प्राथमिकता स्तर आवंटित करने के लिए कस्टम प्राथमिकता फ़ील्ड का उपयोग कर सकते हैं।
- प्रसंग-संबंधी प्राथमिकता - विभिन्न कार्य संदर्भों, जैसे उच्च-मूल्य वाले क्लाइंट और समय सीमा के लिए, आप कार्य को तदनुसार निपटाने के लिए एक प्राथमिकता फ़ील्ड जोड़ सकते हैं।
- जोखिम - सौंपे गए कार्य से जुड़े संभावित जोखिमों को प्रदर्शित करने के लिए एक जोखिम प्राथमिकता फ़ील्ड जोड़ें।
- पालन करें - अनुवर्ती प्राथमिकता फ़ील्ड उस कार्य को उजागर कर सकती है जिसके लिए अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता है; आप कार्य को फ़ॉलो-अप-हाई के रूप में लेबल कर सकते हैं।
- टीम सहयोग - संचार और दक्षता बढ़ाने के लिए अपनी टीम के भीतर कार्य के महत्व को सूचित करने के लिए इसका उपयोग करें।
आउटलुक पर कस्टम प्राथमिकता फ़ील्ड के लिए पालन की जाने वाली सर्वोत्तम प्रथाएँ क्या हैं?
बेहतर आउटलुक कार्य प्रबंधन के लिए, आपको पहले किसी प्रोजेक्ट में कार्यों के संदर्भ को समझना होगा, फिर एक उपयुक्त कस्टम प्राथमिकता फ़ील्ड जोड़ना होगा।
इसके अलावा, इस सुविधा का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए, यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं जिन्हें आपको ध्यान में रखना चाहिए:
- प्रासंगिकता - कॉलम का नाम, प्रकार और प्रारूप चुनते समय, आपको कार्यों को ध्यान में रखना चाहिए, क्योंकि एक प्रासंगिक लेबल आपको कार्य के महत्व का शीघ्र आकलन करने में मदद कर सकता है।
- कार्यप्रवाह - प्राथमिकता वाले फ़ील्ड को कस्टमाइज़ करना आपके लिए सार्थक होना चाहिए और आपके वर्कफ़्लो के साथ संरेखित होना चाहिए।
- संख्याओं के आधार पर क्रमबद्ध करना - फ़ील्ड प्रकार के रूप में संख्याओं का उपयोग करने से आपको कार्य प्राथमिकता को आरोही या अवरोही क्रम में उल्लेख करने में मदद मिल सकती है, जो तात्कालिकता स्तर का आकलन करने में मदद करती है।
- कार्य प्राथमिकता की समीक्षा करें - आपको यह जांचने के लिए नियमित रूप से कस्टम प्राथमिकताओं की जांच करनी चाहिए कि क्या यह आपकी वर्तमान आवश्यकताओं के अनुरूप है।
- एक ही दृष्टिकोण का प्रयोग न करें - कार्यों का प्रबंधन करना व्यक्ति और कार्य पर निर्भर है; इसलिए, आपको कस्टम प्राथमिकता वाले फ़ील्ड चुनने होंगे जो आपकी आवश्यकताओं और सौंपे गए कार्य के अनुरूप हों।
- सरल - उनमें से बहुत अधिक न जोड़ें, क्योंकि यह आपको भ्रमित कर सकता है और स्पष्टता प्रदान करने के उद्देश्य को विफल कर सकता है।
मैं आउटलुक कार्यों में कस्टम प्राथमिकता कैसे निर्धारित करूं?
आप टास्कलिस्ट पर कॉलम हेडर बार पर राइट-क्लिक कर सकते हैं, चुनें फ़ील्ड चयनकर्ता, एक नया कॉलम जोड़ें, उसे नाम दें और तदनुसार फ़ील्ड प्रकार परिभाषित करें।
एक बार यह बन जाने के बाद, आप कॉलम को कॉलम हेडर में जोड़ने के लिए उसे टास्क सूची में खींच और छोड़ सकते हैं। इसके बाद, आप तात्कालिकता या अन्य प्राथमिकताओं के अनुसार प्राथमिकता का उल्लेख कर सकते हैं।
तो, इस प्रकार आप कार्यों को संदर्भ, समय की संवेदनशीलता, शामिल जोखिम और बहुत कुछ के अनुसार लेबल करने के लिए आउटलुक में एक कस्टम प्राथमिकता फ़ील्ड बना सकते हैं।
यदि आप पाते हैं आउटलुक अनुक्रमण धीमा है और इसे ठीक करना चाहते हैं, तो हमारा सुझाव है कि आप विंडोज 11 पर आउटलुक में इंडेक्सिंग को तेज करने के लिए इस गाइड को देखें।
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